In diesem Beitrag wird aufgezeigt, wie einfach es ist, E-Mail Konten im ERP-System Business Central anzulegen, zu verwalten und aktiv in Zusammenhang mit Belegen zu verwenden. Ziel ist es, die Kommunikation aus dem ERP-System heraus so komfortabel wie möglich gestalten zu können.
Inhaltsverzeichnis
E-Mail Konten im ERP-System anlegen
Um E-Mails direkt aus dem ERP-System heraus verschicken zu können, bietet Microsoft an, E-Mail Konten oder einen SMTP-, also E-Mail-Ausgangsserver direkt im System anzulegen, damit diese Verbindung aktiv genutzt werden kann. Neue E-Mail Konten werden in der Übersicht der E-Mail Konten mit Hilfe der Schaltfläche “E-Mail-Konto hinzufügen” angelegt. Die Übersicht der E-Mail Konten kann leicht mit Hilfe der bekannten Suchfunktion gesucht und gefunden werden.
Soll ein neues Konto hinzugefügt werden, so startet Microsoft einen Assistenten, der bei der eigentlichen Einrichtung eines Kontos unterstützt. Dieser ist zu durchlaufen, sodass am Ende eine gewünschte Verbindungsart verwendet werden kann.
Um ein E-Mail Konto zu hinterlegen, werden drei technische Auswahlmöglichkeiten angeboten:
- Microsoft 365, um ein ausgewähltes Microsoft Copilot 365 E-Mail Konto zu verwenden
- Aktueller Benutzer, sodass das E-Mail Postfach des ausgewählten Benutzers für dessen Sitzung hinterlegt wird
- SMPT, um einen eigenen Ausgangsserver zu verwenden
Microsoft 365 Konto
Um dafür zu sorgen, dass alle Benutzer von einem E-Mail Konto heraus E-Mail verschicken, die Nachrichten also nicht über ausgewählte eigene Benutzer E-Mail Adressen versendet werden sollen, kann ein generisches Konto wie z. B. info@firma.de verwendet werden. Dieses Konto ist als vorhandenes Microsoft 365 Konto zu wählen und als Standard zu definieren.
Damit jeder Anwender im ERP-System auch E-Mails über das hinterlegte Konto verschicken kann, ist es notwendig, dass die jeweiligen Berechtigungen zu Verschicken von Nachrichten eingerichtet sind. So muss also sichergestellt sein, dass alle Benutzer da Recht besitzen, über die eingerichtete E-Mail Adresse Nachrichten verschicken zu dürfen.
Aktueller Benutzer
Häufig ist es Anforderung, dass E-Mails aus dem ERP-System Business Central immer vom aktuellen, also angemeldeten Benutzer verschickt werden sollen. Soll diese Möglichkeit verwendet werden, so ist von jedem aktiven Benutzer das eigene E-Mail-Konto mit der Eigenschaft “Aktueller Benutzer” zu hinterlegen. Wird diese Eigenschaft gewählt, integriert Microsoft das Benutzereigene E-Mail Konto so in das ERP-System, dass der Anwender, sendet dieser E-Mails aus dem ERP-System heraus, dies immer über sein eigenes Konto tut, also als Absender eingetragen wird.
SMPT
Wird die SMTP-Möglichkeit im Assistenten gewählt, so kann ein eigener, also Microsoft unabhängiger, SMTP-Server als E-Mail-Ausgangsserver im ERP-System als Standard für E-Mail-Nachrichten hinterlegt werden. E-Mails werden also immer über den eingerichteten Ausgangsserver verschickt.
E-Mail-Szenarios
E-Mail Szenarios können je eingerichtetes E-Mail Konto hinterlegt werden und dienen dazu, bestimmte Richtlinien zum Versenden von Belegen an einem E-Mail-Konto festzulegen. So kann z. B. das Szenario “Verkaufsauftrag” für ein E-Mail Konto zugewiesen werden, was bedeutet, dass, wenn eine Verkaufsauftragsbestätigung aus dem ERP-System versendet wird, immer das ausgewählte E-Mail Konto mit dem entsprechendem Szenario als Absender ausgewählt wird. Das kann nützlich sein, wenn verschiedene E-Mail Konten verwendet werden sollen, um Belegarten im Versand zu trennen.
Wird ein Standard E-Mail-Konto definiert, z. B. dann, wenn es nur ein generisches Konto geben soll, so werden keine Szenarien benötigt, da in diesem Fall Microsoft immer das Standard-Konto für alle Szenarien vorschlagen wird.
Werden Benutzerbezogene E-Mail Konten hinterlegt, so müssen auch für diese einzelne Szenarien festgelegt werden, da nicht ausgewählte Belegarten sonst nicht verwendet werden können.
E-Mail-Text vorgeben
In Microsoft Dynamics 365 Business Central ist es im Standard nicht möglich, eigene Signaturen für Benutzer zu verwenden. Um trotzdem eigene Texte für ausgewählte E-Mails vorausfüllen zu können, können diese Texte leicht in der Berichtsauswahl hinterlegt werden. So ist es möglich, dass eine E-Mail aus dem ERP-System nicht leer verschickt wird.
Um je Belegart einen eigenen Text als Vorauswahl zu hinterlegen, müssen diese definiert und ausgewählt werden. Dazu wird die Berichtsauswahl verwendet. Die Berichtsauwahl im ERP-System unterteilt verschiedene Bereiche wie Verkauf, Einkauf, Lager usw. und dient dazu zu definieren, welche Berichte, also welches Layout eines Beleges aus dem ERP-System generiert werden soll. Zusätzlich zu dem Beleg wird an dieser Stelle der zu verwendende Textinhalt hinterlegt, der als E-Mail-Text für eine entsprechende Belegart verwendet werden soll. In der Spalte E-Mail-Textlayout kann ein vorhandenes Layout eingetragen werden. Ist kein Layout vorhanden, so kann dieses als Word-Datei leicht selbst erstellt und anschließend hinterlegt werden.
E-Mail erstellen und senden
Ist die Einrichtung erfolgreich abgeschlossen, so können E-Mails direkt aus dem ERP-System versendet werden. Hierzu wird ein entsprechender Beleg ausgewählt und die Menüfunktion “E-Mail” oder “E-Mail senden” zu verwenden. Diese öffnet anschließend eine E-Mail, welche vor dem Versand noch gesichtet, also in einem Editor bearbeitet werden kann. Wurde die Funktion aus einem Beleg aufgerufen, so wird dieser in PDF-Format als Anhang automatisch mitgeführt. Bei Bedarf können weitere Anhänge ergänzt oder der vorgeschlagene E-Mail Text geändert werden, bevor die E-Mail mit der Funktion “E-Mail senden” an den Empfänger gesendet wird.
