Für eine vollständige Integration der Finanzbuchhaltung im ERP-System werden Einrichtungen benötigt, die das Buchen von Bewegungen erst möglich machen. Zu diesen Einrichtungen gehören die verschiedenen Buchungsgruppen, die in verschiedenen Stammdaten hinterlegt werden können. Über die Hinterlegung einer Buchungsgruppe wird vom ERP-System bestimmt, auf welches Sachkonto ein Betrag gebucht werden soll bzw. muss.
Buchungsgruppen werden nicht nur als Inhalt in Stammdaten hinterlegt, sondern zusätzlich in einer Buchungsmarix angegeben. Die Matrix bestimmt, in welcher Abhängigkeit Werte gebucht werden sollen bzw. können. Die Abhängigkeit der Konten wird hierbei von der jeweiligen Geschäftsbuchungsgruppe und Produktbuchungsgruppe definiert.
Um die benötigten Buchungsgruppen unterscheiden zu können, werden folgende drei Unterarten getrennt:
- Spezielle Buchungsgruppen
- Allgemeine Buchungsgruppen
- MwSt.-Buchungsgruppen
Spezielle Buchungsgruppen
Im ERP-System werden folgende spezielle Buchungsgruppen unterschieden:
- Debitorenbuchungsgruppen
- Kreditorenbuchungsgruppen
- Anlagebuchungsgruppen
- Bankkontobuchungsgruppen
- Lagerbuchungsgruppen
Wie bereits beschrieben werden die Buchungsgruppen den jeweiligen Stammsätzen zugeordnet. So finden sich z. B. Debitorenbuchungsgruppe auf der Debitorenkarte wider.
Die Einrichtung der Buchungsgruppen kann wahlweise nach eigenem Ermessen erfolgen. Zu den Grundlegenden Trennungen der Gruppen gehört die Trennung zwischen der Buchung verschiedener Regionen. So wird empfohlen, die Gruppen Ausland, EU und Inland zu verwenden, um Buchungen im eigenen Land, der europäischen Union und Dritten deutlich zu trennen. Einem Deutschen Kunden wird also hier die Debitorengruppe Inland zugewiesen, um diesen als inländischen Debitor zu definieren.
Allgemeine Buchungsgruppen
Wie Spezielle Buchungsgruppe Bilanzkonten aus Transaktionen ansprechen, so werden allgemeine Buchungsgruppen für Erlös- und Aufwandskonten verwendet, die aus Transaktionen heraus angesprochen werden sollen bzw. können. An dieser Stelle ist es wichtig nachvollziehen zu können, dass die Auswahl der Sachkonten in Abhängigkeit der Stammsätze des Artikels zum ausgewählten Debitor bzw. Kreditor stehen. Hierbei ist die bereits angedeutete Matrix der Buchungsgruppen zu beachten, die eine jeweilige Abhängigkeit der Konstellationen beschreiben kann.
Die allgemeinen Buchungsgruppen können wie folgt unterschieden werden:
- Geschäftsbuchungsgruppen für Debitoren und Kreditoren
- Allgemeine Produktbuchungsgruppen für Artikel, Ressourcen, Artikel Zu-/Abschläge oder Arbeitsplätze innerhalb der Produktion
Wie die speziellen Buchungsgruppen, so werden auch die allgemeinen direkt den Stammdaten zugeordnet. Innerhalb der Geschäftsbuchungsgruppen kann es sinnvoll sein, nach Regionen zu trennen. So kann eine Geschäftsbuchungsgruppe für Ausland, der europäischen Union und dem Inland hinterlegt werden, um eigene Stammsätze deutlich zu trennen.
Die Spalte Vorg.-MwSt.-Geschäftsbuchungsgruppe erlaubt es eine der Geschäftsbuchungsgruppe passende MwSt.-Geschäftsbuchungsgruppe zu hinterlegen, die direkt in ein Debitoren- oder Kreditorenstamm übernommen werden soll, wenn die jeweilige Geschäftsbuchungsgruppe eingetragen wurde. Die automatische Übernahme wird mit dem Feld Autom. als Standard einfügen aktiviert.
Die Handhabung der allgemeinen Produktbuchungsgruppen folgt dem Beispiel der Geschäftsbuchungsgruppen, wobei diese einem Artikel, einer Ressource, einem Artikel Zu-7Abschlag oder innerhalb der Produktion hinterlegt werden kann. Zudem wird an dieser Stelle üblicherweise keine Region, sondern die Art der Ware zur Buchung unterschieden. Üblicherweise findet an dieser Stelle eine Trennung zwischen Verkaufsware, Dienstleistung, Rohmaterial oder Fracht statt. Natürlich können bei Bedarf auch weitere direkte Unterscheidungen stattfinden. So wäre es an dieser Stelle zusätzlich möglich, verschiedener Artikelgruppen auch über Produktbuchungsgruppen deutlich zu trennen.
