In diesem Beitrag möchte ich euch die Einkaufsanfrage und ihre Bedienung im Business Central Webclient näher bringen. Wie ist sie aufgebaut, worauf ist zu achten und wozu dient sie?
Die Einkaufsanfrage wird als Vorstufe einer Einkaufsbestellung betrachtet. Sie stellt damit das Gegenstück zum Angebot im Verkaufsbereich dar und dient dazu, Anfragen an einen Lieferanten zu versenden, noch bevor eine Einkaufsbestellung ausgelöst wird. Somit können Bestellanforderungen oder Angebote des Lieferanten in Business Central angelegt und verwaltet werden. Eine Einkaufsanfrage hat keine Auswirkungen auf eine Bestellplanung, da die als Vorstufenbeleg im Einkauf betrachtet werden kann.
Eine neue Einkaufsanfrage lässt sich in der Übersicht der Einkaufsanfragen unter Abteilungen/Einkauf/Einkaufsanfragen über die Schaltfläche Neu erstellen. Ebenso kann eine neue Anfrage bei Bedarf auch direkt über einen Kreditor angelegt werden.
Ist eine neue Einkaufsanfrage erstellt, so kann ein Mitarbeiter im Einkauf Kopf- und Positionsdaten nach Bedarf füllen. Als Positionen werden jene eingetragen, die im ersten Schritt einer Anfrage an einen Lieferanten geschickt werden sollen. Der Einkäufer fragt einen Lieferanten also an, indem er ihm eine Angebotsforderung zukommen lässt. Kommt vom Kreditor ein Angebot zurück, so können diese Daten in Kopf und Zeile ergänzt werden. Hierzu gehören z. B. Menge und Preis, sowie Lieferdatum. Natürlich lässt sich eine Einkaufsanfrage auch erst dann erstellen, wenn bereits ein Angebot eines Lieferanten vorliegt.
Wird ein Angebot angenommen, so kann die Einkaufsanfrage mit dem Auslösen der Aktion Bestellung erstellen in eine Einkaufsbestellung überführt werden. Einkaufsanfragen, die nicht in eine Bestellung überführt werden, können bei Löschung in ein Archiv verschoben werden, sodass weiterhin ein Zugriff möglich ist. Ist kein automatisches Archivieren im ERP-System vorgesehen, so kann der Beleg manuell in einer Einkaufsanfrage unter Aktionen/Funktionen/Beleg archivieren in das Archiv verschoben werden.
