Im Bereich Personalwesen ist es möglich, Zahlungen an eigene Mitarbeiter auszulösen. Dabei verhält sich diese Routine ähnlich zu Zahlungen, die an Kreditoren, also Lieferanten getätigt werden können. Geleistete Zahlungen werden anschließend in den Mitarbeiterposten sichtbar gemacht. Zahlungen an Mitarbeiter können z. B. dann sinnvoll sein, wenn diese Ausgaben im Rahmen ihrer Tätigkeit angeben (Spesenrechnungen), die nun nachträglich ausgezahlt werden sollen.
Um Zahlungen an Mitarbeiter zu ermöglichen, werden spezielle Einrichtungen vorausgesetzt. Die Felder werden auf der Mitarbeiterkarte im Inforegister Zahlungen übersichtlich aufgeführt:
- Mitarbeiterbuchungsgruppe gibt die Verknüpfung der Buchung zum Sachkonto in der Finanzbuchhaltung an
- Ausgleichmethode gibt an, wie Zahlungen ausgeglichen werden sollen
- BLZ gibt die Bankleizahl des Mitarbeiters an
- Bankkontonr. gibt die Kontonummer des Mitarbeiters an
- IBAN gibt die IBAN des Mitarbeiters an
- SWIT-Code gibt den jeweiligen SWIFT-Code, also die BIC der Bank des Mitarbeiters an
Erfassung der Ausgaben eines Mitarbeiters
Um Ausgaben für einen Mitarbeiter zu erfassen, wird das FiBu-Buchblatt verwendet. Hier werden die erforderlichen Daten auf Grundlage der Kontoart Mitarbeiter angegeben, sodass nach erfolgreicher Buchung ein entsprechender Mitarbeiterposten entsteht, der als Grundlage für eine Zahlung an den Mitarbeiter dienen kann.
Ausgaben eines Mitarbeiters zurückerstatten
Um Ausgaben eines Mitarbeiters erfassen zu können, kann die Schaltfläche Mitarbeiter bezahlen im Menüband der Mitarbeiterkarte verwendet werden. In der Übersicht der Mitarbeiterposten kann nun die Schaltfläche Zahlung erstellen verwendet werden, um zu definieren, mit welchem FiBu-Buchblatt, welchem Buchungsdatum, welcher Belegnummer, welchem Konto und welcher Zahlungsart eine Zahlung erstellt werden soll.
Im ausgewähltem Buchblatt folgen nun die erforderlichen Angaben der Mitarbeiterzahlung, die anschließend mit Hilfe der Schaltfläche buchen gebucht werden, sodass Mitarbeiterposten für den ausgewählten Mitarbeiter entstehen. Die Posten können anschließend mit bekannten Ausgleichoptionen ausgeglichen werden.
Im Zahlungsausgangsbuchblatt steht zudem eine eigene Funktion zur Verfügung, um Zahlungen an Mitarbeiter vorzuschlagen. Die Funktion kann verwendet werden, um sämtliche Zahlungen in das Zahlungsbuchblatt zu holen, die an Mitarbeiter benötigt werden. Die Funktion ist also ähnlich zum Zahlungsvorschlag der Kreditoren.
