In diesem Beitrag möchte ich aufzeigen, wie zu gelieferten Positionen einer Einkaufsbestellung eine Einkaufsrechnung geschrieben werden kann, wie diese zu buchen ist und welche Posten in Business Central dabei entstehen.
Nach einer Warenlieferung eines Kreditoren erfolgt die Rechnungsstellung. In diesem Fall soll die eingekaufte und gelieferte Ware bezahlt werden. Grundlage hierfür ist eine Einkaufsrechnung, die vom Kreditor verschickt wurde und alle gelieferten Positionen einer Einkaufsbestellung mit zu zahlendem Preis aufführt.
Wird eine Einkaufsrechnung gebucht, so werden die dazugehörigen Posten in Business Central fakturiert und somit der Lagerwert im System erhöht. Durch die Buchung entstehen weiterhin Verbindlichkeiten, die es anhand einer Zahlung im Bereich der Finanzbuchhaltung auszugleichen gilt. Insgesamt gibt es drei einfache Möglichkeiten, eine Einkaufsrechnung in Business Central zu buchen:
- Durch Verwendung des FiBu Buch.-Blatts
- Durch Verwendung einer Einkaufsrechnung als unabhängigen Einkaufsbeleg.
- Direktes Fakturieren aus einer Einkaufsbestellung heraus.
Die Buchung aus einem Buchblatt sollte in der Regel nicht erfolgen, da hierdurch kein Beleg entsteht und die Buchung somit am Prozess vorbei führen kann. Das Buchen direkt aus einer Einkaufsbestellung heraus, beschreibt den einfachsten Weg im Prozess und eignet sich vor allem dort, wo eine Einkaufsrechnung immer 1:1 einer Einkaufsbestellung entspricht. In der Regel wird jedoch eine neue Einkaufsrechnung erstellt, die auf der Grundlage bereits gelieferter Positionen eine Faktura tätigen kann. In diesem Fall ist es möglich, mehr als nur eine Bestellung eines Kreditoren anzusprechen. Das bedeutet, dass in einer vom Kreditor zur Verfügung gestellter Einkaufsrechnung Positionen aus unterschiedlichen Einkaufsbestellungen stehen, und diese in einem Beleg zusammengefasst gebucht werden können. (siehe: Die Einkaufsbestellung)
Buchen aus der Bestellung
Erfolgt das Buchen direkt aus einer Bestellung heraus, so sind folgende Felder zu beachten:
- Menge akt. Rechnung in der Einkaufsbestellzeile. Dieses Feld definierte die Menge, die in Rechnung zu stellen ist.
- Belegdatum im Kopf gibt an, zu welchem Datum die Rechnung gebucht und Posten erzeugt werden sollen.
- Kred.-Rechnungsnr. im Kopf der Einkaufsbestellung zeigt die Referenznummer des Lieferanten für die Rechnung an.
Genau wie die Einkaufslieferung (siehe: Die Einkaufslieferung), wird die Einkaufsrechnung über die Schaltfläche Buchen aus einer Bestellung gebucht. Hierbei ist darauf zu achten, dass anstelle der Lieferung Fakturieren ausgewählt wird. Fakturiert wird anschließend die Menge, die bereits geliefert wurde und dessen Menge im Feld Menge akt. Lieferung steht. Soll geliefert und fakturiert werden, also die Menge auf das Lager gelegt und gleichzeitig die Rechnung erzeugt werden, so kann auch die Option Liefern und fakturieren ausgewählt werden.
Ist eine Bestellung komplett geliefert und fakturiert worden, so wird diese automatisch aus der Übersicht der Einkaufsbestellungen gelöscht. Wurde zuvor die automatische Archivierung von Einkaufsbestellungen aktiviert (Kreditoren und Einkauf-Einrichtung), so wird die Bestellung in das Archiv verschoben, welches unter Einkaufsbestellarchiv aufgerufen werden kann.
