Belege wie Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine oder Rechnungen sind häufig das Aushängeschild eines Unternehmens. Umso wichtiger ist es, dass diese Dokumente nicht nur die richtigen Informationen enthalten, sondern auch optisch zum Corporate Design passen.
Microsoft Dynamics 365 Business Central bietet hierfür verschiedene Möglichkeiten, Berichte und Dokumente individuell anzupassen – oftmals sogar ohne eigene Entwicklung.
In diesem Beitrag zeige ich, welche Layoutarten zur Verfügung stehen und wie ein eigenes Berichtslayout erstellen und aktiviert werden kann.
Inhaltsverzeichnis
Was ist ein Berichtslayout?
Ein Bericht in Business Central besteht grundsätzlich aus zwei Bestandteilen:
- Datensatz (Dataset) mit allen verfügbaren Informationen
- Layout, welches bestimmt, wie diese Daten dargestellt werden
Gerade diese Trennung ist in der Praxis sehr wichtig. Viele Anwender gehen davon aus, dass man „einfach ein Feld auf die Rechnung setzen“ kann. Das funktioniert jedoch nur dann, wenn dieses Feld im Dataset des jeweiligen Berichts bereits vorhanden ist.
Ist ein gewünschtes Feld nicht im Dataset enthalten, reicht eine reine Layoutanpassung nicht aus. Dann muss das Dataset durch eine Erweiterung angepasst werden. Genau an dieser Stelle beginnt häufig der Unterschied zwischen einer einfachen Anwenderanpassung und einer technischen Entwicklung.
Das Layout definiert beispielsweise:
- Firmenlogo
- Schriftarten
- Farben
- Tabellen
- Seitenränder
- Kopf- und Fußzeilen
- Reihenfolge der Informationen
Dadurch können Unternehmen ihre Geschäftsdokumente individuell gestalten, ohne den eigentlichen Bericht verändern zu müssen.
Typische Beispiele für Berichtslayouts
Berichtslayouts kommen in Business Central an vielen Stellen zum Einsatz. Besonders häufig werden sie bei externen Geschäftsdokumenten angepasst. Typische Beispiele sind:
- Angebot
- Auftragsbestätigung
- Lieferschein
- Verkaufsrechnung
- Verkaufsgutschrift
- Einkaufsbestellung
- Einkaufsanfrage
- Mahnung
- Servicedokumente
- interne Auswertungen
- Lager- und Bestandsberichte
Besonders bei Belegen mit Kundenkontakt ist das Layout mehr als nur eine technische Darstellung. Es ist Teil der Außenwirkung des Unternehmens. Ein sauber gestaltetes Rechnungs- oder Angebotslayout wirkt professioneller, reduziert Rückfragen und kann Prozesse vereinfachen.
In Projekten starten Unternehmen zunächst mit den Standardlayouts von Business Central. Diese sind funktional und decken viele Anforderungen ab. Im Tagesgeschäft zeigt sich jedoch häufig, dass zusätzliche Anpassungen sinnvoll oder notwendig sind. Typische Gründe für eine Anpassung sind:
- Integration des eigenen Firmenlogos
- Anpassung an das Corporate Design
- Änderung von Schriftarten, Farben und Abständen
- Ergänzung von rechtlichen Pflichtangaben
- Darstellung von Bankverbindungen und Zahlungsinformationen
- Einbindung von QR-Codes oder Zahlungsreferenzen
- zusätzliche Artikelinformationen
- individuelle Kopf- und Fußzeilen
- mehrsprachige Textbausteine
- kundenspezifische Hinweise
- Trennung von internen und externen Informationen
- bessere Lesbarkeit von Positionszeilen
- optimierte Darstellung für Druck oder PDF-Versand
Dabei ist wichtig zu erwähnen: Nicht jede gewünschte Änderung sollte sofort technisch entwickelt werden. Oft reicht ein sauber gepflegtes Word-Layout bereits aus. Gleichzeitig sollte man aber vermeiden, komplexe Anforderungen in Word „hineinzubiegen“, wenn eigentlich eine technische Erweiterung oder ein RDLC-Layout sinnvoller wäre.
