In diesem Beitrag möchte ich die Grundsätze der Einkaufslieferung in Business Central aufführen. Es soll geklärt werden, was eine Einkaufslieferung ist, wie sie entsteht und welche Auswirkungen diese auf das ERP-System hat.
Wird eine Bestellung, oder ein logistischer Eingangsbeleg, gebucht (liefern), so wird Ware in angegebener Menge auf ein ausgewähltes Lager gelegt und ist ab diesem Moment für weitere logistische Prozesse und dem Vertrieb verfügbar. In der Lagereinrichtung kann die Funktion Sollkosten aktiviert werden, mit der der wertmäßige Zugang der gelieferten Ware als Sollkosten auf ein eingerichtetes Interimskonto in der Finanzbuchhaltung gebucht wird. Der tatsächliche Wert der Ware wird erst mit buchen der Einkaufsrechnung auf das hinterlegte Konto gebucht, da dieser vor einer Einkaufrechnung des Lieferanten nicht zur Verfügung steht. (siehe auch: Finanzintegration im Einkaufsmodul)
Für eine Einkaufslieferung zu Beachten
Eine Einkaufslieferung kann direkt aus einer Einkaufsbestellung, oder aber einem anderen logistischem Beleg wie z. B. dem Wareneingang erzeugt werden. Soll eine Lieferung aus einer Einkaufsbestellung heraus erfolgen, so sind in den Zeilen folgende Felder zu beachten:
- Menge beschreibt die Bestellmenge, die abweichend der gelieferten Menge sein kann.
- Menge akt. Lieferung beschreibt die Menge, die eingelagert werden soll.
- Bereits gelief. Menge beschreibt die Menge, die bereits durch eine Einkaufslieferung eingelagert wurde.
- Kred.-Lieferscheinnr. gibt die Nummer des Lieferscheins des Lieferanten an.
- Lagerortcode gibt an, auf welches Lager die Ware gebucht werden soll.
- Buchungsdatum legt das Datum der Buchung im System für den Beleg fest.
Nachdem alle benötigten Felder in einer Bestellung ausgefüllt wurden, kann mit der Schaltfläche buchen die Einkaufslieferung gebucht werden. Vor dem Buchungsprozess erscheint ein Fenster, in dem der Nutzer angeben kann, ob er seine Bestellung nur liefern, nur fakturieren, oder aber direkt beides zusammen machen möchte. Die Auswahl von Liefern wird dazu führen, dass eine geb. Einkaufslieferung als neuer Beleg aus der Bestellung entsteht, die Faktura hingegen erzeugt eine geb. Einkaufsrechnung. Wird Liefern ausgewählt und mit OK bestätigt, so wird ausschließlich die Menge des Feldes Menge akt. Lieferung in der geb. Einkaufslieferung berücksichtigt.
Untersuchung der Buchung
Wurde eine geb. Einkaufslieferung aus einer Bestellung heraus erstellt, so findet sich ein neuer Beleg in Business Central, der aus Grundlage der Einkaufsbestellung erstellt worden ist. Dieser ist nicht mehr editierbar und bildet die gelieferte Menge ab, die über eine Einkaufsbestellung gebucht (geliefert) wurde. Eine geb. Einkaufsliefrung in der Rolle des Einkäufers über das Menüband, oder unter Abteilungen/Einkauf/Einkauf/Journale/Posten/geb. Einkaufslieferungen zu finden. Anders als eine Einkaufsbestellung lassen sich in der Übersicht der geb. Einkaufslieferungen keine neuen Belege erstellen, da diese sich nur aus Bestellbelegen heraus erzeugen lassen.
Eine geb. Einkaufslieferung zeigt auf, welche Waren auf welchen Lagerort in welchen Mengen gebucht worden sind. Es gibt jedoch noch weitere Stellen, an denen eine Buchungsverfolgung möglich ist. In der Übersicht der geb. Einkaufslieferungen kann im Menüband die Aktion Navigieren ausgewählt werden. Diese ruft eine neue Seite auf, die aufzeigt, welche Artikel- und Wertposten mit dieser geb. Einkaufslieferung zusammenhängen.
Mit einem Klick auf Artikel- bzw. Wertposten führt das Programm direkt in die jeweilige Übersicht, in der die gebuchten Posten der Einkaufslieferung genauer betrachtet werden können.
Artikelposten
Die Artikelposten zeigen auf, welche Warenbewegung stattgefunden hat. Hier werden alle relevanten Daten aufgeführt, die eine Artikelbewegung beschreiben. In diesem Fall wird aufgezeigt, kann sich mit einer geb. Einkaufslieferung aus einer Bestellung Artikel in einer ausgewählten Menge auf das Lager gelegt haben. Hier in der Postenart Einkauf und der Belegart Einkaufslieferung.
Wertposten
Die Wertposten, die zur geb. Einkaufslieferung gehören, zeigen die Veränderung des Lagerwerts auf und können auchaus den Artikelposten mit der Schaltfläche Navigieren aufgerufen werden.
