Im Vertriebsmodul von Business Central werden zwei Verkaufsbelege unterschieden, die primär mit dem Verkauf von Waren in Verbindung stehen. Das Verkaufsangebot ist als Vorstufe zum Verkaufsauftrag zu verstehen. Es wird genutzt, um Waren, Dienstleistungen und Konditionen einem potenziellen Kunden zu unterbreiten, bevor es zu einem gültigen Auftrag im ERP-System kommt. Verkaufsangebote sind unverbindlich und können jederzeit, auch ohne einen Auftrag ausgelöst zu haben, entfernt werden.
Verkaufsaufträge in Business Central dienen zur Verwaltung des Verkaufsprozesses, angefangen über der Erfassung des Belegs, über die Lieferung von Ware und / oder Dienstleistungen bis hin zur Rechnungserstellung.
In Business Central werden grundsätzlich folgende Verkaufsbelege unterschieden:
- Verkaufsangebot als erstes Angebot an einen Kunden.
- Verkaufsauftrag als Beleg für die Abwicklung vom Verkaufsprozess in Business Central.
- Rahmenauftrag als Sammelbeleg, aus dem sich Verkaufsaufträge erzeugen lassen.
- Verkaufsrechnung um direkte Verkaufsrechnungen auf Grundlage von gelieferten Positionen zu erfassen.
- Verkaufsreklamation um retournierte Ware vom Kunden anzunehmen.
- Verkaufsgutschriften als Beleg ohne separate Warenbewegung.
Der Aufbau eines Verkaufsbelegs
Ein Verkaufsbeleg besteht, da es sich hier um eine Belegstruktur handelt, aus einem Belegkopf und aus Belegzeilen (siehe: Einkaufsbelege). Hierbei gilt, so wie in jedem anderen Beleg in Business Central die Regel: Daten im Kopf haben Gültigkeit für die Zeilen. Zeilen können in den Meisten Fällen aber abweichende Daten im Gegensatz zum Kopf enthalten. Somit erlauben wir hier also eine sogenannte 1:n Beziehung. Diese Struktur erlaubt es z. B. in den Zeilen z. B. abweichende Zusteller anzugeben.
Damit speziell ein Verkaufsbeleg in seiner Logik genutzt werden kann, sollten folgende Informationen mindestens vorliegen:
- Debitoreninformationen (Debitorennummer & Name).
- Eine gültige Lieferadresse.
- Positionsdaten, Mengen und Preise.
- Liefertermine
Die Kopfdaten können dabei in den meisten Fällen direkt aus einem Debitor in den Beleg übernommen werden. Dies geschieht automatisch, sodass bestimmte Informationen, wie z. B. Zahlungsbedingungen (siehe auch: Zahlungsbedingungen) direkt aus einem Debitor in den Kopf eines Verkaufsbelegs übernommen werden. Natürlich lassen sich diese Daten im Beleg bearbeiten, sodass nicht die vorgegebenen Informationen aus dem Debitorenstamm (siehe: Der Debitorenstamm) übernommen werden müssen.
Die Positionsdaten können, wie oben bereits angedeutet, vom Kopf abweichen. Hier werden jene Daten angegeben, dies ich auf die zu erwebende Ware bezieht. Hier können Artikelnummer, Menge, Preise und Liefertermine, sowie weitere Daten angegeben werden. Neben der Art Artikel, kann auch ein Zu-/Abschlag (Artikel), ein Sachkonto, eine Bemerkung, eine Ressource oder ein Anlagevermögen als Position angegeben werden. Werden Positionsdaten in eine Verkaufszeile eingetragen, so können im Stamm vorhandene Informationen direkt in die Zeile übernommen werden. Auch diese lassen sich hiernach bearbeiten, wenn Daten abweichend der im hinterlegtem Stamm sein sollten.
