In diesem Beitrag möchte ich aufzeigen, wie zu gelieferten Positionen eines Verkaufsauftrags eine Verkaufsrechnung geschrieben werden kann, wie diese zu buchen ist und welche Posten in Business Central dabei entstehen.
Nach einer Warenlieferung für einen Debitoren erfolgt die Rechnungsstellung. In diesem Fall soll die verkaufte und gelieferte Ware bezahlt werden. Grundlage hierfür ist eine Verkaufsrechnung.
Wird eine Verkaufsrechnung gebucht, so werden die dazugehörigen Posten in Business Central fakturiert und somit der Lagerwert im System verringert. Durch die Buchung entstehen weiterhin Forderungen, die es anhand einer Zahlung im Bereich der Finanzbuchhaltung auszugleichen gilt. Insgesamt gibt es drei einfache Möglichkeiten, eine Verkaufsrechnung in Business Central zu buchen:
- Durch Verwendung des FiBu Buch.-Blatts
- Durch Verwendung einer Verkaufsrechnung als unabhängigen Verkaufsbeleg.
- Direktes Fakturieren aus einem Verkaufsauftrag heraus.
Die Rechnungserfassung wird vor allem dann genutzt, wenn unterschiedliche Lieferungen in einer Rechnung als sogenannte Sammelrechnung zusammengefasst werden. Die Buchung aus einem Buchblatt sollte in der Regel nicht erfolgen, da hierdurch kein Beleg entsteht und die Buchung somit am Prozess vorbei führen kann. Das Buchen direkt aus einem Verkaufsbeleg heraus, beschreibt den einfachsten Weg im Prozess und eignet sich vor allem dort, wo eine Verkaufsrechnung immer 1:1 einem Verkaufsauftrag entspricht. (siehe auch: Die Einkaufsrechnung)
Buchen aus einem Verkaufsauftrag
Eine Verkaufsrechnung kann direkt aus einem Verkaufsauftrag erstellt werden, wenn dieser bereits gelieferte Positionen aufweist, die noch nicht fakturiert worden sind. (siehe: Die Verkaufslieferung). Die Buchung berücksichtigt die Mengen in der Spalte zu fakturieren aller Positionen des Verkaufsbelegs. Über die Schaltfläche Buchen kann in der Dialogbox für die Rechnungserstellung die Option fakturieren ausgewählt und anschließend mit OK bestätigt werden.
Erfolgt das Buchen direkt aus einem Verkaufsauftrag heraus, so sind folgende Felder zusätzlich beachten:
- Belegdatum im Kopf gibt an, zu welchem Datum die Rechnung gebucht und Posten erzeugt werden sollen.
- Rech. an. im Kopf des Verkaufsauftrags gibt an, für welchen Debitor eine Verkaufsrechnung zu buchen ist.
Sind alle Positionen eines Verkaufsauftrags abschließend gebucht, also geliefert und fakturiert worden, so wird der Verkaufsbeleg automatisch entfernt. Ist die jeweilige Einrichtung der Archivierung in der Debitoren und Verkaufseinrichtung aktiviert, so wird der gebuchte Verkaufsbeleg automatisch in das Verkaufsauftragsarchiv verschoben.
Buchen aus einer Verkaufsrechnung
Genau wie für den Einkaufsprozess (siehe: Die Einkaufsrechnung) kann auch im Verkaufsbereich von Business Central eine Verkaufsrechnung als einzelner eigenständiger Beleg erfasst werden. Die Verkaufsrechnungsübersicht ist über die Suchfunktion oder über Abteilungen/Verkauf und Marketing/Bestellabwicklung/Verkaufsrechnungen aufzurufen. Aus dieser lässt sich eine neue Verkaufsrechnung über die Schaltfläche Neu im Menüband erstellen. Alternativ kann eine neue Verkaufsrechnung auch direkt aus einem Debitor erstellt werden.
In einer Verkaufsrechnung sind, wie im Verkaufsauftrag auch, alle relevanten Felder im Kopf zu beachten. Um für einen Kunden nur Positionen in Rechnung zu stellen, die vom Lager bereits geliefert, also vom System abgebucht worden sind, ist die Zeilenfunktion Lieferzeilen holen aufzurufen. Diese listet anschließend alle für einen Debitor gelieferten Positionen verschiedener Verkaufsaufträge auf, sodass diese dem beleg zugefügt werden können. Anschließend lässt sich eine Verkaufsrechnung über die Schaltfläche Buchen im Menüband buchen, sodass Posten im Hintergrund erzeugt werden.
Wurde ein Verkaufsauftrag durch eine eigenständige Verkaufsrechnung vollständig fakturiert, so wird dieser nicht automatisch vom System gelöscht.
Analyse der Buchung
Genau wie die Buchung einer Lieferung (siehe: ), erzeugt auch das Buchen einer Rechnung Posten im System. Grundlage der Posten ist die im Business Central erstellte geb. Verkaufsrechnung. Dieser Beleg wird automatisch mit dem Buchen einer Verkaufsrechnung erzeugt. Dabei ist es egal, ob aus einem Verkaufsauftrag oder einer Verkaufsrechnung gebucht wurde. Die gebuchten Verkaufsrechnungen sind über Abteilungen/Verkauf und Marketing/Bestellabwicklung/Gebuchte Belege/Geb. Verkaufsrechnung in der Übersicht zu öffnen. Geb. Verkaufsrechnungen lassen sich zwar einsehen, jedoch nicht mehr editieren, da dem Beleg Posten im System zugrunde liegen. Sind hier Fehler geschehen, so können die Schaltflächen Korrigieren, Abbruch oder Korrekturgutschift erstellen genutzt werden:
- Korrigieren bucht im Hintergrund eine Verkaufsgutschrift gegen die erstellte Verkaufsrechnung und öffnet diese als neue Verkaufsrechnung erneut, sodass diese bearbeitet werden kann.
- Abbruch bucht im Hintergrund eine Verkaufsgutschrift gegen die geb. Verkaufsrechnung, sodass keine Forderungen an den Kunden offen bleiben.
- Korrekturgutschrift erstellen öffnet eine Verkaufsgutschrift auf Grundlage der geb. Verkaufsrechnung. Diese ist vor Buchen frei zu editieren.
Verkaufsrechnungen werden, im Gegensatz zu Verkaufslieferungen, in der Debitorenbuchhaltung als Debitorenposten gebucht. Diese können entweder direkt aus einem Debitor (Navigieren/Historie/Posten), oder aber auch aus einer geb. Verkaufsrechnung aufgerufen werden (Rechnung/Navigieren/Debitorenposten).