Buchen aus einer Einkaufsrechnung
Soll eine Einkaufsbestellung aus einer Einkaufsrechnung heraus gebucht werden, so ist im ersten Schritt ein neuer Beleg zu erstellen. Dieser kann über die Schaltfläche Neu in der Übersicht der Einkaufsrechnungen erstellt werden. Abteilungen/Einkauf/Einkauf/Einkaufsrechnungen. In diesem Beleg muss, nach Auswahl des Kreditoren, ebenfalls die Felder Buchungsdatum und Kred.-Rechnungsnr. im Kopf der Einkaufsrechnung gefüllt werden. Im Gegensatz zur Einkaufsbestellung werden hier aber keine schon vorhandenen Zeilen gebucht, da diese noch aus den bereits gelieferten Positionen geholt werden müssen.
Um bereits gelieferte Positionen eines Kreditoren für eine Einkaufsrechnung auszuwählen kann die Zeilenfunktion Wareneingangszeilen abrufen genutzt werden. Dabei macht es keinen Unterschied, ob die Ware in einer Bestellung direkt oder aber durch einen Wareneingang auf ein Lager gebucht wurden. Nach Auswahl der Funktion öffnet sich ein neues Fenster, in denen die bereits gelieferten und noch nicht fakturierten Positionen aller Bestellungen des in der Einkaufsrechnung eingetragenen Kreditors aufgeführt werden. Hier sind nun jene Positionen zu wählen, die Inhalt der Rechnung sind und somit gebucht werden sollen.
Das Buchen einer Einkaufsrechnung erfolgt anschließend über die Schaltfläche Buchen in der Menüleiste des Belegs. Sieht der Prozess es vor, dann zuvor eine Freigabe der Rechnung erfolgen.
Analyse der Buchung
Genau wie die Buchung einer Lieferung (siehe: Die Einkaufslieferung), erzeugt auch das Buchen einer Rechnung Posten im System. Grundlage der Posten ist die im Business Central erstellte geb. Einkaufsrechnung. Dieser Beleg wird automatisch mit dem Buchen einer Einkaufsrechnung erzeugt. Dabei ist es egal, ob aus einer Bestellung oder einer Einkaufsrechnung gebucht wurde. Die gebuchten Einkaufsrechnungen sind über Abteilungen/Einkauf/Journale/Posten/Geb. Einkaufsrechnung in der Übersicht zu öffnen. Geb. Einkaufsrechnungen lassen sich zwar einsehen, jedoch nicht mehr editieren, da dem Beleg Posten im System zugrunde liegen. Sind hier Fehler geschehen, so ist ein direktes Editieren an dieser Stelle nicht mehr möglich.
Einkaufsrechnungen werden, im Gegensatz zu Einkaufslieferungen, in der Kreditorenbuchhaltung als Kreditorenposten gebucht. Diese können entweder direkt aus einem Kreditor (Navigieren/Historie/Posten), oder aber auch aus einer geb. Einkaufsrechnung aufgerufen werden (Rechnung/Navigieren/Kreditorenposten).
Die Kreditorenposten werden mit Rechnungsnummer, gebuchtem Betrag, Buchungsdatum, externer Belegnummer und Währung angezeigt. Das Feld Ursprungsbetrag dient der Regulierung durch einen Wechselkurs und wird somit nur bei einer Fremdwährung betrachtet. Das Feld Restbetrag zeigt die noch offene Summe der Verbindlichkeit an, die durch eine Zahlung in der Finanzbuchhaltung für den Posten ausgeglichen werden muss. Zahlungen, die nach Ablauf einer Fälligkeit (Fälligkeitsdatum) nicht beglichen wurden, werden vom System besonders hervorgehoben.
Eine geb. Einkaufsrechnung lässt sich nach Erstellung zwar nicht mehr direkt ändern, jedoch kann mit Hilfe der Schaltflächen Abbrechen die Rechnung storniert oder mit Korrigieren eine Gegengutschrift und neue Einkaufsrechnung auf dessen Basis erstellt werden, sodass ein Korrigieren für den Anwender vereinfacht wird.
