Die Grundlage für die Verwaltung von Kunden in Business Central bildet der Debitorenstamm. In ihm werden die Basisdaten wie Name, Adresse und andere Details, wie Buchungsgruppen und Zahlungsbedingungen festgehalten. Der Debitorenstamm bildet damit das ab, was der Kreditorenstamm für die Beschaffung ist. Diese Analogie beschränkt sich nicht nur auf die funktionalen Prinzipien, sondern auch auf den Aufbau des Datenstamms.
Die Debitorenübersicht
Die Debitorenübersicht ist in Business Central entweder über einen entsprechenden Menüpunkt auf der Startseite, über die allgemeine Suche oder über die Abteilungen unter: Abteilungen/Verkauf und Marketing/Verkauf/Debitoren zu erreichen. In der Übersicht werden alle wichtigen Informationen wie z. B. Zahlungsbedingung, Name, Adresse, Telefonnummer und Zuständigkeit angezeigt. Um die hier aufgeführten Informationen zu ergänzen oder anzupassen, kann die Personalisierung des Clients genutzt werden.
Um einen neuen Debitoren zu erstellen, kann die Schaltfläche Neu in der Übersicht genutzt werden. Um einen schon vorhandenen Debitor zu öffnen und seine Daten zu bearbeiten, kann dieser mit einen Klick auf seine Nummer in der Übersicht geöffnet werden. Hier kann, analog zur Kreditorenkarte, die Debitorenkarte in ihren Feldern frei bearbeitet werden. Da der Aufbau der Debitorenkarte fast exakt der eines Kreditoren entspricht (siehe: Der Kreditorenstamm), werden nachfolgend nur die wichtigsten Eigenschaften und Besonderheiten des Debitors aufgeführt.
Die Debitorenkarte
Genau wie ein Kreditor auch, müssen im Debitorenstamm einige Felder als Pflichtfelder berücksichtigt werden, damit mit dem Datensatz gearbeitet werden kann. diese werden als wichtigste Felder nachfolgend aufgeführt:
- Nr, im Register Allgemein als Primärschlüssel des Kunden.
- Geschäftsbuchungsgruppe im Register Fakturierung und Pflichtfeld für die Buchung im System.
- MwSt.-Geschäftsbuchungsgruppe im Register Fakturierung und Pflichtfeld für die Buchung im System.
- Debitorenbuchungsgruppe im Register Fakturierung und Pflichtfeld für die Buchung im System.
Die Debitorenkarte umfasst, getrennt von Registern, viele Felder, die der Kreditorenkarte sehr ähnlich sind und im Weitesten auch genauso funktionieren. Ebenso können auch in der Debitorenkarte, oder aus der Übersicht der Debitoren heraus Aktionen und Funktionen aus dem Menüband genutzt werden, um z. B. neue Beleg zu erstellen, Auswertungen zu starten oder zu verknüpften Posten zu navigieren.
Lieferung und Rechnung
Oft kommt es vor, dass Kunden nicht nur eine, sondern viele verschiedene Lieferadressen besitzen. Um diesen Fall im System abbilden zu können, ist es möglich im Menüband die Schaltfläche Lief. an Adressen auszuwählen. Diese öffnet ein neues Fenster, in dem abweichende Lieferadressen angelegt werden können. Bei Bedarf können diese in einem Verkaufsauftrag an den Kunden ausgewählt werden, ohne, dass alle abweichende Daten ständig manuell in den Verkaufsauftrag eingetragen werden müssen. Die Identifikation der einzelnen abweichenden Adressen erfolgt hierbei über den Liefer an Code. Neben Adressdaten, kann hier auch eine abweichende GLN und ein Lagerortcode eingetragen werden, der das jeweilige Auslieferungslager beschreibt.
Neben einer Abweichenden Lieferadresse kann es in Konzernstrukturen manchmal von Nöten sein, die Rechnung an einen anderen Kunden als den Bestellkunden zusenden. In diesen Fällen kann das Feld Rech.an Debitor auf der Debitorenkarte im Register Fakturierung genutzt werden. Hier kann die Debitorennummer des Debitors hinterlegt werden, der die Rechnung des Bestellkunden übernehmen soll. Dieser wird für einen Verkaufsauftrag automatisch herangezogen und kann dort, falls gewünscht, manuell geändert werden. Es ist zu beachten, dass die Rechnungsposten bei Nutzung dieser Funktion auf den abweichenden Debitoren, also nicht auf den Bestellkunden gebucht werden. Auf den Belegen wird das System automatisch den abweichenden Rechnungskunden aufführen.
Zahlungen
Der Debitor weist einige Einstellungen betreffend der Zahlungen auf, die beachtet werden sollten. Eine von ihnen ist das Kreditlimit, welches im Feld Kreditlimit (MW) auf der Debitorenkarte im Register Allgemein definiert werden kann. Keine Eintragung, oder eine 0 bedeutet, dass der jeweilige Debitor ein unbegrenztes Limit aufweist. Falls eine Prüfung aktiviert ist, so wird eine entsprechende Warnung beim Erfassen eines Verkaufsauftrags oder eines Verkaufsangebots aufgezeigt. Soll hier eine entsprechende Funktion erfolgen, so ist diese in der Debitoren & Verkauf Einr. zu definieren.
- Beide Warnungen prüft auf Kreditlimit und fälligem Saldo.
- Kreditlimit prüft, ob offene Verkaufsaufträge und Rechnungen das Kreditlimit des Debitors übersteigt.
- Fälliger Saldo prüft, ob überfällige Rechnungen vorhanden sind und der Debitor sich daher in Zahlungsrückstand befindet.
- Keine Warnung deaktiviert alle Prüfungen.
Zusätzlich werden weitere Felder für die wichtigsten Zahlungseinstellungen im Debitorenstamm benötigt:
- Ausgleichsmethodencode gibt an, wie die Zahlungen von Posten für den Debitor ausgeglichen werden.
- Zlg.-Bedingungscode gibt die dem Debitor zugewiesene Zahlungsbedingung an (siehe: Zahlungsbedingungen).
- Mahnmethodencode gibt an, wie Mahnungen bei überfälligem Saldo für einen Debitoren behandelt werden.
Soll ein Barverkauf genutzt werden, in dem nicht jeder Kunde namentlich und mit eigenen Daten als Datensatz im System festgehalten werden soll, kann ein sogenannter Dummy-Debitor erstellt werden. Dieser besitzt eine abweichende Geschäftsbuchungsgruppe, sowie Debitorenbuchungsgruppe. Außerdem kann für den Zahlungsformcode im Inforegister Zahlungen ein entsprechender Code für Barzahlung hinterlegt werden. Hinter dem Zahlungsformcode kann als Gegenkontonummer die Sachkontennummer der Kasse eingetragen werden. Mit dieser Einstellung wird beim Buchen einer Rechnung für den Debitor der offene Posten sofort durch eine Buchung auf das Gegenkonto der Zahlungsform geschlossen.
