In der Realität des Beschaffungsprozesses kommt es immer wieder vor, dass ein Lieferant bewusst oder unbeabsichtigt eine größere Menge liefert, als ursprünglich bestellt wurde. Um mit dieser Situation umzugehen, bietet Microsoft Dynamics 365 Business Central die Möglichkeit, sogenannte Überschussmengen für Eingangsware, zu definieren und automatisiert zu verarbeiten. In diesem Beitrag zeige ich, wie diese Funktion eingerichtet und sinnvoll im Einkauf eingesetzt werden kann.
Inhalt
Was ist eine Überschussmenge?
Überschussmengen bezeichnen Liefermengen, die über die im Bestellbeleg hinterlegte Menge hinausgehen. Oft wird in diesem Zusammenhang auch von einer sogenannten Überlieferungsmenge gesprochen. In vielen Branchen ist eine geringfügige Überschreitung üblich oder sogar vertraglich vorgesehen – z. B. in der Druck-, Verpackungs- oder Lebensmittelindustrie. Um diese Mengen korrekt zu erfassen, zu lagern und zu bewerten, kann in Business Central eine Toleranz hinterlegt werden.
Ohne eigenen Entwicklungen, war es im Standard von Business Central bisher nicht möglich, Überschussmengen korrekt so zu berücksichtigen, dass die Mehrmengen über die selbe Position gebucht werden, die bestellt wurde. Das bedeutet, dass bisher eine neue Position in eine Einkaufsbestellung zugefügt werden musste, um Überschussmengen abbilden zu können. Dies ist vor allem dann aufwendig, wenn das Lager die Überschussmenge nicht direkt buchen kann, sondern auf den Einkauf angewiesen ist, der eine entsprechende Position manuell im Beleg der Einkaufsbestellung ergänzen muss.
Überschussmengen einrichten
Damit für ausgewählte Artikel im ERP-System Business Central eine Eingangsüberschussmenge berücksichtigt werden kann, müssen diese vorab eingerichtet werden und bei ausgewählten Artikel angegeben werden. Um dies zu erreichen, ist die Artikelkarte zu öffnen und anschließend das Feld Eingangsüberschusscode im Inforegister Lagerbestand zu berücksichtigen. Das Feld erlaubt die Angabe eines Codes, der bestimmt, in welcher Höhe eine entsprechende Menge für einen ausgewählten Artikel als Überschussmenge berücksichtigt werden darf. Neue Codes können an dieser Stelle sehr einfach definiert werden.
Eine Überschussmenge kann dabei nur in der Höhe von 1 – 100% erlaubt werden. Ist die Menge zum Buchen höher, so muss eine neue Position in der Einkaufsbestellung für diese Menge ergänzt werden. Wird also beispielsweise 50% erlaubt und kommt statt eine erwartete Menge von 100 die Menge 150 an, so kann diese Menge direkt für eine Buchung berücksichtigt werden.
Ist ein Überschusscode als Standard markiert und für einen Artikel ausgewählt, so wird dieser automatisch für eine Eingangsbuchung berücksichtigt, ohne, dass der Code in einer Einkaufsbestellung oder im Wareneingang sichtbar ist.
Anwendung im Einkaufsprozess
Nach erfolgreicher Einrichtung prüft Business Central beim einer Zugangsbuchung automatisch, ob eine zu erfassende Lieferung innerhalb der erlaubten Toleranz liegt:
- Im Wareneingang oder der Einkaufsbestellung erscheint eine Warnung, falls die Menge die Grenze überschreitet.
- Ist die Überschreitung innerhalb der erlaubten Grenze, kann die Buchung dennoch durchgeführt werden.
- Liegt sie über der erlaubten Grenze, blockiert Business Central die Buchung.
Fazit
Die Funktion eignet sich besonders für Unternehmen, die regelmäßig mit Lieferanten zusammenarbeiten, bei denen Überschussmengen üblich sind. Für Artikel, bei denen eine exakte Stückzahl entscheidend ist (z. B. bei Projektfertigung), sollte der Wert auf 0 % gesetzt werden. bzw. die Funktion nicht verwendet werden. Zudem kann nach einer erfolgreichen Buchung der Überschussmenge diese innerhalb einer Einkaufsrechnung nicht mehr nachvollzogen werden. Soll also im Bereich der Rechnungsstellung des Lieferanten eine Mehrmenge als solche klar zu erkennen sein, so sollte diese Funktion ebenfalls nicht verwendet und stattdessen eine eigene, neue Position für eine Zubuchung in einer Einkaufsbestellung zugefügt und gebucht werden.
Mit dem gezielten Einsatz der Funktion Überschussmenge in Business Central lassen sich Prozesse im Einkauf optimieren, ohne zusätzliche Komplexität zu schaffen. Die saubere Einrichtung im Artikelstamm ermöglicht eine automatisierte, aber dennoch flexible Handhabung im Tagesgeschäft.
