Die digitale Transformation erreicht mit Künstlicher Intelligenz (KI) eine neue Stufe – auch im ERP-Kontext. Mit der Einführung des Microsoft Copilot in Dynamics 365 Business Central bietet Microsoft eine integrierte KI-Funktionalität, die über klassische Automatisierung hinausgeht. Doch was kann der Copilot wirklich? Wie lässt er sich im Alltag nutzen? Und worauf sollten Unternehmen und Berater achten?
In diesem Beitrag werfen wir einen fachlich fundierten Blick auf den Einsatz des Copiloten in Business Central.
Inhalt
Was ist Copilot in Business Central?
Der Copilot ist eine in Business Central integrierte KI-Funktion, die auf den Large Language Models (LLM) von OpenAI basiert und über Microsoft Azure bereitgestellt wird. Er ist direkt im ERP-System eingebettet und zielt darauf ab, Anwender durch kontextbezogene Vorschläge, automatische Texterstellungen und interaktive Analysen bei ihrer täglichen Arbeit zu unterstützen.
Die Funktionen des Copilot lassen sich nicht mit klassischen Workflows oder Automatisierungen vergleichen. Vielmehr ist er ein kontextsensitiver Assistent, der natürliche Sprache versteht, Daten analysiert und Handlungsvorschläge generiert – eingebettet in die gewohnte Oberfläche von Business Central.
Die nachfolgend aufgeführten Möglichkeiten der KI von Microsoft im ERP-System Business Central orientieren sich am derzeitigem Stand, also der Version 26. Microsoft hat angekündigt, weitere Inhalte in nächsten Versionen zu ergänzen, sodass weitreichende Funktionen des Copilot zugefügt werden, um vorhandene Prozesse des ERP-Systems stark zu vereinfachen und Anwender so bei ihrer täglichen Arbeit zu unterstützen.
Aktivierung und Nutzen von Copilot
Ab der Business Central Version 23+ ist die Copilot-Integration für Anwender nutzbar. Wird das ERP-System in der SaaS, also immer in der neusten Version innerhalb der Cloud betrieben, so stehen KI-Funktionalitäten bereits zur Verfügung. Copilot ist an vielen sinnvollen Stellen des ERP-Systems integriert worden, sodass einzelne Funktionen bzw. Prozessschritte verbessert werden konnten.
Die bekannteste Möglichkeit, Copilot direkt innerhalb des ERP-Systems zu nutzen, ist der direkte Chat mit Copilot auf der rechten Seite des ERP-Systems. An dieser Stelle kann mit Hilfe natürlicher Sprache, also Texteingabe, mit der KI-Funktion geschrieben und somit Ergebnisse aus dem ERP-System geliefert werden. An dieser Stelle ist es z. B. möglich, nach Umsatz bestimmter Kunden zu fragen oder nach Eigenschaften diverser Artikel. Auch ganze Prozessschritte lassen sich an dieser Stelle von der KI vorgeben, sodass einem Anwender bei einer Frage “Wie lege ich ein Verkaufsangebot richtig an?” direkt geholfen werden kann.
Um den eigenen Copiloten des ERP-Systems zu öffnen, wird die Schaltfläche der KI am oberen rechten Rand betätigt.
Anwendungsbeispiele der KI
Verkauf und Marketing
Textvorschläge für Artikelbeschreibungen: Copilot analysiert vorhandene Daten wie Artikelbeschreibungen, Artikelattribute und Kategorien, um Langtexte zu erzeugen, die anschließend intern verwendet oder mit einer Shopify-Integration direkt im Webshop verwendet werden können.
Verkaufszeilen vorschlagen: In Verkaufsbelegen kann mit natürlicher Sprache nach Artikel oder historischen Bewegungen gesucht werden, sodass diese Inhalte als neue Zeilen übernommen werden können.
Verkaufszeilen aus Datei vorschlagen: Wird eine Datei hochgeladen, die diverse Artikel mit Mengen aufführt, so können diese direkt in einen Verkaufsbeleg übernommen werden.
Analysen mit Copilot erstellen
Listen im ERP-System Business Central können mit Hilfe der Analyse-Funktion stark vereinfach durchsucht und analysiert werden. Zudem können weitreichende Filter ein gewünschtes Ergebnis – auch mit Hilfe eines Pivot-Modus, stark vereinfachen. Um eine vorhandene Liste mit Copilot zu analysieren, wird die Copilot-Funktion am oberen linken Rand einer Liste ausgewählt. Anschließend kann mit natürlicher Sprache eine Analyse vorhandener Daten, die als Teil der Liste vorhanden sind, erfolgen.
