Die Bedarfsplanung, aus älteren Versionen auch als Absatzplan bekannt, dient als Werkzeug der Planung, um Verkaufsprognosen in Bestell- oder Planungsarbeitsblättern berücksichtigen zu können. Verkaufsprognosen sind als Mengen von Artikeln zu verstehen, für die zukünftig ein Absatz, also Verkaufsaufträge erwartet werden. Diese Mengen stellen einen unabhängigen Bedarf da, da sie noch keinen Bedarf durch vorhandene Verkaufsaufträge auslösen können.
Bedarfspläne stellen also Prognosen zukünftiger geplanter Verkäufe von Mengen einzelner Artikeln dar und können damit auch die Fertigung aktiv beeinflussen. Diese Pläne werden in den meisten Fällen von Unternehmen auf der Grundlage historischer Absätze oder / und einem festen Budget errechnet. Dabei ist es wichtig zu verstehen, dass die Inhalte der Bedarfspläne statische Mengen sind, die dem ERP-System als Bedarfsverursachend übergeben werden. Die Vergabe der Mengen erfolgt also immer manuell vom Anwender selbst. Abhängig von verschiedenen Produkten lassen sich Bedarfspläne (Absatzpläne) für einzelne Perioden erstellen, sodass in einer Planung der Einsatz solcher unterschieden werden kann.
Verkaufsprognosen, also Mengen für Artikel als Teil der Bedarfsplanung werden nur für Verkaufsartikel erstellt. Das bedeutet, dass nur Artikel betrachtet werden, die tatsächlich an einen (End)-Kunden verkauft werden. Die evtl. dahinterliegenden benötigten Komponenten für die Fertigung oder oder andere Bedarfe werden dabei unberücksichtigt gelassen. Diese werden auf Grundlage der Mengen aus der Bedarfsplanung mit Hilfe der Nettobedarfsrechnung vom ERP-System ermittelt. In einer Bedarfsplanung ist es möglich, eine Planungsart zu verwenden. Diese gibt an, ob auch Komponenten in die Prognoseplanung mit einfließen sollen, also ein Absatz für Komponenten erstellt werden soll. Das kann dann hilfreich sein, wenn auch Komponenten mit Hilfe von Verkaufsaufträgen an Kunden verkauft werden sollen oder die benötigten Komponentenmengen für Fertigungen bereits im Vorfeld prognostiziert werden können.
Findet eine Produktionsplanung in den Planungsarbeitsblättern statt und wird in diesem Zuge aus ein Bedarfsplan verwendet, so berücksichtigt das ERP-System sowohl die Mengen aus den Prognosen, als auch die Mengen tatsächlicher Bedarfsverursachern wie z. B. Verkaufsaufträgen. Dabei ist es wichtig zu verstehen, dass beide Mengen sich nicht addieren. Das bedeutet, dass die Mengen der tatsächlichen Verkaufsaufträge im ERP-System und die Prognosemengen nicht zusammen eine neue Bedarfsmenge ergeben, sondern beide Mengen gemeinsam betrachtet werden. Sind die Mengen aus der Absatzplanung größer als jene der Verkaufsaufträge, so werden Fertigungsaufträge bzw. Beschaffungen aus den Prognosen erzeugt. Überwiegen die Mengen tatsächlicher Verkaufsaufträge, so werden nur diese für die Bedarfsdeckung vom ERP-System berücksichtigt.
Die Bedarfsplanung ist unter Abteilungen/Produktion/Planung/Absatzplanungen oder mit Hilfe der bekannten Suchfunktion im ERP-System zu finden. Zudem kann sie ebenfalls direkt aus einer Planungsfilterung heraus aufgerufen und bei Bedarf bearbeitet werden. Mit Hilfe der Schaltfläche Neu lassen sich neue Bedarfspläne anlegen und deren Inhalt mit Hilfe der Schaltfläche Bedarfsplanung bearbeiten anpassen. Innerhalb der Bedarfsplanung werden folgende Felder zur Verfügung gestellt:
- Bedarfsplanungsname gibt den eindeutigen Namen einer Absatzplanung an
- Lagerortfilter gibt einen Lagerort an, für den die Prognosemengen berücksichtigt werden sollen
- Anzeige nach gibt die Periode der Betrachtung vor
- Planungsart gibt an, ob Verkaufsartikel, Komponenten oder beide Arten berücksichtigt werden sollen
