Die elektronische Rechnung gewinnt für Unternehmen zunehmend an Bedeutung. Microsoft Dynamics 365 Business Central bietet inzwischen im Standard verschiedene Möglichkeiten, elektronische Rechnungen zu erzeugen und zu verarbeiten. Hierzu gehören unter anderem XRechnung, Peppol BIS 3.0 DE und ZUGFeRD.
Besonders interessant ist dabei die Möglichkeit, eine gebuchte Verkaufsrechnung als PDF-Datei zu erzeugen, in der die notwendigen strukturierten Rechnungsdaten als XML-Datei eingebettet sind. Diese Rechnung kann anschließend direkt aus Business Central per E-Mail an den Debitor verschickt werden.
Eine zusätzliche externe Anwendung oder ein weiterer Connector ist für den Versand per E-Mail grundsätzlich nicht notwendig.
In diesem Beitrag wird aufgezeigt, welche Voraussetzungen dafür erfüllt sein müssen und wie der Versand einer ZUGFeRD-Rechnung in Microsoft Dynamics 365 Business Central eingerichtet werden kann.
Inhaltsverzeichnis
Was ist ZUGFeRD in Business Central?
ZUGFeRD verbindet die klassische PDF-Rechnung mit strukturierten Rechnungsdaten.Für den Empfänger sieht das Dokument zunächst wie eine normale PDF-Rechnung aus. Innerhalb der PDF-Datei befindet sich zusätzlich eine XML-Datei mit den Rechnungsinformationen, die von geeigneten Buchhaltungs- und ERP-Systemen automatisiert verarbeitet werden kann.
Business Central kann eine entsprechende PDF-Datei erzeugen und diese über die vorhandene E-Mail-Funktion direkt an den Kunden verschicken.Der grundsätzliche Ablauf sieht damit wie folgt aus:
Verkaufsrechnung → Buchen → E-Beleg erzeugen → XML in PDF integrieren → Rechnung per E-Mail versenden
Für Unternehmen, deren Kunden E-Rechnungen per E-Mail akzeptieren, kann dieser Prozess damit vollständig innerhalb von Business Central umgesetzt werden. Soll dagegen ein Versand über das Peppol-Netzwerk beziehungsweise einen entsprechenden Zugangspunkt erfolgen, wird zusätzlich eine geeignete Dienstintegration benötigt.
Voraussetzungen für E-Rechnungen in Business Central
Bevor mit der eigentlichen Einrichtung begonnen wird, sollten einige technische Voraussetzungen geprüft werden.
Benötigt werden:
- die deutsche Lokalisierung von Business Central
- die Erweiterung E-Document Core
- die Erweiterung E-Documents for Germany
- ein eingerichtetes E-Mail-Konto
- vollständig gepflegte Unternehmens-, Kunden- und Belegdaten
Gerade die Stammdaten spielen bei elektronischen Rechnungen eine wesentlich größere Rolle als bei einer klassischen PDF-Rechnung.
Während ein fehlendes Feld auf einer normalen Rechnung möglicherweise lediglich dazu führt, dass eine Information auf dem Ausdruck fehlt, kann bei einer E-Rechnung bereits der Export abgebrochen werden.
Unternehmensdaten
In den Unternehmensdaten (Firmendaten) sollten insbesondere folgende Informationen gepflegt sein:
- Name
- Adresse
- Ort
- Postleitzahl
- Länder-/Regionscode
- GLN oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- E-Mail-Adresse
- IBAN
- Bankleitzahl
- SWIFT-Code
Bei den Bankinformationen ist zu beachten, dass Business Central nicht ausschließlich die IBAN prüft. Auch Bankleitzahl und SWIFT-Code sollten in den Unternehmensdaten hinterlegt werden. Dies gilt auch dann, wenn auf dem Beleg ein separates Firmenbankkonto verwendet wird.
Verkäufer und Einkäufer
Wird auf Verkaufsbelegen ein Verkäufercode verwendet, sollten auch die entsprechenden Verkäuferdaten vollständig gepflegt sein.
Besonders wichtig sind:
- Name
- Telefonnummer
- E-Mail-Adresse
Die Telefonnummer besitzt bei der Erstellung der elektronischen Rechnung eine besondere Bedeutung. Fehlt diese Information, kann die komplette Verkäufer-Kontaktgruppe innerhalb der XML-Datei fehlen.
