Im Einkaufsmodul von Business Central werden zwei Einkaufsbelege unterschieden, die primär mit der Neubeschaffung von Waren in Verbindung stehen. Die Einkaufsanfrage ist als Vorstufe zur Einkaufsbestellung zu verstehen. Sie wird genutzt, um Waren, Dienstleistungen und Konditionen mit dem Lieferanten zu vereinbaren, bevor es zu einer gültigen Bestellung im ERP-System kommt. Einkaufsanfragen sind unverbindlich und können jederzeit, auch ohne eine Bestellung ausgelöst zu haben, entfernt werden.
In Business Central werden grundsätzlich folgende Einkaufsbelege unterschieden:
- Einkaufsanfrage als erste Anfrage an einen Lieferanten für ein Angebot.
- Einkaufsbestellung als Beleg für die Abwicklung vom Bestellprozess in Business Central.
- Rahmenbestellung als Sammelbeleg, aus dem sich Bestellungen erzeugen lassen.
- Einkaufsrechnungen um direkte Einkaufsrechnungen auf Grundlage von gelieferten Positionen zu erfassen.
- Einkaufsreklamationen um gelieferte Ware beim Lieferanten zu reklamieren.
- Einkaufsgutschriften als Beleg ohne separate Warenbewegung.
Der Aufbau eines Einkaufsbelegs
Ein Bestellbeleg besteht, da es sich hier um eine Belegstruktur handelt, aus einem Belegkopf und aus Belegzeilen. Hierbei gilt, so wie in jedem anderen Beleg in Business Central die Regel: Daten im Kopf haben Gültigkeit für die Zeilen. Zeilen können in den Meisten Fällen aber abweichende Daten im Gegensatz zum Kopf enthalten. Somit erlauben wir hier also eine sogenannte 1:n Beziehung. Diese Struktur erlaubt es z. B. in den Zeilen z. B. abweichende Zusteller anzugeben.
Damit speziell ein Einkaufsbeleg in seiner Logik genutzt werden kann, sollten folgende Informationen mindestens vorliegen:
- Kreditoreninformationen (Kreditornummer & Name).
- Eine gültige Lieferadresse.
- Positionsdaten, Mengen und Preise.
- Liefertermine
Die Kopfdaten können dabei in den meisten Fällen direkt aus einem Kreditor in den Beleg übernommen werden. Dies geschieht automatisch, sodass bestimmte Informationen, wie z. B. Zahlungsbedingungen (siehe auch: Zahlungsbedingungen) direkt aus einem Kreditor in den Kopf eines Einkaufsbelegs übernommen werden. Natürlich lassen sich diese Daten im Beleg bearbeiten, sodass nicht die vorgegebenen Informationen aus dem Kreditorenstamm (siehe auch: Der Kreditorenstamm) übernommen werden müssen.
Die Positionsdaten können, wie oben bereits angedeutet, vom Kopf abweichen. Hier werden jene Daten angegeben, dies ich auf die zu erwebende Ware bezieht. Hier können Artikelnummer, Menge, Preise und Liefertermine, sowie weitere Daten angegeben werden. Neben der Art Artikel, kann auch ein Zu-/Abschlag (Artikel), ein Sachkonto, eine Bemerkung oder ein Anlagevermögen als Position angegeben werden. Werden Positionsdaten in eine Bestellzeile eingetragen, so können im Stamm vorhandene Informationen direkt in die Zeile übernommen werden. Auch diese lassen sich hiernach bearbeiten, wenn Daten abweichend der im hinterlegtem Stamm sein sollten.
Wird eine Einkaufsanfrage oder Bestellung aus einer Bestellvorschlagszeile erstellt: (siehe auch: Bestellvorschläge nutzen), so haben die Zeilen keine Auswirkungen auf die Kopfdaten des neuen Belegs, da der Bestellvorschlag immer einzelne Positionen plant. Hier kann es also z. B. vorkommen, dass die Liefertermine sich in den Positionen unterscheiden.
Wird eine Einkaufsbestellung gebucht (liefern / fakturieren), so entstehen im Hintergrund weitere Buchungen im ERP-System. So werden beispielsweise Artikel auf ein Lager oder Werte auf ein Sachkonto gebucht (siehe auch: Finanzintegration im Einkaufsmodul). Zusätzlich werden gebuchte Belege, sowie Posten im ERP-System erzeugt, die eine Relation zu den Bewegungen im System darstellen. Diese lassen sich im späterem Verlauf zwar sichten, eine Bearbeitung ist nach einem Buchungsvorgang jedoch nicht mehr möglich.
