Im Arbeitsalltag mit einem ERP-System wie Microsoft Dynamics 365 Business Central werden unzählige Daten generiert – von Verkaufszahlen über Lagerbewegungen bis hin zu Finanzkennzahlen. Doch erst durch gezielte Auswertungen und visuelle Aufbereitungen wird aus diesen Daten tatsächlich nutzbare Information. Genau hier setzt die Analyse-Funktion von Business Central an: Sie ermöglicht es Anwendern, Daten auf einfache Weise zu strukturieren, auszuwerten und zu visualisieren – und das direkt im System, ganz ohne komplexe Exporte nach Excel oder Power BI.
In diesem Beitrag stelle ich die wichtigsten Funktionen des Analysebereiches in Business Central vor und zeige, wie sie sinnvoll im Arbeitsalltag eingesetzt werden können.
Inhalt
Die Analyseansicht
Die Analyseansicht (engl. Analysis View) ist eine zentrale Funktion in Business Central, die vor allem im Finanzwesen, aber auch in Bereichen wie Einkauf und Verkauf zur Anwendung kommt. Sie ermöglicht es, jegliche Form von Tabellenbezogenen Daten in flexible Pivot-Tabellen zu überführen.
Die Analyseansicht erlaubt dem Anwender:
- beliebige Zeitvergleiche (z. B. Ist vs. Vorjahr),
- Filterung nach Kennzahlen einer Tabelle (z. B. Abteilung, Kostenstelle, Region),
- individuelle Pivot-Erstellungen und Filterungen der Ausgangsdaten einer Tabelle
Die Analyseansicht übernimmt alle Spalten, die aktiv in der ausgewählten Tabelle sichtbar waren. Werden Daten in einer zu verwendenden Analyse nicht benötigt, können diese Spalten sehr einfach mit Hilfe des Filters auf der rechten Seite der Analyse deaktiviert, also ausgeblendet werden. Zudem lässt sich hier wahlweise der Pivot-Modus aktivieren oder aussagekräftig Filtern, sodass nur die gewünschten Datensätze als Ergebnis einer Analyse angezeigt werden.
Typische Einsatzbereiche
Finanzanalyse
Im Bereich der Sachkonten sind Analyseansichten eine optimale Ergänzung zum Kontenschema. Während das Kontenschema eher für standardisierte Berichte verwendet wird, erlauben Analyseansichten flexible Kombinationen – etwa ein Vergleich von Umsatzerlösen nach Regionen über verschiedene Quartale.
Verkaufsanalyse
Auch im Verkauf können Analyseansichten verwendet werden, um z. B. Umsätze nach Artikelgruppen, Kunden oder Ländern auszuwerten. Eine typische Analyse wäre etwa:
- Umsatz pro Artikelgruppe im Vergleich zum Vorjahr,
- Umsatz je Verkäufer in einem ausgewählten Zeitraum,
- Bruttogewinn nach Kundenpostleitzahl.
Lageranalyse
Im Einkauf oder Lagerbereich kann die Analyseansicht helfen, Einkaufsvolumina nach Lieferant oder Lagerort zu bewerten oder Artikel mit geringer Umschlaghäufigkeit zu identifizieren.
Beispiel für eine Analyse: Umsatz je Verkäufer
In einem Beispiel soll für ein Unternehmen der Umsatz je aktiver Verkäufer je eingerichteter Periode ausgewertet werden. In diesem Fall also der Umsatz nach einem Verkäufercode. Als Grundlage dazu soll die Tabelle der Wertposten dienen, da in dieser gebuchte Verkaufsrechnungen und Verkaufsgutschriften zusätzlich zum Verkäufercode herangezogen werden können.
Innerhalb der Tabelle Wertposten wird die Analysefunkton aktiviert und anschließend auf die Belegart Verkaufsrechnung und Verkaufsgutschrift gefiltert. Anschließend kann der Verkäufercode als Zeilengruppe herangezogen werden und damit ein Gesamtergebnis erreicht werden. Die zu betrachtende Periode ist im Filter wahlweise anzupassen.
Best Practices und Tipps aus der Praxis
- Wenige, dafür aussagekräftige Ansichten anlegen – statt viele komplexe Kombinationen.
- In der Verkaufsanalyse empfehle ich, stets mit „Verkauftem Betrag (ohne MwSt.)“ und „Einstandspreis“ zu arbeiten – diese Werte bieten eine solide Basis für Rohertragsanalysen.
- Nutzen Sie Dimensionen konsequent, um wirklich aussagekräftige Vergleiche erstellen zu können.
Fazit
Die Analyse-Funktion in Microsoft Dynamics 365 Business Central bietet ein leistungsfähiges Werkzeug, um operative Daten gezielt auszuwerten – und das direkt im ERP-System, ohne externe Tools. Besonders für kleine und mittelständische Unternehmen, die auf schnelle Entscheidungen angewiesen sind, stellt sie einen echten Mehrwert dar.
Wer die Analyseansichten richtig einrichtet und pflegt, kann tagesaktuell auf Veränderungen reagieren, Trends frühzeitig erkennen und fundierte Entscheidungen treffen – ganz im Sinne einer modernen, datengetriebenen Unternehmenssteuerung.