Wird auf der Rechnung kein Verkäufer verwendet, werden stattdessen entsprechende Informationen aus den Unternehmensdaten herangezogen. Es ist daher sinnvoll, sowohl die Verkäufer beziehungsweise Einkäufer als auch die Kontaktinformationen der Unternehmensdaten vollständig zu pflegen.
Länder und Regionen
Bei den verwendeten Ländern beziehungsweise Regionen muss ein gültiger ISO-Code hinterlegt sein.
Dies betrifft beispielsweise:
- das Land des Unternehmens
- das Land des Rechnungsempfängers
- das Lieferland
Der ISO-Code muss dabei aus zwei Zeichen bestehen, beispielsweise DE für Deutschland.
Einheiten
Ein weiterer Punkt, der bei klassischen Rechnungen leicht übersehen wird, ist die Einrichtung der Einheiten. Für elektronische Rechnungen genügt beispielsweise eine interne Einheit mit der Bezeichnung STÜCK nicht. Zusätzlich wird ein internationaler Standardcode benötigt.
Typische Beispiele sind:
| Einheit | Internationaler Code |
|---|---|
| Stück | H87 bzw. C62 |
| Kilogramm | KGM |
| Liter | LTR |
| Meter | MTR |
| Stunde | HUR |
Welche Codes verwendet werden, sollte an den tatsächlich im Unternehmen verwendeten Einheiten geprüft werden.
MwSt.-Buchungsmatrix
Auch die verwendeten Kombinationen innerhalb der MwSt.-Buchungsmatrix müssen für die Erstellung einer elektronischen Rechnung korrekt eingerichtet sein.
Hier sollte insbesondere das Feld Steuerkategorie geprüft werden. Die Steuerkategorie muss dabei zu dem tatsächlich verwendeten Mehrwertsteuersatz passen. Auch dieser Punkt fällt bei der normalen Arbeit mit Verkaufsrechnungen möglicherweise zunächst nicht auf und wird häufig erst bei der Erstellung der E-Rechnung relevant.
Benötigte Angaben auf der Verkaufsrechnung
Neben den Stammdaten werden verschiedene Informationen direkt aus der Verkaufsrechnung benötigt.
Hierzu gehören unter anderem:
- Rechnungsname und Rechnungsadresse
- Postleitzahl und Ort
- Länder-/Regionscode
- Lieferadresse
- Lieferdatum
- Fälligkeitsdatum
- E-Mail-Adresse des Debitors
Bei Gutschriften können zusätzliche Informationen notwendig werden, beispielsweise die Nummer der Rechnung, auf welche die Gutschrift angewendet wird. Auch die einzelnen Rechnungszeilen müssen ausreichend Informationen enthalten.
Dazu gehören insbesondere:
- eine Beschreibung
- eine MwSt.-Produktbuchungsgruppe
- eine Einheit mit internationalem Standardcode
Bevor E-Rechnungen produktiv eingesetzt werden, empfiehlt es sich daher, zunächst eine vollständige Testrechnung zu erstellen und die hierbei verwendeten Stammdaten zu prüfen.
E-Belegdienst für ZUGFeRD einrichten
Sind die Voraussetzungen erfüllt, kann die eigentliche Einrichtung erfolgen. Über die Business-Central-Suche mit Alt+Q wird zunächst nach E-Belegdienste gesucht. Anschließend wird ein neuer E-Belegdienst angelegt.
Beispielsweise können folgende Werte verwendet werden:
| Feld | Wert |
| Code | ZUGFERD |
| Beschreibung | ZUGFeRD Rechnung |
| Belegformat | ZUGFeRD |
| Dienstintegration | leer |
Die Dienstintegration bleibt leer, wenn die Rechnung lediglich per E-Mail verschickt werden soll. Eine Dienstintegration wird erst benötigt, wenn beispielsweise ein externer Dienstleister oder ein entsprechender elektronischer Zugangspunkt verwendet werden soll.
Die Reihenfolge der Einrichtung ist an dieser Stelle wichtig. Der E-Belegdienst sollte angelegt werden, bevor das Belegsendeprofil eingerichtet wird. Existiert noch kein E-Belegdienst, kann es vorkommen, dass die benötigte Auswahl für den elektronischen Beleg innerhalb des Belegsendeprofils noch gar nicht angezeigt wird.
Es empfiehlt sich daher folgende Reihenfolge:
E-Belegdienst → Workflow → Belegsendeprofil → Debitor
Käuferreferenz und Leitweg-ID
Innerhalb des E-Belegdienstes kann zusätzlich festgelegt werden, ob eine Käuferreferenz erforderlich sein soll. Dies ist insbesondere für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber relevant, bei denen eine Leitweg-ID verwendet wird. In aktuellen Business-Central-Versionen erfolgt die Ermittlung der Käuferreferenz weitgehend automatisch.
