Nachdem in den vorhergegangenen Beiträgen die Beschaffung als Kernthema behandelt wurde, wird nun auf den vertrieblichen Ablauf in Business Central eingegangen. Dieser zeigt in vielen Bereichen spiegelbildliche Geschäftsprozesse auf, die analog wie jene in der Beschaffung zu nutzen sind.
Genauso wie das Einkaufsmodul im einzelnen vorgestellt und in seinen Grundlagen behandelt wurde, soll nun der Vertrieb in einzelnen Schritten in Form der wichtigsten Grundlagen aufgeführt und erklärt werden. Dabei wird an vielen Stellen deutlich werden, dass das Wissen aus dem Einkaufsbereich sinnvoll angewendet werden kann. Die folgenden Bereiche werden eine formale Auftragsabwicklung, den Aufbau der Stammdaten und Belege, sowie das Buchen von Rechnungen, Gutschriften und Reklamationen beinhalten.
Das Modul Verkauf & Marketing in Business Central ermöglicht eine komplette Abwicklung aller relevanten Geschäftsprozesse der vertrieblichen Seite. Hierzu zählt die Anlage von Kontakten, die Aufnahme von Angeboten bis hin zur Auftragsabwicklung und der dahinterliegenden Rechnung samt Lieferschein. Wichtige Einrichtungen des Vertriebs sind in der Verkauf & Debitoren Einr. zu finden. Auf diese soll später eingegangen werden.
Der vertriebliche Prozess geht in den meisten Fällen den selben Weg: Im ersten Schritt steht das vertriebliche Angebot. Auf Basis dessen kann nun ein Verkaufsauftrag erstellt und das Angebot entfernt werden. Eine Auftragsbestätigung wird erstellt und dem Kunden zur Verfügung gestellt. Der Verkaufsauftrag besteht, wie eine Einkaufsbestellung, aus Kopf und Zeilen und kann damit für einen Kunden beliebig viele Positionen beinhalten, die verkauft werden können. Hier sind, neben Artikelpositionen, auch Ressourcen und Sachkonten nutzbar, um somit z. B. Dienstleistungen oder Versandkosten buchen zu können. Nach einer erfolgreichen Auftragserfassung kann dieser nun gebucht werden. Daraus erfolgt ein Lieferschein, sowie eine Rechnung, die beide dem Kunden zugestellt werden. Der typische Prozess einer Verkaufsabwicklung ist in der Abbildung Auftragsabwicklung in Business Central aufgezeigt.
Soll eine Lieferung oder eine Rechnung nicht direkt aus einen Verkaufsauftrag heraus erfolgen, so kann in Business Central auch mit Warenausgängen und/oder Kommissionierungen gearbeitet werden. Diese Belege erlauben es die Lagerbewegungen im eigenem Lager und somit die eigene Logistik abzubilden. Eine Rechnung kann, außer über den Auftrag direkt, auch über den eigenständigen Beleg der Verkaufsrechnung erstellt und gebucht werden.
Der Abschluss der Auftragsabwicklung bildet die Buchung des Zahlungseingangs. In diesem wird der offene Posten, der auf einem Debitor anhand eines Auftrags geöffnet wurde, von seiner Zahlung ausgeglichen. Geschieht dies nicht in einer eingerichteten Frist einer Zahlungsbedingung, so wird die betroffene Rechnung in das Mahnwesen von Business Central übernommen.
Die wichtigsten Aufgaben des Vertriebs in Business Central sind:
- Kontakt- und Kundenstammverwaltung
- Artikel, Angebote, Aufträge, Verkaufspreise und Rabatte
- Lieferungen und Rechnungen
- Gutschriften und Reklamationen