Trennung der Layoutarten
Business Central unterstützt mehrere Layoutarten. Die Auswahl des richtigen Layouttyps hängt davon ab, welche Art von Dokument oder Bericht erstellt werden soll, wie komplex das Layout ist und welche Kenntnisse im Unternehmen vorhanden sind. Microsoft beschreibt Word, Excel und RDLC als zentrale Layouttypen für Berichte; zusätzlich gibt es externe Layouttypen für spezielle Szenarien. Die wichtigsten Layoutarten lassen sich mit Word und RDLC beschreiben, da diese die Grundlage für die oben genannten Belege darstellen und die Außenwirkung eines Unternehmens beschreiben. Nachfolgend werden vorhandene Layoutarten unterschieden:
- Word eignet sich besonders gut für Geschäftsdokumente wie Angebote, Lieferscheine und Rechnungen. Der Aufwand, diese anzupassen ist gering und einfach gestaltet. Die Gestaltung hat jedoch Grenzen, sodass eigene Funktionen wie z. B. die Anzeige oder Berechnung von gewünschten Inhalten stark begrenzt sind.
- RDLC ist wohl die am häufigsten verwendete Art das eigene Layout zu beschreiben. Hier sind komplexe Umsetzungen möglich, sodass gewünschte Darstellungen in der Regel gut und sicher erreicht werden können. Auf Grund der hohen Komplexität, werden Anpassungen an dieser Stelle häufig von einem Entwickler vorgenommen.
- Excel dient der Auswertung von Listen und Analysen und wird direkt aus dem ERP-System erzeugt
Word-Layouts in Business Central
Word-Layouts sind in vielen Projekten der erste und naheliegendste Weg, um Geschäftsdokumente anzupassen. Sie basieren auf Microsoft Word-Dateien und können grundsätzlich mit bekannten Word-Funktionen bearbeitet werden. Microsoft beschreibt Word-Berichtslayouts als Layouts, die Inhalt und Format eines Berichts bestimmen, wenn dieser in Business Central in der Vorschau angezeigt oder gedruckt wird.
Der größte Vorteil liegt in der einfachen Bearbeitung. Viele Anwender kennen Word bereits und können grundlegende Anpassungen ohne Entwicklungsumgebung vornehmen. Typische Anpassungen in Word sind:
- Logo austauschen
- Kopfzeile bearbeiten
- Fußzeile ergänzen
- Tabellenbreiten ändern
- Schriftgrößen anpassen
- feste Texte ergänzen
- Seitenränder verändern
- Formatierungen vereinheitlichen
- Hinweise oder rechtliche Texte einfügen
Damit eignen sich Word-Layouts besonders gut für klassische Dokumente wie Angebote, Auftragsbestätigungen oder Rechnungen.
Grenzen im Word-Layout
Trotz der einfachen Bearbeitung haben Word-Layouts klare Grenzen. Word ist ein Textverarbeitungsprogramm und keine vollständige Berichtsentwicklungsumgebung. Problematisch werden Word-Layouts vor allem dann, wenn:
- komplexe Gruppierungen erforderlich sind
- viele verschachtelte Tabellen genutzt werden
- Inhalte abhängig von Bedingungen ein- oder ausgeblendet werden sollen
- zusätzliche Berechnungen benötigt werden
- Daten nicht im Dataset enthalten sind
- Seitenumbrüche exakt gesteuert werden müssen
- ein sehr pixelgenaues Layout gefordert ist
- Positionszeilen sehr dynamisch aufgebaut werden sollen
Gerade bei stark individualisierten Rechnungen oder umfangreichen Belegen sollte daher früh geprüft werden, ob Word wirklich die richtige Layoutart ist. Hier kann RDLC immer noch die bessere Wahl sein, komplexere Strukturen nach Wunsch abzubilden.
Datenfelder im Word-Layout
Ein entscheidender Punkt bei Word-Layouts ist die Arbeit mit Datenfeldern. Die Felder im Word-Dokument sind nicht einfach frei erfundene Platzhalter. Sie müssen auf Felder aus dem Dataset des Berichts verweisen. Microsoft beschreibt, dass Datenfelder aus dem Dataset über den benutzerdefinierten XML-Teil des Word-Dokuments und entsprechende Inhaltssteuerelemente eingebunden werden. Dafür ist ein gewisses Verständnis des zugrunde liegenden Berichtsdatasets erforderlich.
