In modernen ERP-Umgebungen wird es zunehmend wichtiger, Daten nicht nur zu erfassen und zu verarbeiten, sondern diese auch schnell, visuell und kontextbezogen auszuwerten. Microsoft Dynamics 365 Business Central bietet genau hierfür eine elegante Integration mit Power BI – und das bereits mit wenigen Klicks. Dieser Beitrag zeigt, wie einfach die Anbindung gelingt, welche kostenfreien Inhalte zur Verfügung stehen und welchen konkreten Nutzen die Integration für Anwender im Tagesgeschäft bringt.
Inhalt
Power BI - Was steckt dahinter?
Power BI ist das zentrale Tool von Microsoft, wenn es um Auswertungen von Daten geht. Es ermöglicht die Verbindung mit unterschiedlichsten Datenquellen, die Modellierung von Daten und deren Visualisierung in Form interaktiver Dashboards. Im Zusammenspiel mit Business Central bietet Power BI einen direkten Zugriff auf ERP-Daten, z. B. zu Debitoren, Verkäufen oder Lagerwerten – ohne die Systemumgebung verlassen zu müssen. Wurden in älteren Versionen des ERP-Systems noch Berichte, also Reports für Auswertungen von Daten herangezogen, so lässt sich Power BI als Teil der Power Platform von Microsoft sehr einfach mit dem ERP-System Business Central verbinden. Das Ziel: Auswertungen nicht nur abgeschlossen und statisch im ERP-System, sondern außerhalb in einem externen Tool so ermöglichen, dass diese grafisch leicht verständlich und dennoch so komplex sind, dass alle Anforderungen an benötigten Auswertungen vorhanden sind.
Power BI mit Business Central verbinden
Grundsätzlich ist es möglich, Power BI mit dem ERP-System Business Central so zu verbinden, dass beliebige Tabellen und damit Daten ausgewertet werden können. Dies erfordert jedoch das Wissen, diese Auswertungen selbstständig zu entwerfen und das ERP-System an den richtigen Stellen nach Power BI zu verbinden, sodass als Ergebnis eigene Auswertungen zur Verfügung stehen. Grundsätzlich ist dieses vorgehen möglich und für größere Betriebe oder komplexere Auswertungen der richtige Weg, um genau die Daten zu erhalten, die benötigt werden.
Für viele kleinere und mittelständige Unternehmen hat Microsoft eine zusätzliche Möglichkeit geschaffen, sehr schnell und sehr einfach fertige Auswertungen zu verwenden, um die wichtigsten Kennzahlen der verschiedenen Bereiche aus dem ERP-System Business Central zu erhalten. Dabei ist die Installation der Auswertungen in wenigen Minuten erfolgt, sodass erste Ergebnisse direkt sichtbar gemacht werden können. Darüber hinaus bietet Microsoft diese Auswertungen aktuell kostenfrei an, sodass einzig eine Power BI Pro Lizenz benötigt wird, um diese mit dem ERP-System Business Central zu verwenden.
Schritt 1: Power BI und Business Central technisch verbinden
- Power BI-Konto vorbereiten
Voraussetzung ist ein Microsoft-Konto mit Zugriff auf Power BI (Pro-Version). Das Konto muss mit der Business-Central-Umgebung verbunden sein. Das heißt, dass beide Tools Teil des selben Tenat sein müssen. - Anmeldung in Business Central
In Business Central wird unter dem Punkt „Power BI-Berichte“ (schnell erreichbar über die Suche mitAlt+Q) die Integration konfiguriert. - Verbindung autorisieren
Nach dem Klick auf „Power BI-Anmeldung verwalten“ wird die Authentifizierung über das Microsoft-Konto vorgenommen. Anschließend kann Business Central auf den Power BI-Tenant zugreifen.
Schritt 2: Kostenfreie Apps aus dem AppSource in Power BI installieren
Microsoft bietet in der Power BI AppSource eine Reihe kostenfreier Inhalte, die speziell für Business Central entwickelt wurden. Besonders hervorzuheben sind hier die folgenden Inhalte:
- Business Central – Financials
- Business Central – Sales
- Business Central – CRM Inventory
- Business Central – Purchase
Die Installation erfolgt direkt über das Power BI-Webportal:
- Im Power BI-Service auf „Apps“ → „Apps abrufen“ klicken
- Im Suchfeld z. B. nach „Business Central“ filtern
- Die gewünschte App auswählen und installieren
- Beim erstmaligen Öffnen der App wird die Datenquelle abgefragt: Hier wählt ist die eigene Business-Central-Umgebung auszuwählen
Je nach Umfang kann es einige Minuten dauern, bis die Daten geladen und die Berichte vollständig dargestellt sind.
Schritt 3: Power BI-Berichte in Business Central einbinden
Nach erfolgreicher Installation lassen sich die Dashboards und Visualisierungen direkt in Business Central anzeigen. Hierfür ist wie folgt vorzugehen:
- Power BI-Berichte in Business Central öffnen
Über die Seite „Power BI-Berichte“ können alle verbundenen Berichte aufgerufen werden. Eine Auswahl der Berichte findet sich in den jeweiligen Rollencentern für Einkauf, Verkauf Lager usw. - Unterstütze Einrichtung
Mit Hilfe der unterstützen Einrichtung kann nun für eine ausgewählte Rolle bze. Bericht die zuvor installierte App aus Power BI ausgewählt werden. Es ist also entscheident, dass für den ausgewäjhlten Bereich z. B. Vertrieb entsprechend die Sales App ausgewählt wird, damit Auswertungen angezeigt werden können. Nach erfolgreicher Auswahl und Abschluss der unterstützen Einrichtung, können die Berichte verwendet werden. Dieses Vorgehen ist für alle Bereiche zu wiederholen bzw. die vorhandenen bereits installierten Apps für die Bereiche des ERP-Systems zu wählen.
Praxisbeispiel: Verkaufsübersicht im Vertriebsmodul
Ein Vertriebsmitarbeiter möchte tagesaktuell die Verkaufszahlen aller Verkäufer sehen. Anstatt einen Report zu generieren oder eine Analysefunktion zu nutzen, genügt ein Blick auf das Dashboard innerhalb von Business Central. Dank Power BI erscheinen die Daten visuell aufbereitet und filterbar – und das ohne das ERP-System zu verlassen.
Fazit: Mehr Transparenz ohne Mehraufwand
Die Integration von Power BI in Microsoft Dynamics 365 Business Central ermöglicht eine völlig neue Dimension der Datenanalyse. Dank kostenfreier Vorlagen, einfacher Einrichtung und direkter Visualisierung im ERP-System wird Business Intelligence zum festen Bestandteil des Arbeitsalltags. Besonders kleine und mittlere Unternehmen profitieren von der Möglichkeit, datengestützt zu handeln, ohne eine komplexe Reporting-Infrastruktur aufbauen zu müssen.
Die Einbindung lohnt sich sowohl für Geschäftsführung als auch für Fachabteilungen – und schafft eine Basis für datenbasierte Entscheidungen auf Knopfdruck.
