In diesem Beitrag soll es um eine einfache Verwendung von Power Automate, dessen Möglichkeiten und Einrichtung im Kontext der Nutzung des ERP-Systems Microsoft Dynamics 365 Business Central gehen. Die Power Automate Funktion als wichtiges Element des integrierten Gesamtsystems, um auf Ereignissen aus dem System reagieren zu können.
Inhalt
Einführung in Power Automate
Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen endet nicht bei der Einführung eines ERP-Systems. Vielmehr beginnt dort oft erst der wirkungsvolle Einsatz von Automatisierungstechnologien. Mit Power Automate, einem Bestandteil der Microsoft Power Platform, können Workflows über Systemgrenzen hinweg modelliert und automatisiert werden. Dieser Beitrag zeigt anhand eines sehr einfachen praxisnahen Beispiels, wie Power Automate im Zusammenspiel mit Dynamics 365 Business Central genutzt werden kann, um manuelle Prozesse zu reduzieren, Standardvorgänge zu automatisieren und Reaktionszeiten im operativen Geschäft zu verkürzen.
Power Automate (früher Microsoft Flow) ist ein Cloud-basierter Dienst, mit dem sich wiederkehrende Aufgaben und Prozesse automatisieren lassen – ganz ohne klassische Programmierung. Anwender können mithilfe grafischer Oberflächen oder Vorlagen von Microsoft Flows erstellen, die auf Ereignisse reagieren, Daten transformieren oder Systeme verknüpfen. Dabei werden folgende Arten von Flows inhaltlich getrennt:
- Automatisierte Flows: Starten bei einem bestimmten Trigger (z. B. neue Buchung in Business Central).
- Manuelle Flows: Per Button oder manueller Aktion ausgelöst.
- Geplante Flows: Zeitgesteuerte Automatisierungen (z. B. täglicher Export offener Verkaufsaufträge).
- Business Process Flows: Zur geführten Abarbeitung von Geschäftsprozessen.
Power Automate mit Business Central verbinden
In diesem Beitrag soll als Beispiel ein neuer Flow direkt aus dem ERP-System Business Central heraus erstellt werden. Dabei ist zu berücksichtigen, dass neue Flow auch unabhängig des ERP-Systems direkt aus der Power Platform von Microsoft heraus erzeugt werden können.
Um einen neuen Flow aus dem ERP-System zu erstellen, kann die Menüaktion Automatisierten Flow erstellen ausgeführt werden. Diese findet sich in jeder gängigen Listenübersicht oder Datensatz im ERP-System unter der Menüaktion Automate.
Mit der Auswahl zur Erstellung eines neuen Flows wird eine Auswahlseite aufgezeigt, die es erlaubt, auf eine Auswahl von vorgefertigten Flows, also Vorlagen von Microsoft zuzugreifen. Diese Möglichkeit der Erstellung beschreibt eine einfache Methode, möglichst schnell einen Flow zu erstellen und direkt nutzen zu können. Dabei geben Ereignisse, also ausgelöste Zustände einen Trigger vor, der einen Prozess anstößt. Einfache Beispiele für einen Flow können z. B. folgende Einsatzgebiete sein:
- Meldung in Teams, wenn ein Datensatz gesperrt wird;
- Meldung in Teams, wenn eine Einkaufsrechnung erstellt wird;
- Meldung in Teams, wenn ein Verkaufsangebot für einen bestimmten Kunden erstellt wird;
- Eine E-Mail senden, wenn eine Verkaufsrechnung gebucht wird.
Nach erfolgreicher Erstellung der neuen Flows auf der Grundlage der angegebenen Vorlagen können diese anschließend in der Übersicht der aktiven Flows in der App Power Automate gesichtet werden. Hier werden alle Flows aufgeführt, die erfolgreich erstellt worden sind.
Beispielhafte Anwendung eines Flows
Nach Erstellung der oben aufgezeigten Flows, können diese direkt verwendet werden. Wird im ERP-System also nun ein Debitor gesperrt, bzw. wieder entsperrt, so erkennen die aktiven Flows diese Ereignisse und Lösen eine entsprechende Reaktion aus. In diesem hier aufgezeigten Beispiel werden entsprechende Benachrichtigungen direkt in einen ausgewählten Teams-Kanal angegeben.
Aufbau eines Flows
Ein Flow in Power Automate ist eine definierte Abfolge von Aktionen, die durch einen Auslöser (Trigger) gestartet wird. Jeder Flow basiert auf einem logischen, modularen Prinzip, das es auch Nicht-Entwicklern ermöglicht, Automatisierungsprozesse zu erstellen, zu verstehen und zu pflegen.
Ein Flow kann als eine Art Workflow-Diagramm verstanden werden, das von oben nach unten gelesen wird und aus einzelnen Bausteinen besteht, die systematisch abgearbeitet werden.
Ein Flow besteht typischerweise aus den folgenden Komponenten:
Trigger (Auslöser)
Der Trigger definiert, wann der Flow startet. Dies kann durch ein Ereignis, eine manuelle Aktion oder eine geplante Uhrzeit geschehen.
Beispiele:
- „When a record is created“ (Ein neuer Datensatz in Business Central)
- „When an email arrives“ (Neue E-Mail in Outlook)
Wichtig: Nur ein Trigger pro Flow ist erlaubt.
Aktionen (Actions)
Nach dem Trigger folgen eine oder mehrere Aktionen. Diese repräsentieren konkrete Aufgaben, wie das Schreiben einer E-Mail, das Lesen von Daten oder das Aktualisieren eines Datensatzes.
Beispiele:
- „Get record“ aus Business Central
- „Create item“ in SharePoint
Wichtig: Aktionen werden nacheinander abgearbeitet.
Bedingungen (Conditions)
Mit Bedingungen lassen sich Entscheidungslogiken innerhalb des Flows abbilden. Hierbei wird geprüft, ob bestimmte Kriterien erfüllt sind, bevor eine Aktion ausgeführt wird.
Syntaxbeispiel:
Wenn [Feldwert] = „Genehmigt“, dann → [Weiter mit Aktion A], sonst → [Aktion B].
Wichtig: Bedingungen ermöglichen „Wenn-Dann-Sonst“-Logik.
Schleifen (Loops)
Mit Apply to each oder Do until lassen sich wiederholende Aktionen für mehrere Elemente ausführen.
Beispiel:
Für jede offene Verkaufsrechnung → sende E-Mail an Debitor.
Wichtig: Schleifen sind besonders wichtig bei Massendatenverarbeitung.
Variablen und Datentransformation
Zur Zwischenspeicherung von Werten oder Manipulation von Daten stehen Variablen, Arrays und Expressions (z. B. concat(), formatDateTime(), length()) zur Verfügung.
Wichtig: Ausdrucksstarke Steuerung von Flows mit dynamischen Inhalten und Bedingungen.
Fehlerbehandlung (Error Handling)
Über Scope-Gruppen und die Konfiguration von „Run after“-Bedingungen lassen sich Flows absichern und auf Fehler reagieren (z. B. bei API-Ausfällen).
Beispiel:
Wenn eine Aktion fehlschlägt → sende Benachrichtigung an IT-Support.
Fazit
Power Automate ist ein wertvolles Werkzeug, um Microsoft Dynamics 365 Business Central sinnvoll zu erweitern. Es ergibt sich ein enormes Potenzial zur Automatisierung von Routineaufgaben und zur Integration unterschiedlicher Systeme. Mit einem soliden Grundverständnis lassen sich bereits mit geringem Aufwand messbare Effizienzsteigerungen erzielen.