Wenn beispielsweise auf einer Rechnung zusätzlich die E-Mail-Adresse des Verkäufers anzeigt werden soll, muss diese Information im Dataset der Rechnung vorhanden sein. Ist sie dort nicht enthalten, kann sie nicht einfach nur durch eine Word-Anpassung eingefügt werden.
Dann gibt es zwei Möglichkeiten:
- Das Feld ist bereits vorhanden, wurde aber im Layout bisher nicht genutzt. In diesem Fall kann es im Word-Layout ergänzt werden.
- Das Feld ist nicht im Dataset vorhanden. Dann muss der Bericht technisch erweitert werden.
Diese Unterscheidung ist in Projekten besonders wichtig, weil sie direkten Einfluss auf Aufwand, Kosten und Wartbarkeit hat.
Praktisches Beispiel: Logo und Fußzeile anpassen
Eine einfache und typische Anpassung ist der Austausch des Logos und die Ergänzung einer Fußzeile. Beispielhafte Inhalte einer sind einer Fußzeile sind z. B.:
- Firmenname
- Anschrift
- Telefonnummer
- E-Mail-Adresse
- Webseite
- Geschäftsführer
- Handelsregister
- Umsatzsteuer-ID
- Bankverbindung
- IBAN und BIC
Diese Informationen sind häufig statisch oder stammen aus den Firmendaten. Solche Anpassungen lassen sich meistens gut in einem Word-Layout umsetzen.
Wichtig ist jedoch, dass die Fußzeile nicht überladen wird. Besonders bei Rechnungen und Lieferscheinen sollte der Beleg weiterhin klar lesbar bleiben. Ein Layout ist nicht besser, nur weil möglichst viele Informationen auf einer Seite stehen.
Excel-Layouts in Business Central
Excel-Layouts sind besonders für Auswertungen interessant. Während Word-Layouts eher für klassische Dokumente geeignet sind, spielen Excel-Layouts ihre Stärke bei Analysen, Tabellen, Pivot-Auswertungen und Managementreports aus. Microsoft beschreibt Excel-Layouts als Layouts auf Basis von Excel-Arbeitsmappen, in denen vertraute Excel-Funktionen wie Formeln, PivotTables, PivotCharts und weitere Analysefunktionen genutzt werden können.
Excel-Layouts eignen sich beispielsweise für:
- Verkaufsstatistiken
- Lagerwertberichte
- Einkaufsanalysen
- Umsatzübersichten
- Kostenstellenberichte
- Controlling-Auswertungen
- Pivot-Berichte
- Management-Dashboards
- Listen mit Nachbearbeitung in Excel
Gerade für Fachabteilungen ist dieser Ansatz attraktiv, weil viele Nutzer Excel ohnehin täglich verwenden. Statt Daten nur als starre Liste auszugeben, kann ein Excel-Layout bereits eine vorbereitete Auswertung enthalten.
Excel-Layouts sind weniger geeignet für klassische externe Dokumente wie Rechnungen oder Angebote. Zwar lassen sich auch in Excel optisch ansprechende Berichte erstellen, allerdings ist Word für formale Dokumente meist natürlicher und besser handhabbar. Excel sollte vor allem dann genutzt werden, wenn der Bericht später analysiert, gefiltert, gruppiert oder weiterverarbeitet werden soll.
RDLC-Layouts in Business Central
RDLC-Layouts sind die technisch anspruchsvollste Standardvariante für Berichtslayouts in Business Central. Sie bieten deutlich mehr Möglichkeiten als Word-Layouts, erfordern aber auch mehr Fachwissen. Microsoft weist darauf hin, dass RDLC-Layouts mit Werkzeugen wie dem Microsoft SQL Server Report Builder oder Visual Studio mit RDLC Report Designer bearbeitet werden können. Das bedeutet, dass für die Erstellung und Änderung von RDLC-Layouts Kenntnisse im Bereich der Entwicklung benötigt werden. Eine einfache Anpassung von einzelnen Feldern ist an dieser Stelle also nicht möglich.