Business Central berücksichtigt dabei verschiedene mögliche Quellen. Vorrangig wird eine entsprechende Käuferreferenz auf dem Beleg verwendet. Alternativ können Informationen aus den E-Rechnungsdaten des Debitors beziehungsweise aus dem Feld Ihre Referenz herangezogen werden.
Wird regelmäßig mit öffentlichen Auftraggebern gearbeitet, sollten die entsprechenden E-Rechnungsinformationen daher bereits auf dem Debitor vollständig gepflegt werden.
Workflow für den E-Beleg erstellen
Im nächsten Schritt wird ein Workflow benötigt. Hierzu wird über die Suche die Seite Workflowvorlagen geöffnet. Sollten dort keine entsprechenden E-Belegvorlagen vorhanden sein, können zunächst die Microsoft-Vorlagen zurückgesetzt beziehungsweise neu bereitgestellt werden.
Anschließend wird über:
Workflows → Neuer Workflow aus Vorlage die Vorlage E-Belege an einen Dienst senden verwendet.
Der Workflow reagiert darauf, dass ein E-Beleg erstellt wurde und übergibt diesen anschließend an den zuvor eingerichteten ZUGFeRD-Dienst. Besonders wichtig ist anschließend der Schalter: Aktiviert Nur ein aktivierter Workflow kann später über das Belegsendeprofil verwendet werden.
Ein separater zusätzlicher Export-Schritt ist für diesen einfachen Prozess nicht erforderlich. Wird der E-Beleg über den Dienst gesendet und liegt noch keine exportierte Datei vor, wird diese im Rahmen des Vorgangs erstellt.
Belegsendeprofil für die ZUGFeRD-Rechnung einrichten
Das Belegsendeprofil steuert anschließend, wie die Rechnung ausgegeben und versendet werden soll. Über die Suche wird die Seite Belegsendeprofile geöffnet und ein neues Profil angelegt.
Die Einrichtung sollte dabei in folgender Reihenfolge vorgenommen werden:
- Elektronischer Beleg → E-Beleg-Workflow
- E-Beleg-Workflow → zuvor eingerichteten Workflow auswählen
- E-Mail → Ja
- E-Mail-Dateianhang → E-Beleg
Drucker und Datenträger können für diesen Prozess auf Nein bleiben. Die Reihenfolge ist wichtig, da Business Central bei der Auswahl des E-Belegs bereits prüft, ob ein geeigneter und aktivierter Workflow vorhanden ist.
Wird versucht, zunächst die Anlage einzurichten, obwohl noch kein entsprechender Workflow hinterlegt wurde, kann die Einrichtung mit einer Fehlermeldung abbrechen.
Belegsendeprofil dem Debitor zuordnen
Nach der Einrichtung muss festgelegt werden, für welche Kunden das neue Belegsendeprofil verwendet werden soll. Hierfür gibt es grundsätzlich zwei Möglichkeiten. Das Profil kann entweder als Standard definiert werden oder gezielt einzelnen Debitoren zugeordnet werden. Die Zuordnung zu einem bestimmten Kunden erfolgt auf der Debitorenkarte über das Feld: Belegsendeprofil
Soll nicht jeder Kunde automatisch eine elektronische Rechnung erhalten, ist die individuelle Zuordnung in der Regel die sinnvollere Variante.
Berichtsauswahl für Verkaufsrechnungen prüfen
Ein besonders wichtiger Punkt ist die verwendete Berichtsauswahl. Über: Berichtsauswahl Verkauf → Verwendung „Rechnung“ muss geprüft werden, welcher Bericht für die Verkaufsrechnung verwendet wird. Für die beschriebene ZUGFeRD-Funktion muss der unterstützte Microsoft-Standardbericht für die Verkaufsrechnung verwendet werden.
In der geprüften Version handelt es sich hierbei um: Standard Sales – Invoice Business Central integriert die XML-Datei während der Erstellung in den unterstützten Standardbericht. Wird stattdessen ein eigener Bericht verwendet, kann es passieren, dass zwar eine vollständig aussehende PDF-Rechnung erzeugt wird, diese jedoch keine eingebettete XML-Datei enthält.
Besonders problematisch ist dabei, dass dieser Fall nicht zwingend zu einer Fehlermeldung führt. Es entsteht dann eine klassische PDF-Rechnung, obwohl eigentlich eine E-Rechnung erwartet wurde.
