Mit der stetig wachsenden Anzahl an eingehenden Kundenanfragen per E-Mail steigt der Aufwand für den Vertrieb, Angebote und Aufträge zeitnah und fehlerfrei zu erfassen. Microsoft hat mit dem Sales Order Agent – im Folgenden kurz Sales Agent oder im Deutschen Verkaufsauftragsagent genannt – einen KI-gestützten Helfer in Business Central geschaffen, der genau an diesem Punkt ansetzt. Der Agent verarbeitet Kundenanfragen automatisiert, erkennt relevante Informationen, erstellt Vorschläge für Angebote oder Aufträge und unterstützt damit die Sachbearbeiter im Tagesgeschäft.
Inhalt
Was ist der Sales Agent?
Der Sales Agent ist Teil der neuen Copilot-Funktionalitäten in Business Central und zeigt, wie durch den Einsatz von KI wiederkehrende Aufgaben effizienter gestaltet werden können, ohne die notwendige Kontrolle aus der Hand zu geben. Er dient dazu, die Kommunikation mit Kunden stark zu vereinfachen, indem E-Mail Inhalte ausgelesen und erstellt werden können. Grundsätzlich ist der Sales Agent der erste Schritt von Microsoft, Aufgaben innerhalb des ERP-Systems von einer KI, also einem Agenten erledigen zu lassen, ohne, dass dies ein Mensch manuell tätigen muss. Dabei wird darauf geachtet, dass sämtliche Inhalte, die von der KI erstellt werden, von einem Menschen zu prüfen sind. Ziel ist eine eindeutige Zeitersparnis innerhalb von Vertriebstätigkeiten.
Funktionen und Möglichkeiten
Der Sales Agent übernimmt in erster Linie die Kommunikation mit E-Mails eingehenden Kunden, die Angebots- oder Bestellwünsche beinhalten. Seine Hauptaufgaben sind:
- Erkennen von Kunden und Kontakten
Anhand der E-Mail-Adresse des Absenders wird automatisch geprüft, ob ein zugehöriger Debitor in Business Central existiert. - Interpretation von Bestellwünschen
Artikelnummern, Bezeichnungen oder auch ungenaue Beschreibungen werden erfasst. Der Agent nutzt dabei Stammdaten wie Artikelattribute, Referenzen oder Varianten. Je genauer die eigenen Stammdaten also gepflegt sind, desto besser fallen Ergebnisse des Agenten aus. - Prüfen von Verfügbarkeit und Terminen
Der Agent zeigt direkt an, ob die gewünschte Menge verfügbar ist oder ob Alternativen vorgeschlagen werden müssen. - Erstellen von Verkaufsangeboten
Aus den erkannten Informationen generiert der Agent automatisch ein Angebot mit Preis, Mengen und Liefertermin. Dieses kann überprüft, angepasst und als PDF an den Kunden gesendet werden. - Umwandeln von Angeboten in Aufträge
Nach einer Bestätigung des Kunden wird das Angebot in einen Auftrag überführt, inklusive der entsprechenden Dokumente wie Auftragsbestätigung. - Nachvollziehbarkeit durch Timeline
Jeder Schritt des Agents wird protokolliert und ist für den Anwender transparent nachvollziehbar.
Damit wird deutlich: Der Sales Agent agiert nicht als „Black Box“, sondern als unterstützender Assistent, dessen Ergebnisse überprüfbar und steuerbar sind. Damit werden Fleißaufgaben, wie das manuelle Erstellen von Angeboten mit vielen Positionen, von der KI erledigt, wohingegen ein Sacharbeiter die Ergebnisse überprüfen muss und natürlich jederzeit anpassen bzw. ändern kann.
Einrichtung des Sales Agent
Damit der Sales Agent eingesetzt werden kann, sind einige vorbereitende Schritte notwendig, die nachfolgend aufgeführt werden:
1. Voraussetzungen prüfen
- Microsoft Dynamics 365 Business Central Online mit aktivierter Copilot-Funktionalität und in der aktuellsten Version (SaaS)
- Ein eingerichtetes Microsoft 365-Postfach, vorzugsweise eine Shared Mailbox (z. B. sales@firma.de).
