In diesem Beitrag möchte ich das Thema Lagerbestand näher betrachten, indem die damit verbundenen Themen Artikelverfügbarkeit, Artikelbuchblatt, Umlagerung und Inventur behandelt werden.
Ein Artikel kann durch viele Möglichkeiten auf ein Lager gelegt werden. Nicht nur der Einkauf (siehe: Einkaufsbelege) sorgt dafür, dass sich der Bestand eines Artikels auf einem Lagerort erhöht. Es können in Business Central auch andere Mechanismen genutzt werden, wenn z. B. eine Korrektur des Bestands, eine Umlagerung oder eine einfache Zubuchung ohne Beleg erfolgt, um einen Bestand anzupassen. Nachfolgend werden diese Möglichkeiten genauer thematisiert, wobei ebenfalls auf den Begriff der Artikelverfügbarkeit eingegangen werden soll.
Die Artikelverfügbarkeit
In Business Central gibt es den begriff der Verfügbarkeit. Diese definiert sich anhand der tatsächlichen Verfügbarkeit eines Artikels zu einem bestimmten Zeitpunkt unter Berücksichtigung aller Lagerbewegungen (Zugänge, Abgänge). Die Verfügbarkeit kann also aufzeigen, wie viel Menge eines Artikel zu einem Zeitpunkt im ERP-System tatsächlich verfügbar ist. Um die Artikelverfügbarkeit direkt aus einem Artikel heraus aufzurufen, kann die Schaltfläche Verfügbarkeit aufgerufen werden. Zudem ist direkt im Artikel der aktuelle Lagerbestand ersichtlich. Der Bestand also, der sich physisch aktuell auf einem Lagerort befindet.
Häufig wird die Verfügbarkeit nach Lagerorten genutzt. In ihr kann eingesehen werden, welche Verfügbarkeit eines Artikels für einen ausgewählten Zeitraum auf einem Lager vorhanden ist. Diese Information kann z. B. verwendet werden, um zu sehen, ob ein Artikel für einen Verkaufsauftrag genutzt werden sollte. Die Verfügbarkeit berücksichtigt jedoch nicht nur vorhandene Mengen im Lager und Mengen, die bestellt wurden, sondern auch solche, die in Verkaufsaufträgen stehen, Sicherheitsmengen eines Artikels oder reservierte Mengen.
Das Artikelbuchblatt
Wenn es notwendig wird, Lagerbestände anzupassen (z. B. bei Lagerumzug, Fehlbuchungen usw.) können Bestände auch ohne einen Ursprungsbeleg geändert werden. In diesem Fällen kann ein Buchblatt helfen. Buchblätter sind keine Belege und sollten daher nur dann genutzt werden, wenn es sich um interne Prozesse außerhalb eines definierten Geschäftsprozesses handelt.
Für Lagerorte ohne gesteuerte Logistik (siehe: Das Lager ) kann dafür das Artikel-Buchblatt, für Lagerorte mit gesteuerter Logistik das Logistik-Artikel-Buchblatt verwendet werden.
Das Artikelbuchblatt kann leicht mit Hilfe der Suchfunktion, oder aber direkt aus der Artikelkarte heraus geöffnet werden. Es ist in Listenform gehalten und erlaubt es, Artikelpositionen zuzufügen, die in ihren Mengen korrigiert werden sollen. Es kann also direkt der Bestand angepasst werden, ohne, dass Lageraktivitäten oder andere Belege im ERP-System dafür benötigt werden.
Folgende vier Arten können als Postenart der Buchung bestimmt werden:
- Einkauf bucht einen Zugang, der wie eine Bestellung behandelt wird.
- Zugang bucht einen einfachen Artikelzugang.
- Verkauf bucht einen Abgang, der wie ein Verkaufsauftrag behandelt wird.
- Abgang bucht einen einfachen Artikelabgang.
