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Kontakte

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Kontakte dienen in Business Central zur Verwaltung von Personen, also Ansprechpartnern, sowie für Unternehmen. Dabei kann eine Person einem Unternehmen angehören und somit ein Ansprechpartner dessen sein. Kontakte sind als Grundlage für die Nutzung der Systemeigenen Marketingbereiche zu verstehen. Hier sind z. B. die Kampagnen oder die Verkaufschancen zu nennen. In vielen Unternehmen werden Kontakte aber auch deshalb geführt, da durch diese eine erweiterte Adressverwaltung ermöglicht wird.

Der Kontakt bildet die Grundlage, das Fundament eines Debitors oder Kreditors Diese lassen sich aus einem Kontakt erzeugen, wobei die schon hinterlegten Daten des Kontakts dabei berücksichtigt und in den neuen Datensatz übernommen werden.

Kontaktliste und Karte

Kontaktübersicht

Die Liste aller im System befindlichen Kontakte ist über die Suche mit dem Stichwort Kontakt, oder aber über Abteilungen/Verkauf und Marketing/Verkauf/Kontakte zu erreichen. In ihr werden, wie in Listen üblich, alle relevanten Felder hinterlegter Kontakte in Listenform dargestellt. Diese lassen sich bei Bedarf über die Mechanismen des Webclients anpassen. Ein neuer Kontakt kann wie üblich über die Schaltfläche Neu erstellt werden.

Kontaktkarte

Auf der Kontaktkarte lassen sich in verschiedenen Inforegistern wichtige Daten eines Kontaktes eintragen. Dabei kann ein Kontakt an dieser Stelle alles sein, ohne, dass es einen Debitor- bzw. Kreditorbezug benötigt. Ein Kontakt ist in diesem Moment als Unternehmen bzw. Personenkontakt zu sehen, aus dem zur gegebener Zeit ein Debitor oder Kreditor entstehen kann.

Synchronisation

In Business Central können aus Kontakten Debitoren oder Kreditoren erstellt werden. Hierzu dient eine Funktion in der Menüleiste des Kontaktes. Unter Funktionen/Erstellen als kann gewählt werden, ob aus einem Kontakt ein Debitor, Kreditor oder Bankkonto erstellt werden soll. Anders herum ist es möglich, Kontakte vom System automatisch dann erstellen zu lassen, wenn ein neuer Debitor bzw. ein neuer Kreditor im ERP-System angelegt wird. Hier dient die Synchronisation in der Marketing Vertrieb Einrichtung. In dieser kann ein Nummernkreis definiert werden, welcher zur Synchronisierung herangezogen werden soll.

Datensatz aus Kontakt erstellen

Soll ein bereits vorhandener Kontakt z. B. als Debitor erstellt- und nicht sofort als neuer Debitor erzeugt werden, da dieser Schritt eine Kontakt-Dublette erstellen würde, die es zu vermeiden gilt, kann stattdessen, wie bereits beschrieben, ein Debitor direkt aus einem Kontakt heraus erstellt werden.

Sobald ein neuer Datensatz aus einem Kontakt erstellt wurde, sind Kontakt und Datensatz verknüpft. So kann von einem Kontakt leicht in den z. B. dahinterliegenden Debitor oder vom Debitor in den jeweiligen zugehörigen Kontakt gewechselt werden. (siehe auch: Der Debitorenstamm)

Dublettenprüfung

Da es zu verhindern gilt, dass Datensätze doppelt oder mehrfach angelegt werden, sollte vor einer Anlage eines neuen Datensatzes (Debitor, Kreditor) aus einem Kontakt die Dublettenprüfung genutzt werden. Diese erkennt evtl. bereits vorhandene Kontakte im System und hilft so dabei, doppelte Anlagen zu vermeiden.

Dublettenprüfung nutzen

In der Marketing Vertrieb Einrichtung kann die Dublettenprüfung aktiviert werden. Die Reihenfolge, anhand derer die Zeichenfolgen für die Dublettenprüfung geprüft werden, lässt sich ebenfalls über die Einrichtung und Navigieren/Einrichtung/Dublettensuchtext Einrichtung einrichten.

Kontakte und Belege

Kontakte lassen sich in Business Central auch für Belege nutzen. Hierbei kann ein Kontakt z. B. für ein Verkaufsangebot im Verkaufsbereich genutzt werden. Dieser Beleg ist unverbindlich, weshalb hierfür kein Debitor benötigt wird. Verkaufsaufträge hingegen lassen sich nur für  Debitoren anlegen. Damit ist es möglich, reine Kontakte gegenüber den eigentlichen Geschäftspartnern deutlich zu trennen. Soll aus einem für ein Kontakt bestehendem Verkaufsangebot ein Verkaufsauftrag erstellt werden, so wird der vorhandene Kontakt in diesem Schritt automatisch in einen Debitor umgewandelt, damit der eigentliche Verkaufsprozess sofort fortgeführt werden kann.

Dieser Beitrag hat einen Kommentar

  1. Marcel Kaminski

    Sehr informativ, vielen Dank!

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