2. Copilot- und Agent-Funktionen aktivieren
Über die Seite Copilot und Agent-Funktionen und Agenten werden im System die erforderlichen Optionen eingeschaltet. Unter Agenten können neue Agenten angelegt und festgelegt werden, ob Vorschläge automatisch verarbeitet oder zunächst zur Kontrolle angezeigt werden sollen.
3. Postfach einbinden
Das vorbereitete Postfach wird in den Einstellungen des Agenten mit dem Sales Agent verknüpft. Wichtig ist, dass die Benutzer, die den Agent aktivieren, über Zugriffsrechte auf dieses Postfach verfügen, da sonst keine E-Mails verarbeitet bzw. verschickt werden können.
4. Konfiguration des Agenten
In einem Einrichtungsassistenten werden die Arbeitsweisen des Agents bestimmt:
- Sollen nur verfügbare Artikel berücksichtigt werden?
- Darf der Agent selbstständig Angebote erstellen oder Aufträge anlegen?
- Müssen E-Mails, Angebote oder Aufträge immer durch einen Sachbearbeiter bestätigt werden (Review-Gates)?
Ablauf eines KI unterstützten Prozesses
Nachfolgend wird beispielhaft ein einfacher Ablauf eines KI unterstützten Verkaufsprozesses in Business Central aufgeführt. Dabei wird davon ausgegangen, dass der Sales Agent die Berechtigung besitzt, Verkaufsangebote, sowie Verkaufsaufträge anzulegen.
Eingang der Kundenanfrage
Ein Kunde meldet sich auf dem im Sales Agent hinterlegtem Postfach mit einer Anfrage an die Firma. Hier könnten z. B. einzelne Artikel angefragt werden, die der Kunde gerne bestellen möchte bzw. wissen möchte, ob benötigte Artikel zu bekommen sind und wie viel diese kosten würden. Typische Inhalte solch einer E-Mail sind Artikelbeschreibung oder Nummern, Mengen, gewünschte Liefertermine und Referenzen.
Automatisches Erkennen und Zuordnen
- Der Sales Agent überwacht das Postfach in kurzen Intervallen.
- Nach Eingang der E-Mail wird der Absender erkannt und einem bestehenden Debitoren zugeordnet.
- Falls der Kunde nicht im System existiert, erstellt der Agent eine Hinweismeldung, sodass der Sachbearbeiter den Kontakt ergänzen kann. Es wird also nicht sofort ein Debitor erstellt, wenn der Kontakt der E-Mail zuvor noch unbekannt war.
Ergebnis: Die Anfrage wird einem bekannten Kunden eindeutig zugeordnet. Zu diesem Zeitpunkt wurde noch kein Verkaufsangebot erstellt.
Erkennen von Inhalten
- Der Agent analysiert die E-Mail und extrahiert die relevanten Informationen (Artikelnummer, Menge, Lieferwunsch).
- Auch unklare Angaben wie „blaue Variante“ oder „unsere Bestellnummer 12345“ werden berücksichtigt.
- Durch die Verknüpfung mit Artikelstammdaten, Referenzen oder Attributen findet der Agent den passenden Artikel.
Hinweis: Je gepflegter die Stammdaten, desto höher die Erkennungsquote.
Verfügbarkeits- und Preisprüfung
- Der Agent prüft den aktuellen Bestand, Lieferzeiten und ggf. alternative Standorte.
- Preise werden auf Grundlage der eingerichteten Preis- und Rabattregeln ermittelt. Sind eigene Kundenpreise aktiv, so werden diese direkt berücksichtigt.
- Falls der gewünschte Liefertermin nicht eingehalten werden kann, kann der Agent Alternativen oder Teillieferungen vorschlagen.