Zu beachten ist das Feld Stückpreis in der Zeile des Buchblatts. In Abhängigkeit der angegebenen Postenart der Position wird dieser Preis als Einkaufs oder Verkaufspreis betrachtet und hat somit Einfluss auf den Einstandspreis des Artikels. Das ERP-System übernimmt automatisch den hinterlegten Preis eines Artikels, sollte einer hinterlegt sein. Es ist darauf zu achten, dass möglichst kein Artikel ohne Preisangabe gebucht wird.
Es kann sein, dass bestimmte Buchungen immer wieder vorkommen. In diesem Fall kann ein Buchblatt über die Schaltfläche Als Standard-Buchblatt speichern im Menüband für eine spätere Verwendung gespeichert werden. Ein gespeichertes Buchblatt kann anschließend über die Schaltfläche Standard-Buchblatt-abrufen erneut genutzt werden.
Inventur
Business Central verwendet als integriertes Gesamtsystem eine permanente Inventur. Sämtlicher Bestand wird über Belege und / oder Buchblätter ein- oder ausgebucht und ist somit eindeutig verfolgbar. Es ist jedoch möglich, dass im Rahmen einer längeren Nutzung oder der Einführung des ERP-Systems eine Inventur nötig wird, um Differenzen im eigenen Lager zu sichten und zu beseitigen bzw. auf diese zu reagieren.
Hierzu bietet das ERP-System zwei Möglichkeiten, wovon eine hier näher betrachtet werden soll:
- Inventur über ein Inventur-Buchblatt
- Inventur über einen Inventur-Auftrag
Das Inventur-Buchblatt verhält sich ähnlich wie das schon aufgezeigte Artikel-Buchblatt und ist entweder über die Suchfunktion, oder direkt aus der Artikelkarte heraus aufzurufen. Es zeigt Positionen auf, die manuell bei Bedarf zu korrigieren sind. Anders, als bei einem Artikel-Buchblatt, werden Positionen hier nicht manuell, sondern von Business Central selbst eingetragen. Über die Schaltfläche Lagerbestand berechnen wird der aktuelle Lagerbestand je Artikel eindeutig aufgeführt, sodass abweichende Mengen je Zeile bei einer Zählung angegeben werden können.
Wurde die Menge im eigenem Lager gezählt, so ist diese tatsächlich vorhandene Menge im Feld Inventurmenge einer Position einzutragen. Das ERP-System berechnet hiernach automatisch, ob es sich um einen Verlust (Abgang) oder einen Fund (Zugang) handelt. Um eine erstellte Inventurliste bei einer Zählung zu nutzen, kann diese bei Bedarf mit Hilfe der Druckfunktion einfach ausgedruckt werden.
Umlagerungen
Es kann vorkommen, dass Artikel innerhalb der eigenen Lagerstruktur umgelagert werden müssen. Dies kann z. B. dann der Fall sein, wenn das Lager umgeräumt oder Bestand auf eigene Fahrzeuge verladen wird. Umlagerungen können jedoch auch Bestände über verschiedene orte hinweg umlagern. Dies ist z. B. dann der Fall, wenn eine Zweitstelle Bestand zugesprochen werden soll.
Hierzu bietet das ERP-System zwei Möglichkeiten, wovon eine hier näher betrachtet werden soll:
- Umlagerung über ein Umlagerungsbuchblatt
- Umlagerung über ein Umlagerungsauftrag
Das Umlagerungsbuchblatt verhält sich hier ähnlich dem Artikel-Buchblatt. Hier werden alle für eine Umlagerung notwendigen Informationen wie z. B. Lagerort, neuer Lagerort, Lagerplatz und neuer Lagerplatz für eine Positionen angegeben, bevor diese mit Hilfe der Schaltfläche Buchen umgelagert werden kann. Der Aufruf des Umlagerungsbuchblatts ist über die Suchfunktion oder direkt aus einem Artikel heraus möglich.
