Mit Version 28 erweitert Microsoft Dynamics 365 Business Central den Standardumfang um moderne Qualitätsmanagementfunktionen. Unternehmen erhalten dadurch die Möglichkeit, Qualitätsprüfungen direkt innerhalb bestehender ERP-Prozesse durchzuführen und zentral zu verwalten.
In diesem Beitrag wird aufgezeigt, wie das neue QS-Modul aktiviert, eingerichtet und verwendet werden kann, um Qualitätsprüfungen effizient in den Unternehmensalltag zu integrieren.
Inhaltsverzeichnis
Warum Qualitätsmanagement im ERP-System wichtig ist
Unternehmen stehen heute vor der Herausforderung, Qualitätsstandards nicht nur einzuhalten, sondern diese auch nachvollziehbar und effizient in ihre Prozesse zu integrieren. Besonders in Bereichen wie Einkauf, Lager, Produktion oder Versand können fehlende Qualitätsprüfungen schnell zu Reklamationen, Ausschuss oder unnötigen Kosten führen.
Microsoft integriert die Qualitätsmanagementfunktionen deshalb direkt in Business Central. Qualitätsprüfungen werden dadurch nicht isoliert betrachtet, sondern Bestandteil der täglichen ERP-Prozesse.
Die Qualitätsmanagementfunktionen ermöglichen es, Prüfungen automatisiert oder manuell auszulösen. Qualitätskontrollen können dabei unter anderem in folgenden Bereichen stattfinden:
- beim Wareneingang
- nach Produktionsmeldungen
- bei Montageausgaben
- während Lagerbewegungen
Dadurch entsteht eine zentrale Qualitätskontrolle direkt im ERP-System – ohne zusätzliche externe Lösungen oder manuelle Excel-Listen.
Qualitätsmanagement aktivieren
Die Qualitätsmanagementfunktionen stehen ab Business Central Version 28 im Standard zur Verfügung.
Wichtig ist jedoch, dass die Erweiterung aktuell nicht automatisch installiert wird. Die App muss zunächst manuell über die Erweiterungsverwaltung installiert werden. Hierzu wird die Erweiterungsverwaltung geöffnet und die benötigte Erweiterung aus dem AppSource installiert.
Nach der Installation stehen die Funktionen sofort zur Verfügung. Zusätzlich kann das unterstützte Setup ausgeführt werden, um die Ersteinrichtung zu vereinfachen und erste Stammdaten anzulegen.
Die Einrichtung des Qualitätsmanagements
Damit die Qualitätsmanagementfunktionen verwendet werden können, sind verschiedene Einrichtungen notwendig. Je nach Konfiguration verhält sich das Modul unterschiedlich. Nachfolgend werden alle wichtigen Grundlagen für eine erste Installation aufgeführt. Da das Modul relativ komplex werden kann, werden der einfachen Übersicht halber einige Punkte nicht betrachtet.
Qualitätsmanagementsetup
Die globale Einrichtung für das Feature findet sich im Qualitätsmanagementsetup, welche leicht über die bekannte Suchfunktion im ERP-System gefunden werden kann. In der Übersicht können nun gewünschte Einrichtungen vorgenommen. Die wichtigsten Felder werden nachfolgend übersichtlich aufgeführt:
Inforegister Allgemein
- Qualitätsinspektions-Nr. Definiert die Nummernserie für Qualitätsinspektionen beziehungsweise Prüfkarten.
- Option zur Erstellung von Inspektionen Legt fest, wie neue Qualitätsinspektionen erstellt werden, wenn bereits Prüfungen vorhanden sind. Dadurch kann beispielsweise gesteuert werden, ob immer eine neue Prüfung angelegt oder eine bestehende Prüfung erweitert werden soll.
- Analysezertifikat Kontakt Definiert die Kontaktdaten, die auf Analysezertifikaten ausgegeben werden.
- Zusätzliche Bildverarbeitung Steuert, ob Bilder innerhalb von Prüfungen gespeichert und verwendet werden dürfen.
Gerade die Bildverarbeitung kann in der Praxis wichtig sein, um Schäden oder Abweichungen direkt zu dokumentieren.
