Der Mitarbeiter versteht sich im ERP-System Dynamics 365 Business Central als Datensatz von Beschäftigten im Unternehmen. Die Besonderheit der Mitarbeiter liegt dabei darin, dass für die Verwendung keine aktive Benutzerlizenz benötigt wird. Es ist also möglich, beliebig viele Mitarbeiter im ERP-System zu hinterlegen, auch wenn diese keine aktive Lizenz besitzen.
Der Mitarbeiter ist mit Hilfe der bekannten Suchfunktion mit Hilfe des Schlagwortes Mitarbeiter, oder über das Abteilungsmenü unter Abteilungen/Personalwesen/Mitarbeiter zu erreichen. Ein neuer Mitarbeiter kann direkt aus der Übersicht mit Hilfe der Schaltfläche Neu angelegt werden.
Ein Mitarbeiterdatensatz erlaubt es, die gängigsten Informationen eines Beschäftigten zu hinterlegen. Dabei werden zuzüglich zu den bekannten Adress- und Informationsfeldern und anderen Informationen der verschiedenen Inforegister des Datensatzes folgende Felder besonders hervorgehoben:
- Funktion beschreibt die aktuelle Funktion des Beschäftigten
- Geschlecht gibt das Geschlecht des Beschäftigten an
- Firmen E-Mail gibt die interne E-Mail des Beschäftigten an
- Ressourcen Nr. gibt an, mit Hilfe welcher Ressource der Mitarbeiter im ERP-System abgerechnet bzw. geplant werden kann
- Anstellungsdatum gibt an, wann ein Beschäftigungsverhältnis begonnen hat
- Status gibt an, in welches Status sich ein Beschäftigungsverhältnis aktuell befindet (Aktiv, Inaktiv oder Beendet)
- Arbeitsvertragscode gibt einen hinterlegten Arbeitsvertrag an
- Verk.-/Einkäufercode gibt einen verknüpften Verkäufer- Einkäufercode an. Dieses Feld verhält sich also ähnlich zum Feld Ressourcen Nr.
Vertrauliche Informationen
Einem Mitarbeiter können vertrauliche Informationen zugewiesen werden. Mit Hilfe der Schaltfläche Vertrauliche Informationen in der Menüleiste der Mitarbeiterkarte können beliebig viele Vertraulichkeitscodes für einen Mitarbeiter hinterlegt werden. Dabei kann frei definiert werden, wofür und wie sich ein Vertraulichkeitscode zusammensetzt. Ziel der Hinterlegung des Codes ist es, die Stufen und auch Bemerkungen der internen Vertraulichkeit am Mitarbeiter angeben und später bei Bedarf übersichtlich darstellen zu können.
Bemerkungen von Vertraulichkeiten werden dabei für die selben Vertraulichkeitscodes für jeden Mitarbeiter einzeln vergeben. Das bedeutet, dass die Bemerkung einer Vertraulichkeit nur für genau einen Mitarbeiter gültig ist.
Bei Bedarf ist es zusätzlich möglich, mehr als nur einen Vertraulichkeitscode für einen Mitarbeiter zu hinterlegen. Dies kann z. B. dann sinnvoll sein, wenn der jeweilige Beschäftigte über verschiedene Sicherheitsstufen o.Ä. verfügt.
Sind Vertraulichkeiten bei Mitarbeitern hinterlegt, so können diese mit Hilfe der Vertraulichkeitsmatrix für alle Mitarbeiter differenziert werden. Hierzu kann die Schaltfläche Vertraulich Zuordnung Matrix aus der Mitarbeiterübersicht verwendet werden.
Qualifikationen
Einem Mitarbeiter können beliebig viele Qualifikationen hinterlegt werden. Dabei kann die Art der Qualifikation frei definiert werden. Zusätzlich lassen sich weitere hilfreiche Informationen zur Gültigkeit und Erwerb einer Qualifikation des Beschäftigten angeben.
Die Qualifikationen sind dabei direkt über die Schaltfläche Qualifikationen im Menüband der Mitarbeiterkarte zu erreichen. Wie schon bei den vertraulichen Informationen, können einem Mitarbeiter beliebig viele Qualifikationen mitgegeben- und später mit Hilfe einer Qualifikationsmatrix übersichtlich ausgegeben werden.
Abwesenheiten
Oft kann es hilfreich sein, Abwesenheiten, wie z. B. Urlaube eines Beschäftigten im ERP-System anzugeben, sodass direkt ersichtlich ist, dass dieser in einer bestimmten Periode nicht zur Verfügung steht. Dabei können je Mitarbeiter beliebig viele Abwesenheiten registriert werden.
Um eine neue Abwesenheit anzugeben, wird die Schaltfläche Abwesenheitsregistrierung im Menüband der Mitarbeiterübersicht ausgeführt. Über diese ist es möglich, direkte Abwesenheiten nicht nur für einen- sondern direkt für beliebig viele Mitarbeiter gleichzeitig zu erfassen.
Abwesenheiten können periodisch unter Berücksichtigung eines Grundes, sowie einer Menge und Einheit erfolgen. So ist es z. B. möglich, Abwesenheiten nicht nur in Tagen, sondern auch in Stunden anzugeben. Soll eine zusätzliche Information zur Abwesenheit hinterlegt werden, so ist eine Bemerkung zu verwenden.
Hinterlegte Abwesenheiten können nach Periode oder Grund innerhalb einer Matrix ausgegeben werden, sodass sichtbar ist, welche Mitarbeiter aus welchem Grund in welchem Zeitraum nicht zur Verfügung stehen.
Verwandte
In Notfällen kann es sehr hilfreich sein, wenn nahe Verwandte eines Beschäftigten informiert werden können. Damit diese hilfreichen Informationen im ERP-System hinterlegt werden können, wird die Schaltfläche Verwandte im Menüband des Mitarbeiters verwendet. Zuzüglich direkter Informationen, können auch hier bei Bedarf weitere interne Bemerkungen hinterlegt werden.
Personalausstattung
Mit Hilfe der Schaltfläche Personalausstattung Zuordnung im Menüband des Mitarbeiters können beliebige Ausstattungen wie z. B. Firmenwagen, Mobiltelefon oder Laptop angegeben werden. Dies kann hilfreich sein, um eine aktuelle Übersicht aller vergebener betriebseigenen Gegenstände auf Mitarbeiterebene übersichtlich darstellen zu können.
