Um den Service in Microsoft Dynamics 365 Business Central verwenden zu können, sind Einrichtungen als Voraussetzung zu nennen. Die Form der Einrichtungen ähnelt dabei den bereits aufgezeigten Einrichtungen des ERP-Systems und steuert dabei wichtige Elemente des zu nutzenden Bereiches. Nachfolgend werden einige der wichtigsten Einrichtungen im Bereich des Service aufgezeigt. Dabei werden nicht alle Einrichtungen für jede Abbildung eines bestimmten Prozesses im ERP-System benötigt. Dabei werden z. B. Servicecodes, Qualifikationen oder eindeutige Fehlercodes benötigt. Auch Servicetypen und Serviceartikeleinrichtungen werden benötigt, wenn z. B. Garantiefälle berücksichtigt werden sollen.
Da Service grundsätzlich eine Leistung gegenüber einen Kunden darstellt, z. B. die Reparatur eines defekten Computers, sind im ERP-System Debitoren und eigene Ressourcen vorgesehen, ohne die Service nicht eingesetzt werden kann.
Serviceeinrichtung
Bevor Service verwendet werden kann, ist die Serviceeinrichtung zu beachten. Diese kann entweder über die bekannte Suchfunktion oder über Abteilungen unter: Abteilungen/Service/Einrichtung/Service Einrichtung gefunden und geöffnet werden.
Die Serviceeinrichtung steuert wichtige Elemente, die im eigentlichen Servicemanagementprozess benötigt werden. Diese Elemente umfassen z. B. Warnungen, Berechnungen für einen kommenden Service an einen Endkunden, eine Grundgebühr. Auch die Art der Informationseingabe an den Service durch den Techniker kann durch die Einrichtung beeinflusst werden. So ist es möglich, Pflichtfelder zu definieren, die im Rahmen eines Serviceauftrags zu füllen sind.
Nachfolgend werden die wichtigsten Felder der Serviceeinrichtung übersichtlich aufgeführt:
Inforegister Allgemein
- Warnungen geben an, ab wann und an wen Warnstufen für einen Serviceeinsatz gesendet werden sollen;
- Folgeservice Berech.-Methode gibt an, wie die Anwendung das nächste geplante Servicedatum für Serviceartikel in Serviceverträgen berechnen soll. Geplant: Die Anwendung berechnet das nächste geplante Servicedatum, indem der Wert des Felds „Serviceintervall“ zu dem nächsten geplanten Servicedatum hinzugerechnet wird. Tatsächlich: Das nächste geplante Servicedatum wird neu berechnet, indem das Serviceintervall für den Serviceartikel zu dem Wert im Feld „Buchungsdatum“ des letzten gebuchten Serviceauftrags, der zu diesem Serviceauftrag gehört und den Serviceartikel beinhaltet, hinzugerechnet wird.
- Serviceauftragsgrundgebühr gibt den Code einer Grundgebühr für Service an. Dieser wird in einer eigenen Tabelle, der Servicekosten, definiert.
- Lieferschein b. VK-Rechnung gibt an, ob bei einer geb. Verkaufsrechnung aus einem Serviceauftrag zusätzlich eine geb. Verkaufslieferung erstellt werden soll.
- Ein Serviceartikel pro Auftrag gibt an, dass Service nur für einen Serviceartikel je Serviceauftrag erfolgen kann und darf. Dies eignet sich vor allem für eine klare Struktur der Servicezuordnung. Ist dieses Feld nicht aktiv, können beliebig viele Serviceartikel je Serviceauftrag verwendet werden.
- Zuord. zu Serv.-Artikel notw. gibt an, dass Servicezeilen für Ressourcen und Artikel mit einer Serviceartikelzeile verknüpft sein müssen.
- Ressourcenqualifikationsoption gibt die Qualifikation von Ressourcen an, wenn diese zuvor Serviceartikeln zugewiesen wurden. Die Qualifikation kann entweder angezeigt oder aktiv gewarnt werden.
- Servicegebietsoption legt fest, ob hinterlegte Servicegebiete automatisch erkannt werden sollen. Diese sind zuvor gesondert einzurichten.
- Basiskalendercode gibt einen eigenen Basiskalender für das Planen von Serviceaufträgen an. Dieser ist Pflicht, da ohne Kalender keine Planung erfolgen kann.
- Arbeitszeitnachweis in Auftrag kopieren gibt an, ob genehmigte Arbeitszeitnachweiszeilen in den zugehörigen Serviceauftrag kopiert werden. Werden keine Arbeitszeitnachweise verwendet, kann diese Einrichtung ignoriert werden.
Inforegister Pflichtfelder
Im Inforegister Pflichtfelder werden Felder als Pflicht definiert, die von einem Servicemitarbeiter in der Bearbeitung der Serviceaufträge gefüllt, also berücksichtigt werden müssen. Werden Pflichtfelder in einem Serviceauftrag nicht gefüllt, so lassen sich Inhalte des betreffenden Auftrags nicht weiter verarbeiten.
Inforegister Standards
Hier können Rabatte für Garantiefälle für Teile und Arbeit als Standardvorgabe angegeben werden. Diese Angaben können optional verwendet werden.