Inforegister Standardeinstellungen für Generierungsregeln
In diesem Inforegister lässt sich übersichtlich einstellen, wann und bei welchem Zugang eine Prüfung erstellt werden soll. So kann z. B. unterschieden werden, ob ausgewählte Artikel nur bei Wareneingangsbuchung oder Umlagerungsbuchung zu prüfen sind. Weiter kann entschieden werden, ob eine Prüfung bereits vor oder erst nach einer Zugangsbuchung erstellt werden soll. Dies kann entscheidend sein, da es sinnvoll sein kann, Ware vor einer tatsächlichen Zugangsbuchung bereits zu kontrollieren.
Inforegister Behälterbewegungen und Neuklassifizierungen
Zu prüfende Artikel müssen häufig innerhalb einer Prüfung umgelagert werden können. Hierzu wird ein Umlagerungsbuchblatt hinterlegt, das für interne Umlagerungen verwendet wird. Dadurch können Prüfmengen umgelagert oder Artikelverfolgungsinformationen angepasst werden
Wichtig ist dabei, dass ausschließlich bereits gebuchte Bestände berücksichtigt werden können. Zusätzlich unterscheidet Business Central zwischen logistischen und nicht logistischen Umlagerungsbuchblättern.
Inforegister Bestandsanpassungen
Nicht bestandene Prüfungen können dazu führen, dass Ware nicht weiterverwendet werden darf. Hierfür wird ein Artikelbuchblatt definiert, über das entsprechende Mengen direkt ausgebucht werden können.
Typische Beispiele:
- defekte Ware
- verdorbene Artikel
- beschädigte Lieferungen
Inforegister Artikelverfolgung
In diesem Bereich wird festgelegt, wie mit Artikelverfolgungsinformationen innerhalb von Qualitätsprüfungen umzugehen ist.
So kann beispielsweise definiert werden, ob:
- Chargeninformationen verpflichtend sind
- Informationen ignoriert werden dürfen
- oder bestimmte Prüfungen nur mit Verfolgungsinformationen möglich sind
Inspektionsvorlagen
Eine Qualitätsinspektionsvorlage ist ein Inspektionsplan, der einen auszuführenden Test und Regeln enthält, die festlegen, wie sich die Vorlage auf eine erstellte Prüfung auswirken soll. Das bedeutet, dass an dieser Stelle verschiedene Vorlagen erstellt werden können, mit denen Ware zu prüfen ist. Eine Vorlage wird mit Code und Beschreibung eindeutig definiert.
Das Feld Stichprobenquelle gibt an, ob immer die ges. Menge (leer) oder Stichproben einer Menge in % oder eindeutiger Menge zu berücksichtigen sind. Das kann sinnvoll sein, da eine Massenprüfung von Kleinteilen i.d.R. unüblich ist und daher auf Stichproben innerhalb einer Prüfung zurückgegriffen werden kann.
In den Zeilen lassen sich einzelne Testcodes, Beschreibungen und Prüfwerte hinterlegen. Testcodes werden in einer eigenen Tabelle definiert und beschreibe einzelne benötigte Testschritte, die innerhalb einer Vorlage in einer fest definierten Reihenfolge eingetragen werden können.
Testcodes können in unterschiedlichen Datentypen und Vorgaben definiert werden. Ziel ist es, jeden Testschritt so zu definieren, dass ein Prüfer genau weiß, welche Angaben zu machen bzw. zu erwarten sind und eine Prüfung vollumfänglich zu ermöglichen. Benötigte Prüfschritte können dabei je Vorlage unterschiedlich sein, sodass später verschiedene Artikel(arten) über eigene benötigte Prüfungsvorlagen verfügen.
Werden schriftliche Unterlagen, wie z. B. eigene Prüfungsbögen für eine Prüfung benötigt, so können diese Dokumente in der Infobox Vorlagenanlagen in das ERP-System geladen werden. Die hier aufgeführten Dokumente stehen anschließend in einer aktiven Prüfung zur Verfügung.
Bereits erstellte Vorlagen lassen sich leicht erweitern oder kopieren.