- Der Vorschlag wird dem Kunden in einer vom Agenten automatisch generierten E-Mail zur Verfügung gestellt. Es wurde zu diesem Zeitpunkt noch kein Verkaufsangebot in Business Central erstellt.
Beispiel:
40 Stück verfügbar in KW 39, weitere 10 Stück ab KW 41. Vorschlag: Teillieferung.
Erstellung eines Verkaufsangebots
- Bestätigt der Kunde mit einer E-Mail die vom Agenten erstellten Vorschläge, so kann ein Verkaufsangebot erstellt werden.
- Auf Basis der analysierten Daten erstellt der Agent automatisch ein Verkaufsangebot in Business Central.
- Dieses Angebot enthält alle Positionen, Mengen, Preise und Liefertermine.
- Ein PDF-Dokument wird generiert und als Antwortmail vorbereitet.
Kontrolle: Abhängig von der Konfiguration des Agenten prüft der Sachbearbeiter das Angebot und ergänzt ggf. Versandkosten, Hinweise oder Zahlungsbedingungen.
Kommunikation mit dem Kunden
- Nach Freigabe durch den Anwender versendet der Agent das Angebot direkt als E-Mail an den Kunden.
- Auf Nachfragen des Kunden kann der Agent (teil-)automatisch reagieren, indem er Daten nachliefert oder Alternativen anbietet.
Umwandlung in einen Verkaufsauftrag
- Sobald der Kunde das Angebot mit Hilfe einer E-Mail bestätigt, erkennt der Agent die Rückmeldung in der E-Mail.
- Das Angebot wird automatisch in einen Verkaufsauftrag umgewandelt.
- Eine Auftragsbestätigung wird erstellt und als PDF an den Kunden zurückgesendet.
- Mit der Bestätigung ist der Auftrag im Standardprozess von Business Central enthalten
- Der Auftrag wird anschließend wie gewohnt ausgeliefert und fakturiert.
Alle Schritte (Interpretation, Angebotsanlage, Kommunikation, Umwandlung) werden in einer Agent-Timeline dokumentiert. Der Sachbearbeiter kann jederzeit nachvollziehen, welche Entscheidungen automatisiert und welche manuell getroffen wurden.
Was sind die Mehrwerte für das eigene Unternehmen?
Der Nutzen des Sales Agent liegt in mehreren Bereichen:
- Zeitersparnis
Das manuelle Erfassen von Angebotsanfragen entfällt weitgehend. Mitarbeiter können sich stärker auf Beratung und Abschluss konzentrieren. Das ist insofern interessant, da auch besonders aufwendige bzw. große Verkaufsangebote mit vielen einzelnen Positionen automatisch angelegt werden können. - Fehlerreduktion
Durch die Stammdatenanbindung sinkt die Gefahr von Erfassungsfehlern. Artikel und Preise stammen direkt aus dem System. - Prozesssicherheit
Überprüfungen und Kontrollpunkte stellen sicher, dass keine ungewollten Dokumente ohne Freigabe versendet werden. Es kann immer eine Kontrolle durch einen Sacharbeiter, also einen Menschen erfolgen. - Kundenzufriedenheit
Kunden erhalten schneller passende Angebote oder Auftragsbestätigungen, was die Professionalität des Unternehmens unterstreicht. - Skalierbarkeit
Besonders in Vertriebsorganisationen mit hohem Anfragevolumen kann der Sales Agent die Mitarbeiter entlasten und gleichbleibende Qualität sicherstellen.
Fazit
Der Sales Agent ist ein praxisnahes Beispiel für die Integration von KI in Business Central. Er unterstützt Unternehmen dabei, die Flut eingehender Anfragen schneller und strukturierter zu bearbeiten. Gleichzeitig bleibt die Verantwortung beim Anwender, da jede Aktion überprüfbar und kontrollierbar ist.
Für Unternehmen mit vielen Angebots- und Bestellanfragen stellt der Sales Agent einen echten Mehrwert dar und verdeutlicht, wie Business Central sich stetig zu einer modernen, KI-gestützten ERP-Lösung weiterentwickelt.
