In Business Central ist es möglich, Einkaufsbestellungen manuell zu erfassen, oder aber über eine Bestellplanung automatisch erzeugen zu lassen. Das Bestellarbeitsblatt ist ein Tool, dass auf der Grundlage von Bedarfen im ERP-System Bestellzeilen vorschlägt, sodass diese vom einen Einkäufer nach Sichtung in eine Einkaufsbestellung– oder auch Anfrage übernommen werden können.
Das Bestellarbeitsblatt verhält sich hier ähnlich wie das Planungsarbeitsblatt in Business Central, wobei sich das Bestellarbeitsblatt expliziert nur auf Einkaufsartikel, nicht also auf Montage und Fertigung, bezieht.
Damit ein Bestellarbeitsblatt im ERP-System das gewünschte Ergebnis erzielen kann, ist eine Einrichtung an verschiedenen Stellen notwendig. Dabei sind folgende Seiten im System zu beachten:
- Artikelstamm im Register Planungen
- Lagerhaltungsdaten bei Verwendung von Varianten oder verschiedenen Lagerorten.
- Bestellvorschlagsvorlagen
- Produktion Einrichtung
Auf der Artikelkarte können verschiedene Planungseinrichtungen hinterlegt werden, die je nachdem, wie ein Artikel beschafft werden soll, angepasst werden können. Wird ein Artikel ohne Varianten geführt und nur über ein Lagerort gehandelt, so genügt es, wenn die entsprechenden Planungsparameter direkt auf der Artikelkarte eingetragen werden.
Gibt es allerdings Varianten, oder soll der Artikel auch über andere Lagerorte hinweg geplant werden, so sind zwingend Lagerhaltungsdaten für den Artikel zu definieren. Lagerhaltungsdaten werden immer dann verwendet, wenn Standortunabhängig geplant oder von anderen Lagerorten umgelagert werden soll. Zu finden sind Lagerhaltungsdaten über eine Artikelkarte unter Zugehörig/Lager/Lagerhaltungsdaten und können aus der Übersicht heraus mit Hilfe der Schaltfläche Neu erstellt werden.
Im obigem Beispiel wird die Wiederbeschaffungsart Auffüllen auf Maximalbestand mit verschiedenen Losgrößen für einen Artikel genutzt, der keine Lagerhaltungsdaten benötigt. Die Wiederbeschaffungsmethode gibt hierbei genau an, wie ein Artikel beschafft werden soll. Folgende Optionen sind zu vergeben:
- Feste Bestellmenge bestellt immer in einer vorgegebenen Menge, wenn der Meldebestand unterschritten wird.
- Auffüllen auf Maximalbestand bestellt nach Unterschreitung des Meldebestands so viel, dass der Maximalbestand erreicht wird.
- Auftragsmenge bestellt die Menge, die für die Erfüllung eines Auftrags benötigt wird (On Demand)
- Los-für-Los bestellt eine benötigte Menge nach Auftragsbedarf unter Berücksichtigung von Lagerbestand und Losgrößen.
Bestellarbeitsblattvorlagen werden benötigt, um mit Bestellarbeitsblättern arbeiten zu können. In diesen werden die Ergebnisse der Planung geschrieben, sodass mit diesen gearbeitet werden kann. Neue Bestellarbeitsblattvorlagen lassen sich unter Abteilungen/Einkauf/Einrichtung/Bestellarbeitsblattvorlagen öffnen und neu erstellen.
zu jeder Bestellarbeitsblattvorlage können beliebig viele Bestellarbeitsblattnamen angelegt und verwaltet werden. In diesen können Planungen auf Grundlage verschiedener Filter verwendet werden um so z. B. Verantwortlichkeiten im Einkauf zu trennen.
In der Produktionseinrichtung finden sich ebenfalls wichtige Felder, die für eine funktionierende Planung vorausgesetzt werden. Unter Anderem ist es hier notwendig, einen Lagerort einzutragen, wenn über die Planungen über ein einziges Hauptlager verwaltet werden soll.
Mit der obigen beschrieben Einrichtung ist es nun möglich, eine Neuplanung im Bestellarbeitsblatt für den angegebenen Artikel auszuführen, um so eine vom System errechnete Bestellarbeitsblattzeile zu erhalten. Hierzu kann unter Prozess der Menüpunkt Planung berechnen ausgeführt werden. Im sich darauf öffnenden Fenster sind dazu keine weiteren Angaben, bis auf ein Start- und Enddatum erforderlich. Hier kann als Beispiel das heutige Datum, also das Arbeitsdatum als Start, und das Datum Arbeitsdatum+1 Jahr herangezogen werden. In diesem Fall versucht das System alle Bedarfe zu berücksichtigen, die in diesem Zeitraum anfallen.
Bedarfe können dabei laufende Verkaufsaufträge, Umlagerungen oder Verbräuche sein, die den Lagerbestand des ausgewählten Artikels mindern, also die Verfügbarkeit beeinflussen.
Vom ERP-System vorgeschlagene Bestellarbeitsblattzeilen können nun bei Bedarf noch bearbeitet oder gelöscht werden. Da es sich nur um Vorschläge des Systems handelt, werden an dieser Stelle noch keine Belege erstellt.
Erst, wenn der zuständige Sacharbeiter alle geplanten Zeilen entsprechend gesichtet hat, werden diese mit der Menüfunktion Ereignismeldung durchführen bestätigt, sodass neue Einkaufsbestellungen erstellt werden können und entsprechend Ware beschafft werden kann.