Regeln zur Generierung von Qualitätsinspektionen
Prüfungen werden nur dann erstellt, wenn hinterlegte Regeln definiert wurden, die eine Verknüpfung von zu prüfenden Artikeln und deren benötigte Prüfung angeben. Diese Regeln sind in der Übersicht Regeln zur Generierung von Qualitätsinspektionen, also von Prüfkarten, anzugeben. Nachfolgend werden die hier angegebenen Möglichkeiten im Einzelnen übersichtlich aufgeführt:
- Sortierreihenfolge gibt an, in welcher Reihenfolge das ERP-System nach einem gültigen Regeln suchen soll. Da ein Artikel Teil von mehr als nur einer Regeln sein kann, wird die erste passende Regel mit der kleinsten Zahl für eine Prüfung berücksichtigt
- Vorlagencode gibt die bereits erstellte Vorlage, also die Übersicht der benötigten Prüfungsschritte der Regel an
- Beschreibung übernimmt die Beschreibung aus dem Vorlagencode einer definierten Prüfungsreihenfolge
- Absicht definiert, wann eine Prüfung ausgelöst werden soll. Hier kann z. B. unterschieden werden, ob eine Prüfung bei Buchung eines Wareneingangs- oder einer Einkaufsbestellung erstellt werden soll. Die hier angegebenen Eigenschaften überscheiben einen globalen Wert auf der Einrichtungsseite Qualitätsmanagementsetup
- Tabelle wählt die passende Tabelle aus, auf dessen Grundlage Artikel zu prüfen sind. Wird z. B. eine Prüfung auf Grundlage einer Einkaufsbestellung ausgelöst, so ist Tabelle 39, also die Einkaufszeile zu wählen.
- Bedingungsfilter definiert ausnahmen, also Bedingungen, die nötig sind, um eine Prüfung auszulösen.
- Artikelfilter gibt einen Filter an, der zu prüfende Artikel berücksichtigt. An dieser Stelle kann also ausgewählt werden, welche Artikel auf Grundlage der Regel zu prüfen sind.
- Aktivierungsauslöser gib an, wie eine Prüfung zu erstellen ist. Diese kann automatisch, also z. B. mit Freigabe oder Buchung einer Bestellung, oder auch manuell erfolgen. Zusätzlich steht die Möglichkeit einer Aufgabenwarteschlange zur Verfügung, wenn Prüfungen außerhalb eines Prozesses automatisiert erstellt werden sollen
- Gruppe Planen gibt einen entsprechenden Automatismus zur Erstellung in den Aufgabenwarteschlangenposten an
Ergebnisse der Qualitätsinspektionen
Oft ist es nötig, dass zu prüfende Ware in nachfolgenden Prozessen, z. B. der Fertigung oder dem Vertrieb, nicht verwendet werden darf, da eine erfolgreiche Prüfung eine Grundlage zur freien weiteren Verwendung der Ware beschreibt. Anders können Stichprobenprüfungen jederzeit erfolgen, die zu prüfende Ware aber befreits verbraucht oder verkauft werden.
In den Ergebnissen der Qualitätsinspektion lässt sich innerhalb einer Matrix einstellen, wie mit Ware umzugehen ist, dessen Prüfung noch in Bearbeitung ist, nicht erfolgreich oder erfolgreich abgeschlossen worden ist.
Somit kann Ware also aktiv in allen nachfolgenden Prozessen innerhalb eines Unternehmens gesperrt werden bis z. B. eine Prüfung erfolgreich abgeschlossen wurde.
Qualitätsinspektionen erstellen
Damit eine Qualitätsinspektion erstellt werden kann, müssen:
- die Einrichtung abgeschlossen
- mindestens eine Vorlage vorhanden
- und eine gültige Regel definiert sein
Anschließend werden Prüfungen automatisch anhand der definierten Bedingungen erstellt, beispielsweise beim Buchen eines Wareneingangs.
Erstellte Qualitätsinspektionen können jederzeit über die Suche unter Qualitätsinspektionen geöffnet werden.