RDLC eignet sich besonders, wenn ein Bericht sehr genau gesteuert werden muss. Typische Vorteile sind:
- präzisere Kontrolle über Layout und Positionierung
- bessere Steuerung von Gruppierungen
- komplexere Tabellenstrukturen
- mehr Möglichkeiten bei Seitenumbrüchen
- geeignet für umfangreiche Druckberichte
- bessere Steuerung dynamischer Inhalte
- geeignet für professionelle Beleglayouts mit hoher Komplexität
Wenn ein Unternehmen beispielsweise sehr spezifische Anforderungen an Rechnungen, Etiketten, Versanddokumente oder komplexe interne Berichte hat, kann RDLC die bessere Wahl sein.
Das Dataset als eigentliche Grenze der Layoutanpassung
Ein häufiger Denkfehler in Business-Central-Projekten ist die Annahme, dass ein Layout alle gewünschten Informationen anzeigen kann, solange man es optisch anpasst. Das stimmt nicht. Das Layout kann nur die Daten anzeigen, die der Bericht bereitstellt. Die eigentliche Grenze ist also nicht Word, Excel oder RDLC, sondern oft das Dataset.
Ein Beispiel aus der Praxis beschreibt, dass ein Kunde auf der Verkaufsrechnung zusätzlich folgende Inhalte anzeigen möchte:
- interne Artikelnummer des Kunden
- Herstellerartikelnummer
- Zolltarifnummer
- Ursprungsland
- Ansprechpartner im Verkauf
- Projektnummer
- Lieferbedingung mit Zusatztext
Bevor eine Umsetzung stattfinden kann, muss also geprüft werden, ob die benötigten Informationen bereits Teil des vorhandenen Datasets sind. Wenn ja, können diese dem RDLC Bericht leicht zugefügt werden. Wenn nein, so sind Informationen aus Feldern mit Hilfe von Entwicklung dem Dataset zuzufügen. Eine Erweiterung wird also benötigt.
Vorgehensweise: Berichtslayout anpassen
In der Praxis empfehle ich ein strukturiertes Vorgehen. Gerade wenn Layoutanpassungen für Kunden, Tochtergesellschaften oder mehrere Mandanten durchgeführt werden, sollte nicht direkt im produktiven System experimentiert werden.
Schritt 1: Anforderungen aufnehmen
Bevor ein Layout angepasst wird, sollten die Anforderungen klar beschrieben werden. Wichtige Fragen sind:
- Welcher Bericht soll angepasst werden?
- Für welchen Mandanten gilt die Anpassung?
- Für welche Sprache wird das Layout benötigt?
- Handelt es sich um ein internes oder externes Dokument?
- Welche Pflichtangaben müssen enthalten sein?
- Welche Informationen fehlen aktuell?
- Sind die benötigten Daten bereits im Bericht vorhanden?
- Soll das Layout für alle Kunden gelten oder nur für bestimmte?
- Gibt es ein Corporate Design?
- Gibt es ein bestehendes PDF- oder Word-Muster?
Je genauer diese Fragen geklärt sind, desto geringer ist das Risiko späterer Nacharbeiten.
Schritt 2: Standardlayout exportieren
Als Grundlage wird häufig ein bestehendes Standardlayout exportiert. Dieses wird anschließend bearbeitet und als eigenes Layout wieder importiert. Dabei sollte immer darauf geachtet werden, dass das Standardlayout nicht unkontrolliert überschrieben wird. Besser ist es, ein eigenes benutzerdefiniertes Layout anzulegen und dieses sauber zu benennen.
Beispiele für sinnvolle Namen:
Verkaufsrechnung_DE_FirmenlayoutAngebot_DE_CorporateDesignLieferschein_Standard_mit_LagerhinweisSalesInvoice_Custom_DE_v1
Eine klare Namenskonvention hilft später enorm, wenn mehrere Layouts vorhanden sind.
Schritt 3: Layout bearbeiten
Je nach Layouttyp erfolgt die Bearbeitung in Word, Excel oder einem RDLC-Werkzeug. Bei Word-Layouts sollte besonders auf folgende Punkte geachtet werden:
- Tabellen nicht unnötig verschachteln
- Positionszeilen sauber strukturieren
- Seitenumbrüche testen
- Kopf- und Fußzeilen nicht überladen
- Pflichtangaben vollständig aufnehmen
- lange Artikelbeschreibungen prüfen
- mehrseitige Belege testen
- PDF-Ausgabe prüfen
- Druckausgabe prüfen
Gerade lange Artikelbeschreibungen, Rabatte, Teillieferungen oder Varianteninformationen können ein Layout schnell sprengen. Ein Layout sollte daher nie nur mit einem einfachen Musterbeleg getestet werden.
