In diesem Beitrag möchte ich euch aufzeigen, was die Einkaufsbestellung in Business Central ausmacht, wie ihr Aufbau ist und wie sie in einem gültigen Beschaffungsprozess verwendet werden kann.
Die Einkaufsbestellung findet sich in der Rolle des Einkäufers unter dem Menüpunkt Einkaufsbestellungen im Rollencenter, oder aber unter Abteilungen/Einkauf/Einkaufsbestellungen. In der Übersicht aller Einkaufsbestellungen werden, wie in allen Listen, die wichtigsten Felder für eine Filterung angezeigt. Anhand der Kopfdaten lässt sich so einfach eine beliebige Bestellung finden und bearbeiten. Hierbei ist zu beachten, dass nur Bestellungen angezeigt werden, die noch Inhalt eines laufenden Geschäftsprozesses sind, also nicht abschließend fakturiert und geliefert worden sind.
Um eine neue Bestellung zu erstellen reicht es aus, auf die Schaltfläche Neu in der Übersicht zu klicken. Bei Bedarf kann eine Bestellung, wie eine Einkaufsanfrage auch, direkt aus einem Kreditor heraus erstellt werden.
Über Zuständigkeiten ist es im ERP-System möglich, Bestellungen nur ihren zugewiesenen Mitarbeitern anzuzeigen, sodass diese nur von zuständigen Mitarbeitern bearbeitet werden können. Die Zuweisung wird über das Feld Zuständigkeitseinheitencode im Bestellkopf einer Bestellung geregelt.
Der Einkäufercode hingegen dient als Platzhalter für den Zuständigen Einkäufer der Bestellung. Hinter diesem können Mitarbeiterinformationen hinterlegt werden, sodass diese bei Bedarf anschließend mit auf einer Bestellung abgedruckt werden können. Ein Einkäufercode kann ebenfalls als Verkäufercode dienen.
Die Unterscheidung zwischen Kopf und Zeilen
Eine geöffnete Bestellung ist in mehrere Register unterteilt. Diese lassen sich, wie bei Stammdaten auch, öffnen und schließen und enthalten alle benötigten Kopfdaten, um einen Bestellbeleg in einem Geschäftsprozess zu nutzen. Dabei unterscheiden sich die Register zwischen Kopf- und Zeilendaten. In Kopfdaten werden allgemeingültige Informationen gespeichert, die für die gesamte Bestellung gelten sollen, in den Zeilen werden Positionen eingetragen, die auf dessen Grundlage beschafft werden sollen. Folgende Register werden in einer Bestellung unterschieden:
- Allgemein beinhaltet alle allgemeinen Daten wie Kreditorenadresse, Belegnummer und Datum, sowie Kreditorennummer.
- Zeilen listet die zu beschaffenden Positionen auf.
- Rechnungsdetails beinhalten alle für die Faktura relevanten Informationen wie Währungscode, Zahlungsbedingung und Skonto.
- Lieferung und Zahlung definiert das Ziel der zu bestellenden Positionen, sowie den Empfänger der Einkaufsrechnung.
- Außenhandel enthält Informationen für Intrastat.
- Vorauszahlung lässt es zu, für eine Bestellung Vorauskasse zu definieren.
Belegdatum und Buchungsdatum werden als Basis für die Buchung der Lieferung & Rechnung herangezogen. Über die Kreditor und Einkaufseinrichtung kann das Buchungsdatum wahlweise als Standard leer definiert werden, damit nicht das Arbeitsdatum eingetragen wird. das Buchungsdatum sollte vom Benutzer so geändert werden, dass es den Zeitpunkt der Lieferung bzw. der Rechnungserstellung widerspiegelt.
Die Lieferadresse ist Standardmäßig der eigene im System definierte Standardlagerort (siehe auch: Einrichtung eines Mandanten), da die Ware in das eigene Lager bestellt wird. Abweichende Adressen lassen sich manuell angeben.
Die von der Bestellung verwendete Mehrwertsteuer wird auf Grundlage der Kombination von Kreditor und Artikel berechnet. Aus dem Kreditor wird die Information MwSt.-Geschäftsbuchungsgruppe genommen, sowie aus dem Artikel die angegebene MwSt.-Produktbuchungsgruppe. Beide können sich je nach Unterscheidung zwischen verschiedenen Absatzmärkten und Steuerangaben nach der eingerichteten MwSt.-Buchungsmatrix unterschieden und so Einfluss auf den Gesamtpreis der Bestellung nehmen. Neben den Steuerangaben wird zusätzlich der Rechnungsrabatt eines Kreditoren beachtet, sollte dieser hinterlegt sein und für eine Bestellung genutzt werden.
Nachdem eine Bestellung final erstellt und definiert wurde kann diese an einen Kreditor versendet werden. Hierzu kann der Bestellbeleg entweder mit Drucken ausgedruckt, oder aber per E-Mail direkt aus dem System versendet werden.
