Microsoft Dynamics 365 Business Central wird bereits in vielen Fällen auf einem externen IT-System, unabhängig der Unternehmen betrieben. Hierbei kann und soll die von Microsoft entwickelte Plattform Azure genutzt werden. Das ERP wird hier als Service auf der eigenen Cloud Computing Lösung Azure von einem Microsoft Partner bereitgestellt. Die Server der Plattform können dabei an verschiedenen Orten weltweit liegen, wobei auch Standorte in Deutschland zur Verfügung stehen.
Es können verschiedene Clients auf den Inhalt von Azure zugreifen. Dabei bietet Azure verschiedene Möglichkeiten der Nutzung von Applikationen, auf die hier nicht in Detail eingegangen werden soll. Business Central wird als eigene Applikation, als virtuelles System auf der Plattform betrieben. Eine komplette ERP Lösung eines Unternehmens liegt somit z. B. in einem dargestellten Tenant 1. Der Tenant beschreibt einen eigenen, abgeschlossenen Bereich in Azure, in dem mehrere virtuelle Systeme unabhängig voneinander zur Verfügung stehen können. Beide Tenants können hier für eigene ERP Systeme stehen, die von zwei verschiedenen Unternehmen genutzt werden. Der Tenant wiederum greift auf einen festen Objektstamm zurück, der für alle Business Central Lösungen im Tenant gleich ist. Das bedeutet, dass die genutzten ERP Lösungen datentechnisch komplett unabhängig voneinander laufen, jedoch der eigentliche Objektstamm, der das ERP System als Applikation beschreibt, für jeden gleich ist. So würde in diesem Fall ein Programmierungsfehler im Objektstamm genügen, damit alle Cloud Kunden, die sich im selben Tenant befinden, von diesem Fehler betroffen sind.
Die in Business Central genutzten Stammdaten können, wie dargestellt, in einer separaten Datenbank abgelegt werden, was vor allem der Sicherheit der Daten dient. Die verschiedenen ERP Systeme der Kunden nutzen hier dieselbe Datenbank, wobei ihr jeweiliger Datenstamm durch eine spezielle TenantID voneinander getrennt ist.
Ebenfalls separat befindet sich die Entwicklungsumgebung. Neue Entwicklungen seitens Microsoft bzw. des Partners erfolgen hier.
Um die Datenbank und Entwicklungsumgebung mit direktem Zugriff nutzen zu können, werden spezielle Lizenzen benötigt, die von Microsoft zur Verfügung gestellt werden. Diese werden von den Partnern erworben, um ihre jeweiligen Lösungen einbinden zu können. Auch Unternehmen, die Business Central als ERP-Software nutzen wollen, haben die Möglichkeit solche Lizenzen zu erwerben. Da diese jedoch sehr kostenintensiv sind, wird in den meisten Fällen darauf verzichtet.
