In diesem Video möchte ich euch die wichtigsten Einrichtung aufzeigen, die zur Einrichtung eines neuen Mandanten notwendig sind.
Ein Mandant ist eine in sich abgeschlossene Instanz im ERP-System, dessen Daten nicht von anderen Mandanten des selben Systems eingesehen werden können. Siehe hierzu Was ist Microsoft Business Central? Damit ein Mandant, also eine eingerichtete Firma auch im System arbeitsfähig ist, werden einige Einrichtungen vorausgesetzt. Diese Einrichtungen sind immer noch vor einer Definition von spezifischen Geschäftsprozessen zu tätigen.
Firmendaten
Die Firmendaten stellen die zentrale Information des ausgewählten Unternehmens dar. Hier werden wichtige Informationen wie: Firmenadresse, Kontakt- und Steuerdaten gepflegt. Wichtige Einrichtungen sind hier:
- Firmenname, der den namen der Firma repräsentiert.
- Adresse, also die Adresse des Firmensitzes
- USt-IdNr.
- Im Register Zahlungen die Bankverbindungen, damit diese im System bekannt und hinterlegt sind. Zudem ist es möglich, diese auf Belegen drucken zu lassen.
- Steuerdaten werden im Register Steuerbehörde eingetragen.
Finanzbuchhaltung Einrichtung
Diese Einrichtung enthält weitere wesentliche Informationen des eigenen Unternehmens. Hierzu zählt z. B. der Zeitraum des Buchens von Transaktionen, die eigene Währung, also Mandantenwährung, das Adressformat, sowie Mehrwertsteuer, Skontoberechnung und Rechnungsgründe.
Nummernserien
Nummernserien werden in Business Central an vielen verschiedenen Stellen eingesetzt. So bekommt jeder erstellte Beleg, jeder Stammdatensatz eine eigene Nummer zugewiesen, den sogenannten Primärschlüssel. Dieser repräsentiert eine im System eindeutige Kennzahl für einen Datensatz, den es nicht doppelt geben darf. Nummernserien werden z. B. eingesetzt für:
- Stammdaten (Artikel, Debitoren, Kreditoren, Kontakte)
- Buchungen (Verkaufsrechnungen, Lieferscheine usw.)
- Belege (Bestellung, Verkaufsauftrag usw.)
Die eigentliche Einrichtung der Nummernserie sieht zwei Schritte vor: Im ersten Schritt erfolgt die eigentliche Definition, im zweiten die Zuweisung der hinterlegten Nummern. Diese werden in den Zeilen der Nummernserie definiert. Zudem kann entschieden werden, ob Nutzer Nummern auch manuell vergeben und ändern dürfen. Nummernserien lassen sich nach Definition an vielen verschiedenen Stellen im System für Belege und Stammdaten einrichten. Dazu sind folgende Punkte zu erwähnen:
- Nummernserienverbindung dient dazu, mehrere Nummernserien in einem Bereich zu verwenden. Diese werden in der Nummernserienverwaltung nach Auswahl über die Aktion Verbindungen geöffnet und verknüpfen eine Nummernserie mit einer anderen Nummernserie
- Nummernserienzuordnung dient der Zuordnung eingerichteter Nummernserien im ERP-System an Stammdaten, Belegen oder Buchungen. Einrichtungen hierzu findet man z. B. in der Debitoren & Verkaufeinrichtung oder in der Lagereinrichtung.
Währungen
Business Central kennt nicht nur die eigene Mandantenwährung (MW), sondern kann auch mit Fremdwährungen umgehen, diese also auch buchen. Verschiedene Währungen sind daher in einer Einrichtung zu beachten. In der Listenansicht der Währungen, zu finden unter Währungen, können verschiedene Fremdwährungen eingerichtet werden. Nach Hinterlegung von Code und Beschreibung ist es hier notwendig, auch Sachkonten für die Buchung von Kursgewinnen oder Verlusten und Betragsrundungen zu definieren. Für die Rechnungs- und Betragsrundungspräzision sollte i.d.R. immer ein Wert von mindestens 0,01 eingetragen werden, damit das System Cent genau buchen kann, auch, wenn die Rundungen andere Werte errechnen.
Damit sich Wechselkurse im System täglich aktualisieren ist ein Automatismus einzurichten, der die aktuellen Werte der Zentralbank aus dem Internet abrufen kann, um diese dann im ERP-System einzutragen.
Perioden
Die Buchhaltungsberioden dienen in Business Central zur Festlegung des Geschäftsjahres und zur Durchführung eines Jahresabschlusses. Über die Perioden kann jede Buchung zu einem Geschäftsjahr zugeordnet werden. Die Verwaltung der Buchhaltungsperioden erfolgt unter der Seite Buchhaltungsperioden, die leicht mit Hilfe der Suchfunktion gefunden werden kann.
Neben den Buchhaltungsperioden sind in weiteren Bereichen Perioden anzulegen bzw. vorhanden:
- Lagerbuchungsperioden können zu Zulassung zulässiger Datumsbereiche eingesetzt werden.
- Basiskalender können in der Warenwirtschaft zur Definition von Arbeitsfreien Tagen herangezogen werden. Der Basiskalender wird als Globale Instanz in den Firmendaten angelegt und gilt somit für den kompletten Mandanten als gesetzte Definition. Zusätzlich lässt sich ein Kalender auch am Zusteller, Debitor oder Lieferanten (Kreditor) definieren.
Weitere wichtige Elemente
Neben den eben beschriebenen Punkten sind weitere ebenfalls vor Nutzung von Business Central zu beachten:
- Postleizahlen definieren im Gegensatz zum Länder-/Regionscode frei zu erfassende Orte bzw. Zahlen. Als Unterstützung der manuellen Eingabe des Nutzer kann es sinnvoll sein, Postleizahlen und Orte dahinter vor einem Systemstart zu definieren.
- Adressformate können sich ändern, wenn z. B. Kunden (Debitoren) oder Lieferanten (Kreditoren) im Ausland sitzen. Die Verwaltung der verschiedenen Adressformate ist unter Länder/Regionen einzurichten bzw. zu definieren.
- Sprachen können in Form von Sprachcodes im System hinterlegt werden. Anhand eines Sprachcodes können so Belege, also Drucke übersetzt werden, sodass auch international verständliche Belege genutzt werden können. Einzurichten sind Sprachen unter der Seite Sprachen im System.