In der Spalte Vorg.-MwSt.-Produktbuchungsgr. kann die für die Produktbuchungsgruppe passende MwSt.-Produktbuchungsgruppe hinterlegt werden. Diese bestimmt, mit welcher Versteuerung die Produktbuchungsgruppe im Standard arbeiten soll. So kann an dieser Stelle z. B. der allgemeine MwSt.-Satz, eine Ermäßigung oder eine Gruppe ohne Steuersatz unterschieden werden.
MwSt.-Buchungsgruppen
MwSt.-Buchungsgruppen dienen dazu, einen gültigen Steuersatz zu definieren, der in einer gültigen Abhängigkeit einer Transaktion zwischen Geschäftsbeziehung und Produkt gültig ist. Dabei werden folgende zwei Buchungsgruppen unterschieden:
- MwSt.-Geschäftsbuchungsgruppe
- MwSt.-Produktbuchungsgruppe
Buchungsmatrix
Die Buchungsmatrix bietet im ERP-System eine einfache Möglichkeit, Erfolgskonten für Einkauf- und Verkaufsbelege zu hinterlegen. Diese werden hier in der jeweiligen Abhängigkeit der gültigen Geschäftsbuchungsgruppe und Produktbuchungsgruppe definiert.
Im ERP-System werden zudem zwei Einrichtungen unterschieden:
- Die Buchungsmatrix
- Die MwSt.-Buchungsmatrix
Innerhalb der Buchungsmatrix werden Sachkonten auf Basis der verschiedenen möglichen Kombinationen zu Debitoren bzw. Kreditoren, zu Artikel und Ressourcen hinterlegt. Somit kann das Ziel des Umsatzerlöses der jeweiligen Buchungseigenschaft auf einfache Weise zugewiesen werden. Da die Buchungsmatrix verschiedene Felder bzw. Spalten anbieten, sollen nachfolgend die wichtigsten Spalten aufgeführt werden:
- Geschäftsbuchungsgruppe gibt eine gültige Geschäftsbuchungsgruppe für die Matrix an.
- Produktbuchungsgruppe gibt eine gültige Produktbuchungsgruppe für die Matrix an.
- Beschreibung dient als freies Textfeld für eine Beschreibung der eingerichteten Kombination.
- Gesperrt gibt an, dass die angegebene Kombination nicht mehr verwendet werden kann.
- Warenverkaufskonto (Erlöskonto) gibt das Sachkonto für die Verkaufserlöse der hinterlegten Kombination an. Sachposten werden hier sofort dann erzeugt, wenn eine Verkaufstransaktion gebucht wurde.
- Wareneinkaufskonto (Aufwandskonto) gibt das Sachkonto für die Einkaufserlöse der hinterlegten Kombination an. Sachposten werden hier sofort dann erzeugt, wenn eine Einkaufstransaktion gebucht wurde.
- Lagerverbrauchskonto gibt das Sachkonto an, auf dem der Lagerwert der gültigen Kombination gebucht werden soll. Sachposten für das Lager werden erst dann gebucht, wenn eine Lagerregulierung ausgeführt wird. Bei Bedarf kann in der Lager Einrichtung der Vorgang parallel zur Einkaufs- bzw. Verkaufsbuchung ausgeführt werden.
- Direkte Kosten Verrechnungskonto gibt das gültige Sachkonto an, das einem Kostenträger direkt zugeordnet werden kann, zum Beispiel der Materialeinkauf für ein bestimmtes Produkt.
Beispiel einer Buchung auf Sachkontenebene
Im folgenden Beispiel wurde eine Verkaufsrechnung gebucht, welche eine Kombination von einem inländischen Debitor zu einer gültigen Produktbuchungsgruppe aufweist, deren hinterlegter Steuersatz der MwSt.-Produktbuchungsgruppe 19% umfasst. Innerhalb der Verkaufsrechnung wurde eine Artikelposition bewegt.
Nachfolgend werden die hier gebuchten Zeilen kurz aufgeführt:
- Zeile 1: Warenverkaufskonto (Erlöskonto)
- Zeile 2: Direkte Kosten Verrechnungskonto
- Zeile 4: Vorsteuerkonto
- Zeile 5: Debitorensammelkonto
