Dimensionen bezeichnen Inhalte, die frei an Geschäftsprozessen angehangen werden können, um so später leicht ausgewertet werden zu können. Sie sind also Attribute und Werte, die Transaktionen wie Verkaufsaufträge verfolgen und analysieren können. Dimensionen können beispielsweise angeben, aus welchem Projekt oder aus welcher Abteilung eine Transaktion bzw. sein Posten stammt.
Im ERP-System Microsoft Dynamics 365 Business Central können grundsätzlich beliebig viele Dimensionen definiert und vergeben werden. So können z. B. verschiedene Mögliche Dimensionen an einem Artikel diesen genau bezeichnen, sodass später leicht ausgewertet werden kann, wie viele Artikel unter Berücksichtigung welcher Dimensionen verkauft wurden.
Für jede im ERP-System definierte Dimension können beliebig viele Dimensionswerte angelegt werden. Dimensionen können also verschiedene Werte annehmen, um so eine spätere Auswertung noch genauer beschreiben zu können.
Bevor mit dem Arbeiten von Dimensionen im ERP-System begonnen werden kann, sollten drei grundsätzliche Arten der Dimensionen unterschieden werden, da diese auf unterschiedliche Weise im ERP-System berücksichtigt bzw. angegeben werden können:
- Globale Dimensionen stehen im ERP-System grundsätzlich an (fast) jeder Stelle der Transaktionen zur Verfügung. Ihre Anzahl ist auf maximal zwei beschränkt. Es ist daher ratsam die am häufigsten verwendeten Dimensionen als globale Dimensionen zu definieren. Mit ihrer Hilfe können sehr einfach Analysen, Berichte oder Transaktionen gefiltert und ausgewertet werden.
- Shortcutdimensionen sind in Buchblättern und Belegzeilen verwendbar und bis auf acht Stück beschränkt. Sind globale Dimensionen vorhanden, so werden diese als die ersten zwei Shortcutdimendionen angegeben.
- Standartdimendionen werden als zusätzliche Merkmale bzw. Attribute betrachtet, die direkt an Stammdaten oder in Transaktionen angegeben werden können.
Dimensionen Einrichten
Damit Dimensionen verwendet werden können, sind diese zu Beginn in der Übersicht der Dimensionen neu anzulegen. Die Übersicht der Dimensionen ist leicht mit Hilfe der bekannten Suchfunktion oder unter Abteilungen/Finanzen/Einrichtung/Dimensionen zu finden.
Neue Dimensionen lassen sich hier direkt innerhalb der Zeilen anlegen. Es befindet sich hinter der Eintragung innerhalb der Liste also keine Datensatzkarte, die betrachtet werden muss. Dimensionen werden mit Hilfe eines eindeutigen Codes und Beschreibungen beschrieben. Zusätzlich bieten die Spalten Code Caption und Filter Caption die Möglichkeit eine Spaltenüberschrift für Buchblatt- oder Belegzeilen für Anwender anzugeben. Dieses Hilfsmittel soll die Verwendung von Dimensionen für den Anwender erleichtern.
Für vorhandene Dimensionen können Dimensionswerte definiert werden. Analog zur Sachkontenstruktur ist es auch hier möglich, Dimensionswerte mit Hilfe der Dimensionswerteart übersichtlich darzustellen. Die Schaltfläche Einrückung der Dimensionswerte ermöglicht die strukturierte Darstellung der einzelnen Werte in Form einer gewünschten Struktur. Die Begrenzung findet hier in Form der Von- und Bis-Summen statt.
Mit Hilfe der Spalte Gesperrt kann ein Wert für die Buchung bzw. Verwendung gesperrt werden.
Mit Hilfe der Schaltfläche Tabellenstandarddimensionen in der Dimensionsübersicht können Standarddimensionen für bestimmte Tabellen vorgegeben werden. Diese wird dann verwendet, wenn die Angabe bestimmter Dimensionen als Inhalt einer Tabelle zwingend erforderlich ist. Das bedeutet, dass eine Buchung ohne Vergabe der hier eingerichteten Dimension der Tabelle nicht möglich ist. Ist z. B. die Artikelgruppe als Dimension in einem Verkaufsauftrag Pflicht, so kann dieser erst dann gebucht werden, wenn die erforderliche Dimension vergeben wurde.
Dimensionen im Verkaufsprozess verwenden
Anhand eines einfachen Beispiel soll aufgeführt werden, wie Dimensionen im Tagesgeschäft innerhalb des vertrieblichen Prozesses leicht verwendet werden können, um zusätzliche Merkmale zu berücksichtigen.
Dimensionen lassen sich entweder direkt an Stammdaten hinterlegen, sodass deren Werte in neue Transaktionen wie Verkaufsbelege übertragen werden. Oder Dimensionen werden manuell innerhalb eines Beleges oder einer Belegzeile ergänzt. Die hinterlegten Dimensionen am Stammdatum, in einem Beleg oder in einem Buchungsblatt sind jeweils über die Schaltfläche Dimensionen zu finden.
Globale Dimensionen können direkt im Belegkopf auch ohne Aufruf der Dimensionen im Menüband vergeben werden. Die hier eingerichteten Dimensionen erscheinen hier mit den hinterlegten Feldbeschreibungen als zusätzliche Felder im Belegkopf. Sind keine Dimensionen vorhanden, so werden die Felder als Kostenstelle und Kostenträger angegeben. Da globale Dimensionen immer auch die ersten beiden Shortcutdimensionen reservieren, lassen sich diese auch in den Belegzeilen bearbeiten.
Werden Transaktionen mit im ERP-System gebucht, so entstehen Posten. Werden Dimensionen verwendet, so werden diese mit ihren hinterlegten Werten direkt in die Posten übergeben, sodass anschließend eine Auswertung auf deren Inhalte erfolgen kann.
Dimensionskombinationen
Um das Buchen mit widersprüchlichen oder irrelevanten Dimensionen zu vermeiden, können bestimmte Kombinationen von Dimensionen gesperrt oder einschränkt werden. Eine gesperrte Dimensionskombination bedeutet, dass nicht beide Dimensionen auf denselben Eintrag buchen können, unabhängig davon, wie die Dimensionswerte lauten.
Um neue Dimensionskombinationen zu hinterlegen, kann mit Hilfe der Suchfunktion die Übersicht der Dimensionskombinationen aufgerufen werden. Da eine Kombination nur aus existierenden Dimensionen bestehen kann, sind hier alle Kombinationen von vorhandenen Dimensionen anzugeben.