Zusätzlich zur allgemeinen Berichtsauswahl sollte auch geprüft werden, ob für den jeweiligen Debitor eine kundenspezifische Berichtsauswahl eingerichtet wurde. Diese kann die allgemeine Einstellung überschreiben.
ZUGFeRD-Rechnung testen
Nach Abschluss der Einrichtung sollte zunächst eine Testrechnung erstellt werden. Hierfür kann eine neue Verkaufsrechnung für einen Debitor angelegt werden, dem das neue Belegsendeprofil zugeordnet wurde.
Die Rechnung wird anschließend nicht lediglich über Buchen, sondern über: Buchen und Senden verarbeitet.
Business Central verwendet dabei das Belegsendeprofil, erzeugt den entsprechenden E-Beleg und fügt diesen der zu versendenden E-Mail hinzu. Bei einer entsprechenden Einrichtung erhält der Kunde eine PDF-Datei, welche die strukturierten XML-Rechnungsdaten enthält.
Erzeugte E-Rechnung kontrollieren
Gerade vor der produktiven Verwendung empfiehlt es sich, die erzeugte Datei zusätzlich zu überprüfen. Hierzu kann auf der gebuchten Rechnung der dazugehörige E-Beleg geöffnet werden.
Über den Bereich E-Belegservicestatus beziehungsweise die dazugehörigen Protokolle lässt sich die exportierte Datei herunterladen. Dabei sollte die Protokollzeile mit dem Status: Exportiert verwendet werden.
Über die Aktion Datei exportieren kann anschließend die erzeugte PDF-Datei heruntergeladen werden. Wird die PDF beispielsweise in Adobe Acrobat geöffnet, kann über die Anzeige der eingebetteten Anhänge kontrolliert werden, ob sich innerhalb der PDF tatsächlich eine XML-Datei befindet.
Zusätzlich empfiehlt sich vor dem produktiven Einsatz eine Prüfung mit einem geeigneten E-Rechnungsvalidator. Damit kann überprüft werden, ob die enthaltene XML-Datei den erwarteten Regeln entspricht und alle notwendigen Rechnungsinformationen vorhanden sind.
Häufige Probleme bei der Einrichtung
Obwohl die grundsätzliche Einrichtung überschaubar ist, können verschiedene kleinere Einstellungen dafür sorgen, dass der Prozess nicht wie erwartet funktioniert.
Elektronischer Beleg wird im Belegsendeprofil nicht angezeigt
Wird die benötigte Auswahl im Belegsendeprofil nicht dargestellt, sollte zunächst geprüft werden, ob bereits ein E-Belegdienst eingerichtet wurde.
Lösung: Zunächst den E-Belegdienst anlegen und anschließend das Belegsendeprofil erneut öffnen.
Rechnung wird per E-Mail verschickt, enthält aber keine E-Rechnung
Auf gebuchten Verkaufsrechnungen stehen verschiedene Möglichkeiten zum Versenden einer E-Mail zur Verfügung. Die normale Aktion E-Mail beziehungsweise Als PDF anhängen verwendet jedoch nicht zwingend den eingerichteten E-Belegprozess.
Für den automatischen ZUGFeRD-Prozess sollte daher die Funktion: Senden beziehungsweise bereits beim Buchen: Buchen und Senden verwendet werden.
Buchen wird wegen eines fehlenden Feldes abgebrochen
In diesem Fall sollte zunächst nicht die eigentliche E-Belegeinrichtung verändert werden. Sehr häufig fehlt lediglich eine benötigte Stammdateninformation.
Typische Ursachen sind:
- fehlender SWIFT-Code
- fehlende Bankleitzahl
- kein internationaler Standardcode an einer Einheit
- fehlende Steuerkategorie
- fehlende E-Mail-Adresse des Debitors
In diesem Fall sollten die Stammdaten systematisch geprüft werden.
Verkäuferkontakt fehlt in der E-Rechnung
Bei der Validierung kann es vorkommen, dass der Verkäuferkontakt bemängelt wird. Wird ein Verkäufercode verwendet, liest Business Central die entsprechenden Informationen aus dem Verkäuferdatensatz.
Dort sollten deshalb: Name, Telefonnummer und E-Mail-Adresse vollständig gepflegt sein.
Die Telefonnummer ist hierbei besonders wichtig, da ohne diese unter Umständen auch die übrigen Verkäuferinformationen nicht in der erwarteten Form ausgegeben werden.
