Werden im ERP-System Business Central Buchungen durchgeführt, so entstehen Posten, die als unveränderbar beschrieben werden können. Gebuchte Posten sind im System also nicht mehr zu ändern bzw. zu manipulieren oder zu löschen.
Fehler beim Buchen von Werten oder auch innerhalb von Transaktionsbelegen können jedoch immer anfallen, weshalb diese fehlerhaften Buchungen zu korrigieren sind. Dabei werden jedoch die fehlerhaft gebuchten Posten nicht geändert, sondern eine Korrekturbuchung erfasst. Fehlerhafte Buchungen werden also mit Hilfe von neuen Buchungen korrigiert.
Korrektur im Buchblatt
Gebuchte Posten können entweder aus Buchblättern oder aus Belegbezogenen Buchungen stammen. Letztere werden nicht mit Hilfe einer Buchblattbuchung korrigiert, da hier eine Korrektur direkt im jeweiligen Bereich, also im Verkauf oder Einkauf erfolgt. Wurden Buchungen in einem Buchblatt falsch erfasst, so lassen sich diese mit Hilfe einer weiteren Buchblattbuchung korrigieren, in dem diese storniert und anschließend der korrekte Wert erneut gebucht wird.
Um gebuchte Posten aus einem Buchblatt zu stornieren, werden die Fibujournale verwendet. Diese listen alle Buchungen auf und sind über die bekannte Suchfunktion oder über Abteilungen/Finanzen/Journale/Posten/Fibujournale zu finden.
Alle Buchungen im Fibujournal besitzen eine eindeutige Referenz zu den dahinterliegenden Posten. Diese können direkt über die Menüfunktion Zugehörig eingesehen werden. Um einen hier vorhandenen Eintrag zu stornieren, wird die Menüfunktion Journal stornieren aufgerufen. Diese öffnet das neue Fenster Journal stornieren, in dem nun alle dem Eintrag zugehörigen Posten aufgeführt werden.
Die Stornierung der Einträge erfolgt über die Menüfunktion stornieren. Die Stornobuchung wird anschließend als Inhalt im Journal aufgeführt und als Storno eindeutig markiert.
Auch ohne die Fibujournale zu verwenden, können gebuchte Posten aus Buchblättern storniert werden. In den Debitoren-, Kreditoren-, und Sachposten ist die Menüfunktion Transaktion stornieren vorhanden. Diese kann direkt für einen ausgewählten Posten verwendet werden. Stammt die Buchung des Postens jedoch aus einem Beleg, so ist diese Funktion nicht verwendbar.
Belege stornieren und korrigieren
Werden Posten über Belege erstellt, so müssen diese im jeweiligen Bereich durch Belege storniert und anschließend korrigiert werden. Es ist im ERP-System Business Central also nicht möglich, bereits gebuchte Belege und dahinterstehende Posten nachträglich, also nach einer Buchung zu ändern bzw. zu bearbeiten oder zu löschen. Häufig werden jedoch schnelle Korrekturen von gebuchte Belege benötigt, um so z. B. eine Adresse oder einen Rabattbetrag in einer bereit gebuchten Verkaufsrechnung anpassen zu können.
Grundsätzlich werden gebuchte Rechnungen mit Hilfe von Gutschriften – und gebuchte Gutschriften mit der Hilfe von Rechnungen ausgeglichen, also storniert. Dieser Grundsatz gilt sowohl für den Einkauf- wie auch für den Verkaufsbereich.
Um gebuchte Verkaufs- oder Einkaufsrechnungen sehr einfach stornieren bzw. ändern zu können, bietet das ERP-System Business Central eigene Menüfunktionen, die direkt in der Übersicht der gebuchten Rechnungen zu finden sind:
- Korrigieren
- Stornieren
- Korrekturgutschrift erstellen
Die Funktion Stornieren erstellt für eine ausgewählte Rechnung eine Gutschrift und bucht diese direkt. Das bedeutet, dass die zuvor ausgewählte Rechnung direkt ausgeglichen wird und somit kein offener Posten mehr auf Grundlage der Rechnung mehr existiert.
Due Funktion Korrekturgutschrift erstellen erstellt für eine ausgewählte Rechnung eine Gutschrift ohne diese direkt zu buchen. Somit können nun innerhalb der Gutschrift einzelne Inhalte bearbeitet und diese anschließend im Postenbezug gebucht werden. Diese Option ist als einzige zu verwenden, wenn der zur Rechnung zugehörige Posten bereits geschlossen, also eine Zahlung getätigt wurde.
Zusätzlich der genannten drei Möglichkeiten sehr schnell eine Korrektur zu erzeugen, können Gutschriften im ERP-System Business Central ebenfalls für einen manuellen Ausgleich verwendet werden. Die Einkaufs- und Verkaufsgutschrift besitzt für eine direkte Ausgleichangabe auf Belegebene die Felder:
- Ausgleich mit Belegart
- Ausgleich mit Belegnr.
- Ausgleichs-ID