Inforegister Verträge
Im Inforegister Verträge werden benötigte Inhalte für eine Vertragsverwaltung angegeben. Werden also z. B. Serviceverträge verwendet, so wird eine Einrichtung an dieser Stelle vorausgesetzt. Nachfolgend werden die wichtigsten Felder übersichtlich aufgeführt:
- Serviceaufträge max. Tage gibt die maximale Anzahl der Tage an, die als Zeitraum beim Ausführen der Stapelverarbeitung „Serviceaufträge für Verträge erst.“ verwendet werden kann.
- Urs.-Code b. Vertr.-Kündigung gibt vor, ob ein Ursachencode angegeben werden muss, wenn ein Vertrag manuell gekündigt wird. Dies kann für eine nachträgliche Auswertung nützlich sein.
- Vertragsänderungen protokoll. gibt an, on Änderungen eines Vertrages im Vertragsänderungsprotokoll festgehalten werden sollen. Dies kann sehr nützlich sein, um Änderungen an vorhandenen Verträgen nachhalten zu können.
- Vertr.-Kopf Rech.-Textcode gibt einen Standardtext für Verträge an. Dieser kann zuvor manuell angelegt werden.
- Vertr.-Wertberechnungsmethode legt die Methode fest, mit der der Vorgabevertragswert der Serviceartikel berechnet werden soll, wenn diese erstellt werden. Keine: die Anwendung berechnet keinen Vorgabewert. Basis VK-Preis: Wert = VK-Preis * Vertragswert %/100. Basis Einstandspreis: Wert = Einstandspreis * Vertragswert %/100.
- Vertragswert % legt den Prozentsatz fest, mit dem der Vorgabevertragswert eines Serviceartikels berechnet werden soll, wenn dieser erstellt wird.
Wie in anderen Einrichtungen auch, so werden auch im Servicebereich verschiedene Nummernserien für Belege benötigt. diese können als Nummernserie im Inforegister Nummerierung angegeben werden.
Qualifikationen
Für Servicetätigkeiten können Qualifikationen definiert werden, welche Servicepersonal zugeordnet werden können. So ist es einfach möglich, das Personal mit entsprechenden Qualifikationen für Servicefälle zu koordinieren bzw. aktiv für Service einzusetzen. Qualifikationen werden in einer eigenen Tabelle mit einem eindeutigen Code und einer zugehörigen Beschreibung hinterlegt.
Problemursachencodes
Service kann auf Grundlage nötiger bzw. fälliger Reparatur oder Wartung oder auch auf Grundlage von Garantiefällen stattfinden. Damit eine eindeutige Bezeichnung des Problems eines Einsatzes angegeben werden kann, können Problemursachen definiert werden. Diese Codes sind ähnlich zu behandeln wie Ursachen- oder Reklamationsgrundcodes und geben für eine Position im Service die Ursache für einen benötigten Einsatz an.
Problemursachencodes werden als eindeutiger Code mit zugehöriger Beschreibung in einer eigenen Tabelle angegeben und können im Serviceprozess ausgewählt werden.
Servicekosten
Wenn Serviceaufträge mit Serviceartikeln verwendet werden sollen, können zusätzliche kosten wie z. B. Reisekosten für definierte Einsatzgebiete oder Grundgebühren anfallen. Dabei ist es möglich, Servicekosten im Rahmen eines Serviceauftrags entweder manuell nach eigenem Ermessen, oder als Standardkosten automatisch zuzufügen. Sollen Servicekosten automatisch einem Serviceauftrag zugeführt werden, so sind diese Kosten als Serviceauftragsgebühr in der bereits aufgeführten Serviceeinrichtung zu hinterlegen.
Servicegebiete
Servicegebiete können bestimmte Regionen angeben, in denen Service geleistet werden kann. Diese Gebiete können später im Serviceauftrag angegeben werden. Zudem ist es möglich, Ressourcen, also Mitarbeiter, einzelnen Gebieten zuzuordnen, um so eine Übersicht der Ressourcen je Gebiet erhalten zu können. Gebiete werden mit Hilfe eines eindeutigen Codes und einer zusätzlichen Beschreibung definiert.
Serviceauftragsarten
Ein Serviceauftrag kann als Art mit Hilfe der Serviceauftragsarten eindeutig unterschieden werden. Dies kann hilfreich sein um z. B. Wartungs- und Reparaturaufträge deutlich voneinander trennen zu können. Serviceauftragsarten können in einem Serviceauftrag angegeben werden und werden mit Hilfe eines eindeutigen Codes und einer zusätzlichen Beschreibung definiert.
Serviceartikelgruppen und Standard Service Codes
Wird ein Serviceauftrag erstellt, so werden Servicezeilen zugefügt. Serviceartikelgruppen bieten die Möglichkeit, Standard Service Codes zu hinterlegen. Zusätzlich ist es möglich, einer Gruppe Lösungsbeschreibungen, sowie qualifizierte Ressourcen zu hinterlegen. So kann z. B. eine Serviceartikelgruppe Service existieren, die dem Standard Service Code Leihgeräte zugewiesen ist. Innerhalb der Serviceartikelgruppe werden nun ein Standard-Rabatt oder eine Standard-Service-Preisliste angegeben werden, die automatisch berücksichtig werden soll, wenn die jeweilige Gruppe für eine Servicezeile aktiv verwendet wird.
Serviceartikelgruppen werden in der Übersicht der Serviceartikelgruppen neu angelegt. Über die Menüaktion Std.-Serviceartikelgr.-Codes können vorhandene Standardservicecodes verknüpft werden.