Stammdaten wurden korrigiert, die E-Rechnung bleibt aber unverändert
Eine bereits erzeugte E-Rechnung stellt zunächst den Stand der Daten zum Zeitpunkt des Exports dar. Werden anschließend Stammdaten korrigiert, verändert sich die bereits exportierte Datei nicht automatisch.
Der E-Beleg muss daher über die entsprechende Funktion neu erstellt werden. Anschließend entsteht ein weiterer Protokolleintrag. Bei der Prüfung sollte dann immer die Datei des neuesten Protokolleintrags verwendet werden. Eine komplett neue Verkaufsrechnung muss dafür in vielen Fällen nicht gebucht werden.
Besonderheiten des ZUGFeRD-Exports in Business Central
Bei der Verwendung des von Microsoft als ZUGFeRD bezeichneten Formats sollte eine technische Besonderheit bekannt sein. Business Central erzeugt innerhalb der PDF eine XML-Datei, die sich am XRechnung-CII-3.0-Profil orientiert.
Die eingebettete Datei wird dabei als: xrechnung.xml erzeugt.
Das unterscheidet sich von klassischen ZUGFeRD- beziehungsweise Factur-X-Dateien, bei denen üblicherweise andere Profilinformationen und Dateibezeichnungen verwendet werden. Für Empfänger, die Rechnungen entsprechend EN 16931 beziehungsweise XRechnung verarbeiten können, ist dies in der Regel kein Problem. Fordert ein Kunde jedoch ausdrücklich ein bestimmtes ZUGFeRD-Profil, sollte vor der Einführung geprüft werden, ob der von Business Central erzeugte Aufbau dessen Anforderungen entspricht.
Ein weiterer Punkt betrifft das Rechnungsdatum innerhalb der strukturierten Daten. In der betrachteten Business-Central-Version wird hierfür das Buchungsdatum verwendet. Sind Belegdatum und Buchungsdatum unterschiedlich, können sich dadurch Unterschiede zwischen dem sichtbaren Rechnungsbeleg und den strukturierten Rechnungsdaten ergeben.
Gerade bei besonderen Kundenanforderungen sollte dies vor dem produktiven Einsatz berücksichtigt werden.
Checkliste für die Einrichtung
Vor dem ersten produktiven Versand einer E-Rechnung können folgende Punkte geprüft werden:
- E-Document Core installiert
- E-Documents for Germany installiert
- E-Mail-Konto eingerichtet
- Unternehmensdaten vollständig gepflegt
- IBAN, Bankleitzahl und SWIFT-Code vorhanden
- Länder und Regionen mit ISO-Codes eingerichtet
- internationale Standardcodes an den verwendeten Einheiten hinterlegt
- Steuerkategorien in der MwSt.-Buchungsmatrix gepflegt
- Verkäuferdaten vollständig
- E-Mail-Adresse und Identifikationsdaten des Debitors vorhanden
- geeigneter Standardbericht für die Rechnung hinterlegt
- E-Belegdienst für ZUGFeRD angelegt
- Workflow erstellt und aktiviert
- Belegsendeprofil eingerichtet
- Belegsendeprofil einem Debitor oder als Standard zugeordnet
- Testrechnung über „Buchen und Senden“ verschickt
- erzeugte PDF auf eingebettete XML-Datei geprüft
- E-Rechnung mit einem Validator getestet
Fazit
Microsoft Dynamics 365 Business Central bietet inzwischen die Möglichkeit, elektronische Rechnungen ohne zusätzliche Erweiterung zu erzeugen und per E-Mail zu versenden. Die eigentliche Einrichtung ist dabei vergleichsweise überschaubar. Entscheidend sind jedoch einige Details, die bei einer klassischen Verkaufsrechnung kaum eine Rolle spielen.
Besonders die vollständigen Stammdaten, der aktivierte E-Beleg-Workflow, die richtige Reihenfolge bei der Einrichtung des Belegsendeprofils und der unterstützte Rechnungsbericht sind wichtig.
Sind diese Punkte korrekt eingerichtet, kann eine Verkaufsrechnung über Buchen und Senden verarbeitet und anschließend automatisch als elektronische Rechnung an den Kunden verschickt werden. Damit lässt sich ein wesentlicher Teil des E-Rechnungsprozesses direkt mit den Standardfunktionen von Microsoft Dynamics 365 Business Central abbilden, ohne dass für den klassischen Versand per E-Mail zwingend eine zusätzliche Drittanbieter-Lösung benötigt wird.
