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Die Vorauszahlung

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In diesem Beitrag möchte ich aufzeigen, wie die Vorauszahlung in Business Central genutzt werden kann. Dabei ist zu beachten, dass diese Möglichkeit im Einkauf- wie auch im Verkaufsbereich angewendet werden kann.

Mit einer Vorauszahlung ist eine Zahlung gemeint, die vor einer klassischen Fakturierung bzw. Lieferung eines Auftrags im ERP-System zu leisten sind. Es wird also eine Zahlung benötigt, bevor ein Auftrag weiter logistisch bearbeitet werden kann. Diese Option eignet sich z. B. gut, wenn vom Kunden eine Anzahlung auf einen Verkaufsauftrag zu leisten ist, oder dieser zu erst bezahlt werden muss, bevor ein Versandprozess ausgelöst wird. Mit dieser Möglichkeit kann sichergestellt werden, dass frühzeitig alle Zahlungen ausgeglichen sind.

Einrichtung der Vorauszahlung

Damit Vorauszahlungsrechnungen gebucht werden können, müssen in der Finanzbuchhaltung zunächst die erforderlichen Sachkonten sowie die Nummernserien für Vorauszahlungsbelege eingerichtet werden. Zusätzlich lässt sich ein Prozentsatz des zur Zahlung fakturierten Zeilenbetrags für einen Debitor, einen Kreditor, für alle Artikel oder für ausgewählte Artikel definieren. Das kann dann hilfreich sein, wenn z. B. bestimmte Kunden immer im Voraus bezahlen müssen. Die hier angegebenen Prozentsätze werden vom ERP-System automatisch an einen Verkaufsauftrag bzw. einer Einkaufsbestellung übergeben und lassen sich später noch bearbeiten.

Die benötigten Nummernserien lassen sich in der Debitoren und Verkaufseinrichtung (siehe: Die Debitoren & Verkauf Einrichtung) und der Kreditoren und Einkaufseinrichtung (siehe: Die Kreditoren & Einkauf Einrichtung) in folgenden Feldern hinterlegen:

  • Geb. Vorauszahlungs-Rechnungsnr.
  • Geb. Vorauszahlungs-Gutschriftennr.

Hinweis: Für Vorauszahlungsrechnungen und reguläre Rechnungen können dieselben oder unterschiedliche Nummernserien verwendet werden. Unterschiedliche Nummernserien dürfen sich nicht überschneiden, d. h. es darf keine Nummer in beiden Serien gleichzeitig vorhanden sein.

Sollen vorgegebene Prozentsätze im Debitor oder Kreditor eingetragen werden, so kann dieser im Feld Vorauszahlung % eingetragen werden.

Vorauszahlung am Debitor hinterlegen

Ebenso lassen sich am Artikel selbst, über die Funktion Vorauszahlungsprozentsätze, jegliche Vorauszahlungen in % für einen Artikel hinterlegen, die für einen Debitoren bzw. Kreditoren herangezogen werden sollen. Somit ist es möglich, für einzelne Positionen eine Vorauszahlung zu definieren. Diese Lösung eignet sich vor allem dann, wenn nur einzelne Positionen, nicht aber der Gesamte Beleg vorausgezahlt werden soll.

Vorauszahlungsprozentsätze am Artikel

Vorauszahlung im Verkauf

Im folgendem Beispiel wird die Nutzung der Vorauszahlung im Verkaufsbereich von Business Central vereinfacht dargestellt. Grundsätzlich ist das hier aufgezeigte Vorgehen auch für den Einkaufsbereich zu adaptieren.

Um einen Verkaufsauftrag so zu nutzen, dass keine Lagerbewegungen ohne eine Zahlung des Kunden erfolgt, sind folgende Felder im Inforegister Vorauszahlung zu beachten:

  • Vorauszahlung % definiert den %-Wert des Auftrags, der vom Kunden als Vorauszahlung gezahlt werden muss.
  • Vorauszahlung komprimieren  kombiniert Positionen der Vorauszahlung, wenn die genutzten Dimensionen bzw. das Sachkonto gleich ist. (Standard ist hier Ja)
  • Zlg.-Bedingungscode Vorauszahlung kann eine eigene Zahlungsbedingung für die Vorauszahlungsrechnung definieren. Somit ist auch die Nutzung von Skonto möglich.
  • Fälligkeitsdatum für Vorauszahlung definiert anhand der Zahlungsbedingung die Fälligkeit der Vorauszahlung des Kunden.
  • Skonto % Vorauszahlung definiert den gewährten Skonto
  • Skontodatum Vorauszahlung gibt an, bis wann dem Kunden Skonto für eine Vorauszahlungsrechnung gewährt wird.
Vorauszahlung im Auftrag

Wird wie im oben gezeigten Beispiel dem Auftrag 100% Vorauszahlung eingetragen, so wird im nächsten Schritt die Vorauszahlungsrechnung gebucht. Dies ist nötig, damit der Kunde ein Beleg zur Zahlungsaufforderung erhält und in Business Central Debitorenposten erzeugt werden, die mit einer Zahlung des Kunden ausgeglichen werden können. Eine Freigabe des Auftrags ohne einen Zahlungsausgleich ist nicht möglich.

Die Vorauszahlungsrechnung wird im Menüband unter Buchen –> Vorauszahlung –> Vorauszahlungsrechnung buchen erstellt. Eine gebuchte Vorauszahlungsrechnung wird wir eine normale gebuchte Verkaufsrechnung behandelt. Sie ist also mit Hilfe der Übersicht der gebuchten Verkaufsrechnungen oder direkt über den Auftrag über Navigieren –> Vorauszahlung –> Vorauszahlungsrechnungen zu finden. Wurde für einen Verkaufsauftrag eine Vorauszahlungsrechnung erstellt, so befindet sich der Auftrag nicht mehr im Status Offen, sondern in Vorauszahlung ausstehend.

Vorauszahlungsrechnung buchen

Um eine Zahlung für einen Vorauszahlungsauftrag zu buchen kann in diesem Beispiel das Zahlungseingangsbuchblatt verwendet werden. In diesem ist der Kunde einzutragen, der die Zahlung leistet. Mit einem Aufruf von Posten ausgleichen im Menüband des Buchblatts wird anschließend die Übersicht aller noch auszugleichenden Posten des Kunden aufgezeigt. Posten, die nun hier ausgeglichen werden sollen, werden entsprechend mit der Aktion Zahlungsaugsgleichs-ID setzen markiert. Anschließend kann das Buchblatt gebucht und die Posten somit ausgeglichen werden.

Posten Ausgleichen im Buchblatt
Ausgleichs-ID im Zahlungseingangsbuchblatt setzen

Nach einer erfolgreichen Zahlung des Kunden kann der Verkaufsauftrag mit der Aktion Freigeben in den Status Freigegeben überführt und der logistische Prozess für die Positionen begonnen werden.

Bildquellen

  • Business-Central-Die-Vorauszahlung: Bildrechte beim Autor

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