Nummernserien erstellen lassen
In der Übersicht vorhandener Nummernserien können diese nun, statt bisher manuell, mit Hilfe von Copilot geändert, also modifiziert oder neu erstellt werden. Ist ist vor allem dann sinnvoll, wenn viele Nummern geändert oder neu hinzugefügt werden sollen, sodass Arbeitserleichterung entsteht.
Beschaffung und Lagerverwaltung
Vorausschauende Bedarfsermittlung: Copilot analysiert historische Verkaufszahlen, Saisonalität und aktuelle Lagerbestände, um Nachbestellvorschläge zu generieren
Frühwarnungen bei Lieferengpässen: KI identifiziert Abweichungen zwischen erwarteten und tatsächlichen Lieferzeiten
System- und Adminbereich
Hilfetexte auf Knopfdruck: Copilot erklärt Felder oder Tabellen direkt im Kontext (z. B. beim Erstellen eines neuen Artikels)
Vorschläge zur Prozessoptimierung basierend auf Nutzungsverhalten (z. B. häufig manuell durchgeführte Schritte)
Datenschutz
Das Thema KI wird fast immer vom Thema des Datenschutzes begleitet. Denn KI-Anwendungen werden i.d.R. mit vielen Daten versorgt, sodass dies eine Grundlage für deren Verwendung bilden kann. Wird nun ein ERP-System verwendet, in dem sensible unternehmensbezogene Daten abgelegt und gespeichert werden, so sollen diese das ERP-System nicht verlassen oder dazu dienen, andere KI-Modelle zu trainieren.
Werden KI-Funktionen innerhalb des ERP-Systems Business Central verwendet, ist der Datenschutz sichergestellt. Alle Datenverarbeitungen erfolgen innerhalb des Microsoft Trust Centers. Unternehmensdaten verlassen nicht den europäischen Tenant, sofern korrekt konfiguriert.
Grenzen und Herausforderungen
Trotz der Fortschritte darf man Copilot nicht als vollwertigen Ersatz für fachliche Expertise verstehen. Die KI basiert auf Mustern und Wahrscheinlichkeiten – sie kann unterstützen, aber keine finalen Entscheidungen treffen. Besonders bei rechtlichen oder finanziell relevanten Fragestellungen ist weiterhin die Prüfung durch Fachpersonal erforderlich. Die KI soll also das Arbeiten im ERP-System erleichtern und als eine Basis für unterstützende Arbeit verstanden werden. Sie soll nicht dazu dienen, ganze Prozesse oder Inhalte ohne Kontrolle durch einen Menschen zu bearbeiten oder abzuschließen.
Copilot Sales Agent - der nächste Schritt
Ein besonders spannendes Zukunftsthema sind die Copilot Sales Agents, die Microsoft im Rahmen seiner Dynamics 365 Vision für die kommenden Releases angekündigt hat. Dabei handelt es sich um autonome, KI-gestützte Agenten, die in der Lage sein sollen, komplette Vertriebsprozesse proaktiv zu begleiten und auszuführen – von der Angebotserstellung bis zur Nachverfolgung.
Diese Agents agieren nicht reaktiv, wie klassische Automatisierungen oder Workflows, sondern können z. B. selbstständig erkennen, wann ein Kunde potenziell ein Folgeangebot benötigt – und dieses vorbereiten oder sogar versenden. Durch die Anbindung an CRM- und ERP-Daten sind diese Agenten in der Lage, Kontext zu verstehen, Empfehlungen auszusprechen und mit anderen Systemen wie Outlook, Teams oder Viva Sales zu interagieren.
Für Unternehmen bedeutet das eine neue Dimension der Prozessautomatisierung im Vertrieb.
Fazit
Mit dem Copilot bringt Microsoft eine zukunftsweisende Komponente in das ERP-System Dynamics 365 Business Central. Für Unternehmen bedeutet das: effizientere Prozesse, bessere Dateninterpretation und ein niedrigschwelliger Einstieg in die Welt der KI-gestützten Arbeitsweise.
Wer frühzeitig auf das Thema setzt, kann nicht nur bestehende Projekte optimieren, sondern auch strategische Impulse setzen.
Tipp zum Schluss:
Unternehmen sollten jetzt die Grundlagen schaffen – also Version, Lizenz und Berechtigungen prüfen – um Copilot-Funktionen gezielt zu testen. In Pilotprojekten zeigt sich schnell, wo der größte Mehrwert entsteht.