Schritt 4: Layout importieren und testen
Nach der Bearbeitung wird das Layout wieder in Business Central importiert. Anschließend sollte mit verschiedenen Beispieldaten getestet werden:
- Beleg mit wenigen Positionen
- Beleg mit vielen Positionen
- Beleg über mehrere Seiten
- Beleg mit Rabatt
- Beleg mit langem Artikeltext
- Beleg mit abweichender Lieferadresse
- Beleg mit anderer Sprache
- Beleg mit verschiedenen Zahlungsbedingungen
- Beleg mit Rundungszeilen
- Beleg mit Gutschrift oder Storno
Diese Tests sind wichtig, weil Layoutfehler häufig erst bei Sonderfällen sichtbar werden.
Berichtslayout als Standard festlegen
Nach dem Import reicht es nicht aus, dass das Layout im System vorhanden ist. Business Central muss auch wissen, welches Layout für welchen Bericht verwendet werden soll.
Je nach Szenario kann ein Layout allgemein für einen Bericht oder spezifisch für bestimmte Debitoren beziehungsweise Kreditoren verwendet werden. Microsoft beschreibt, dass benutzerdefinierte Berichtslayouts beispielsweise auch auf Debitoren- und Kreditorenkarten ausgewählt werden können, sodass sie bei der Erstellung von Dokumenten für diese Geschäftspartner verwendet werden. Abweichende Layouts lassen sich so z. B. direkt in Dokumentenlayouts für Kunden und Lieferanten hinterlegen. Das ist besonders hilfreich, wenn einzelne Kunden abweichende Dokumentenanforderungen haben.
Beispiele:
- ein Kunde benötigt eine besondere Rechnungsstruktur
- ein Debitor wünscht zusätzliche Referenznummern
- ein Konzernkunde verlangt bestimmte Pflichtangaben
- ein Lieferant benötigt ein spezielles Bestelllayout
Trotzdem sollte man hier vorsichtig sein. Zu viele kundenspezifische Layouts erhöhen den Pflegeaufwand erheblich. Wenn möglich, sollte ein einheitliches Standardlayout verwendet werden.
Aus Projektsicht ist es verlockend, für jede Abteilung, jeden Mandanten oder jeden Kunden ein eigenes Layout zu erstellen. Kurzfristig wirkt das flexibel. Langfristig entsteht daraus aber schnell ein Wartungsproblem. Viele Layoutvarianten bedeuten:
- mehr Testaufwand
- mehr Fehlerquellen
- mehr Pflege bei Änderungen
- höhere Abhängigkeit von einzelnen Personen
- mehr Aufwand bei Updates
- uneinheitliche Dokumente
- unklare Verantwortlichkeiten
Meine Empfehlung lautet daher: So viele Layouts wie nötig, aber so wenige wie möglich.
Ein gutes Standardlayout, das 90 Prozent der Anforderungen erfüllt, ist meistens besser als zehn Sonderlayouts, die kaum jemand überblickt.
Fazit
Berichtslayouts in Microsoft Dynamics 365 Business Central bieten viele Möglichkeiten, Geschäftsdokumente und Auswertungen an die Anforderungen eines Unternehmens anzupassen.
Für klassische Dokumente wie Angebote, Lieferscheine oder Rechnungen sind Word-Layouts häufig ein guter Einstieg. Sie lassen sich vergleichsweise einfach bearbeiten und reichen für viele optische Anpassungen aus. Excel-Layouts eignen sich besonders für Auswertungen und Analysen. RDLC-Layouts sind die richtige Wahl, wenn komplexe, pixelgenaue oder technisch anspruchsvolle Berichte benötigt werden.
Entscheidend ist jedoch immer die Frage, ob die benötigten Daten bereits im Dataset vorhanden sind. Wenn Daten fehlen oder zusätzliche Logik benötigt wird, reicht eine reine Layoutanpassung nicht aus. Dann sollte der Bericht sauber erweitert werden.
Aus meiner Sicht gilt daher: Berichtslayouts sollten so standardnah wie möglich und so individuell wie nötig gestaltet werden.
So entsteht eine Lösung, die fachlich passt, professionell aussieht und langfristig wartbar bleibt.
