In diesem Beitrag möchte ich die Nutzung von Workflows als mächtige Unterstützung im ERP-System näher beschreiben, da diese eine gute Ergänzung im System darstellen, Aktionen nach bestimmten Bedingungen auszuführen.
Workflows dienen in Business Central dazu, einfache Schritte um Hintergrund automatisiert ausführen zu lassen. Dabei sind Workflows so zu verstehen, dass diese auf eine Aktion des ERP-Systems mit einer Reaktion reagieren. Die wohl bekanntesten Workflows sind die Genehmigungsworkflows mit deren Hilfe komplexe Genehmigungsverfahren abgebildet werden können. Beispielweise so, dass eine Einkaufsbestellung (siehe: Die Einkaufsbestellung) nicht freigegeben werden darf, wenn deren Wert einen Gewissen Betrag erreicht hat.
Die Übersicht der Workflows kann mit Hilfe der Suchfunktion, oder mit Hilfe der Abteilungsstruktur unter: Abteilungen/Verwaltung/Workflows aufgerufen werden.
Workflows sind dabei nicht als selbständige Automatismen zu verstehen, die statisch im ERP-System eine Aktion ausführen, sondern immer dann ausgeführt werden, wenn eine definierte Bedingung eintrifft.
Ein Workflow besteht, wie Belege auch, aus Kopf und Zeilen. Dabei dienen die Informationen im Kopf ausschließlich als eindeutige Definition und Einordnung des Workflows, hingegen werden in den Zeilen alle nötigen Bedingungen definiert, die Inhalt des Workflows sein sollen.
Folgende Inhalte eines Workflows werden unterschieden:
- Code als eindeutiger Primärschlüssel.
- Beschreibung beschreibt den Workflow.
- Kategorie erlaubt es, einen Workflow zu kategorisieren.
- Aktiviert zeigt an, ob ein Workflow aktiviert ist.
In den Zeilen lassen sich Bedingungen in Form von Wenn Dann Aktionen definieren, dabei können je nach Wenn Anforderung andere Dann Antworten ausgewählt werden. Die eindeutige Bedingung kann mit einem Filter zusätzlich spezifiziert werden.
- Wenn Ereignis beschreibt, was im ERP-System den Workflow auslöst.
- Bei Bedingung definiert einen Filter des Wenn Ereignisses.
- Dann Antwort reagiert auf das Wenn Ereignis.
Wenn Ereignisse und Dann Antworten lassen sich in der Zeile aus einer Liste verfügbarer Ereignisse wählen. Die Bedingung kann ebenfalls in der Zeile, als Filter des Wenn Ereignisses (siehe: Suchen und Filtern), genutzt werden.
Mit Hilfe der Workflow Vorlagen lassen sich bereits bestehende Standard Workflows nutzen, die bei Bedarf auf eigene Regeln angepasst werden können. Diese können aus der Übersicht der Vorlagen einfach Kopiert und als eigenständiger neuer Workflow anschließend bearbeitet werden.
Genehmigungsworkflows
Soll ein Workflow für das Genehmigen von Stammdaten oder Belegen genutzt werden, so ist dabei nicht nur die Definition des Workflows, sondern weitere Einrichtungen im System zu beachten. So sollte hier eine Genehmigungsbenutzereinrichtung angelegt werden, in der es immer mindestens einen Genehmigungsadministrator geben sollte. Außerdem lässt sich in dieser schon eine einfache Kette von Genehmigern definieren, ohne, dass diese in einem Workflow angegeben werden müsste. Die Genehmigungsbenutzereinrichtung ist leicht über die Suche, oder aber mit Hilfe der Abteilungsstruktur unter: Abteilungen/Verwaltung/Workflow/ Genehmigungsbenutzereinrichtung zu finden.
Soll ein Genehmiger nicht nur im ERP-System, sondern zusätzlich auch per E-Mail über ausstehende Genehmigungen informiert werden, so ist diese Einrichtung ebenfalls hier über die Schaltfläche Benachrichtigungseinstellungen zu finden.