Folgeprozesse innerhalb einer Qualitätsprüfung
Die Prüfkarte gibt nun einzelne Informationen zur erstellten Prüfung im Kopf an. So wird hier die Menge, ein eigener Status der Prüfung und ein Ergebnis angegeben. Prüfungen können also abgeschlossen oder eröffnet werden, wobei der eigentliche Prüfstatus der Ware unabhängig dem Status einer Prüfung sein kann. Eine Prüfung wird mit Fertig stellen abgeschlossen und kann mit erneut öffnen jederzeit für eine weitere Bearbeitung geöffnet werden.
Weitere Aktionen im Menüband einer Prüfkarte erlauben es, Neue Belege zu erstellen, Bilder zu hinterlegen oder Bestände bei Bedarf umzulagern. Folgende Möglichkeiten stehen hier zur Verfügung:
- Bild Aufnahmen lässt es zu, ein Bild zur Prüfung im ERP-System zu hinterlegen
- Bestand umlagern kann Prüfmengen umlagern. Hier kann zwischen defekter oder Ware unterschieden werden, die eine Prüfung erfolgreich bestanden hat. Auch spezifische Mengen lassen sich bei Bedarf direkt angeben.
- Interne Einlagerung erstellen ermöglicht das Erstellen eines Einlagerungsbelegs für zu prüfende, oder bereits geprüfte Ware
- Umlagerungsauftrag erstellen erstellt einen Umlagerungsauftrag für zu prüfende, oder bereits geprüfte Ware
- Negative Berechtigung erstellen bucht Ware als Abgang aus dem ERP-System. Dies kann z. B. Ware betreffen, die bereits zugebucht wurde aber eine Prüfung nicht erfolgreich bestanden hat.
- Artikelverfolgung ändern lässt es zu, eine bereits dem ERP-System zugeführte Verfolgungsinformation im Rahmen einer Prüfung nachträglich zu ändern
- Einkaufsretoure erstellen erstellt für eine ausgewählte Ware eine Einkaufsreklamation
Berichte und Dokumente
Auf Grundlage einer Qualitätsprüfung können verschiedene Berichte erstellt werden.
Hierzu gehören unter anderem:
- Analysezertifikat Dokumentiert Prüfschritte und Unterschriften.
- Mängelbericht Dokumentiert festgestellte Abweichungen oder Schäden.
- Inspektionsbericht Dokumentiert die vollständige Qualitätsprüfung.
Diese Berichte unterstützen Unternehmen dabei, Qualitätsprozesse nachvollziehbar zu dokumentieren.
Durchführung einer Qualitätsprüfung
Eine Prüfung wird auf Grundlage einer Qualitätsinspektion in den zuvor definierten Prüfschritten in der ausgewählten Vorlage durchgeführt. Benötigte Prüfschritte werden dabei in den Zeilen einer Prüfkarte aufgeführt und sind in entsprechender Reihenfolge zu bearbeiten. Jeder Schritt verfügt über einen eigenen Status, der sich automatisch am Erfolg oder nicht Erfolg einer Prüfung anpasst und somit einen aktuellen Status im Kopf einer Prüfung vorgibt.
Zusätzlich zu festen Werten im Rahmen einer Prüfung können Hinweise in Textform zur inhaltlichen Dokumentation eines Schrittes angegeben werden.
Sind alle Prüfungsschritte erfolgreich durchlaufen worden, wird eine Prüfung in den Status Bestanden überführt. Nicht abgeschlossene Prüfungen bleiben hingegeben im Status Bearbeitung.
Fazit
Mit dem neuen Qualitätsmanagementmodul erweitert Microsoft Business Central um leistungsfähige Standardfunktionen zur Qualitätskontrolle. Unternehmen erhalten dadurch die Möglichkeit, Qualitätsprozesse direkt in bestehende ERP-Abläufe zu integrieren und Prüfungen automatisiert zu verwalten.
Besonders die direkte Integration in:
- Einkauf
- Lager
- Produktion
- Montage
- und Logistik
macht das Modul zu einer interessanten Erweiterung für Unternehmen, die Qualitätsprüfungen zentral und nachvollziehbar im ERP-System abbilden möchten.
