In den vorhergegangenen Beiträgen habe ich ein Grundverständnis des ERP-Systems und seiner Oberfläche vermittelt. In diesem Abschnitt soll es um die Beschaffung, um den kompletten Prozess gehen, der benötigt wird, um Ware einzukaufen.
Das sogenannte Einkaufsmodul von Business Central ermöglicht es, sämtliche Vorgänge, die mit der Beschaffung von Dienstleistungen, Materialien in Zusammenhang stehen abzubilden. Dazu wird der Komplette Prozess: Lieferantenverwaltung, Anfragen, Bestellungen bis hin zu Rechnungen und Posten durchlaufen.
Um das Einkaufsmodul in Business Central verwenden zu können, sind unter Berücksichtigung vorhandener Stammdaten (Kreditoren, Artikel (siehe auch: Der Artikelstamm), auch benötigte Einrichtungen von großer Wichtigkeit. Speziell sollte die unter Abteilungen/Einkauf/Setup/Kreditoren und Einkaufs Einr. beachtet werden. hier lassen sich einige der wichtigsten Parameter für den Einkauf einstellen.
Der Artikel- sowie der Kreditorenstamm bilden das Fundament einer erfolgreichen Beschaffung. Diese Stammdaten werden im Einkaufsmodul für jede Einkaufsanfrage, Bestellung und Bestellabwicklung herangezogen, sodass eine korrekte Stammdatenerfassung an dieser Stelle unerlässlich ist.
Eine in Business Central übliche Bestellabwicklung kann in etwa so aussehen: Ein Mitarbeiter legt Lieferanten als Kreditoren, sowie benötigte Artikel oder Referenzen in den Stammdaten an. Hiernach kann nun eine Einkaufsanfrage erzeugt werden, in der in Kopf und Position der Lieferant, sowie die gewünschten Artikel eingetragen werden können. Eine Anfrage kann nach erfolgreicher Bestätigung durch den Lieferanten jederzeit in eine Bestellung umgewandelt werden, wobei die Anfrage auf Wunsch archiviert werden kann. Eine Bestellung wiederum kann die Basis eines Wareneingangs und einer anschließenden Rechnungsbuchung sein, sodass Artikel erfolgreich in das eigene Lager gebucht und die Bestellung beim Lieferanten bezahlt worden ist. Der Bestellablauf ist grob in der oberen Abbildung Zusammenhang der Bestellabwicklung in Business Central ersichtlich und soll möglichst einfach verdeutlichen, wie der Ablauf in etwa aussieht.
Statt eine Einkaufsanfrage oder Bestellung manuell zu erfassen, lassen sich diese auch anhand von Planungsparametern vom System selbst erstellen bzw. vorschlagen. Hierzu dient der sogenannte Bestellvorschlag. Er dient dazu, die benötigten Bedarfe auf Grundlage von im System befindlichen Bedarfsverursachern zu tilgen. Näheres hierzu wird in einem separaten Teil behandelt.
Damit ein Einkäufer in Business Central stets den Überblick seiner wichtigsten Aufgaben hat, liefert Microsoft die passende Rolle und damit das Rollencenter für den Einkäufer mit. In diesem sind alle benötigten Aufgaben und Listen als Kacheln vorhanden, sowie das Menü so voreingerichtet, dass die wichtigsten Punkte im Einkaufsmodul schnell gefunden werden können.
Die wichtigsten Aufgaben des Einkaufsmoduls in Business Central sind:
- Lieferanten- und Artikelverwaltung
- Verwaltung von Einkaufspreisen und Rabatten
- Bestellvorschläge
- Einkaufsanfragen, Bestellungen und Einkaufsrechnungen
- Einkaufsreklamationen und Gutschriften