Trifft vom Lieferanten eine Bestätigung der Bestellung ein, so können etwaige Änderungen bei Bedarf übernommen, und die Bestellung vom Status Offen in Freigegeben umgestellt werden. Die Freigabe einer Bestellung erlaubt es, Ware über den Beleg einzubuchen und eine Rechnung zu schreiben, also zu buchen. Der Status ist Teil des Registers Allgemein im Kopf der Bestellung. Sollte in der Bestellung Vorauskasse definiert worden sein, so wird mit Freigabe der Bestellung diese nicht freigegeben, sondern in den Status einer Vorauszahlung versetzt, bis die hinterlegten Posten ausgeglichen wurden.
Eine Bestellung kann nach Freigabe entweder direkt, oder durch Logistik und Rechnungsbelege gebucht werden. Sollen externe Belege verwendet werden, so wird ein Wareneingang und eine Einkaufsrechnung benötigt. Beide können mehrere Einkaufsbestellungen in einem Beleg zusammenfassen und eignen sich daher gut für das Buchen von komplexeren Bestellungen unter Verwendung einer eigenen Lagerstruktur.
Bestellpositionen
Neben dem Bestellkopf werden in einer Einkaufsbestellung Bestellzeilen verwendet. Diese definieren die Positionen, die mit einer Bestellung beschafft werden sollen. Dabei werden verschiedene Arten unterschieden:
- Bemerkung dient als Freitext, der auf dem Bestellbeleg abgedruckt wird und hat keine Prozesseigenschaften.
- Sachkonto erlaubt es, Werte direkt über eine Bestellung auf ein ausgewähltes Sachkonto zu verbuchen.
- Artikel wird zum Einkauf von Lagerartikeln verwendet. (Bei Wunsch kann auch ein nicht Bestandsgeführter Artikel beschafft werden)
- WG/Anlage zur Beschaffung von Anlagevermögen.
- Zu-/Abschlag (Artikel) ordnet einem Artikel Kosten zu, die einem Artikel zugeordnet fakturiert werden und somit Auswirkungen auf den Einstandspreis haben können.
Nach Auswahl einer Art für eine Bestellzeile können weitere verschiedene Informationen für diese definiert werden. Unter Anderem können für eine Position ihre Menge, Preis und Datum der Lieferung eingetragen werden, wobei sich letzteres von den Kopfdaten unterscheiden kann und darf. Die Spalten Menge akt. Lieferung und Menge akt. Rechnung definieren die zu buchende Menge einer Position. Die Spalten werden automatisch mit der zu buchende Menge vorbelegt und ändern sich, wenn z. B. eine Teillieferung bzw. Faktura erfolgte. Um das zu verhindern kann in der Kreditoren & Einkauf Einrichtung die Vorauswahl der Menge auf leer gesetzt werden.
Preise eines z. B. eingefügten Artikels in einer Bestellzeile werden automatisch nach hinterlegter Preisstruktur errechnet und eingetragen. Dabei wird, bei mehreren gültigen Einkaufspreisen, vom System immer der günstigere bevorzugt. (siehe auch: Die Verwendung von Einkaufsartikeln, Preisen und Rabatten) Manuelle Rabatte können im Feld Zeilenrabatt % einer Bestellzeile zugefügt werden. Der Betrag im Feld Zeilenbetrag errechnet sich nach Angabe von Preis, Menge und Zeilenrabatt automatisch.
Zeilenfunktionen
Zusätzlich zu den Aktionen im Kopf einer Einkaufsbestellung gibt es zusätzlich Funktionen, die für einzelne Zeilen, also Positionen einer Bestellung ausgeführt werden können. Die Funktionen der Zeilen lassen sich direkt in diesen für eine markierte Position aufrufen und ausführen.
Diese Funktionen können z. B. dafür genutzt werden, um Textbausteine zu entfalten, Bemerkungen oder Artikelverfolgungsdaten zu hinterlegen bzw. bzw. die aktuelle Verfügbarkeit abzufragen. Auch lassen sich hier leicht neue Zeilen zufügen oder löschen.
Bestellung drucken
Um eine Bestellung nach Erstellung zu drucken, kann die Funktion hierzu im Kopf der Bestellung unter den Funktionen aufgerufen werden. Dabei ist zu beachten, dass vor eines Drucks der evtl. zu verwendende Rechnungsrabatt noch manuell für die Bestellung berücksichtigt werden muss, ist diese Option nicht automatisiert worden. Hier kann der Mitarbeiter im Kopf der Bestellung die Funktion Rechnungsrabattt berechnen ausführen. Erst hiernach ist ein Belegdruck sinnvoll.
Wird der Belegdruck mit der Funktion Drucken ausgeführt, so ist im sich darauf öffnendem Fenster zu wählen, wie oft gedruckt werden soll, ob der Beleg archiviert bzw. protokolliert wird, oder ob es reicht, eine Vorschau des Belegs zu betrachten.
