In diesem Beitrag möchte ich euch kurz einen kleinen Überblick über die Buchungslogik im Einkaufsmodul geben, die in Business Central verwendet wird.
Jede Buchung eines Einkaufsbelegs erzeugt nicht nur entsprechende Buchungen im Einkauf, sondern parallel auch in der dahinterliegenden Finanzbuchhaltung. In der Finanzbuchhaltung wird dabei zwischen dem Hauptbuch, in dem Sachkontenbuchungen erfolgen, und den Nebenbüchern, wie z. B. der Kreditorenbuchhaltung unterschieden.
Das Nebenbuch
Business Central unterscheidet nicht zwischen Lieferanten im Einkauf und Kreditoren in der Finanzbuchhaltung. Beide Bereiche werden gemeinsam durch einen gemeinsamen Datenstamm im ERP-System abgebildet. Die Buchung von Einkaufsrechnungen, Gutschriften und Zahlungen als Kreditorenposten kann daher direkt unter der Schaltfläche Posten im Kreditor aufgerufen und eingesehen werden.
Das Hauptbuch
Parallel zum Nebenbuch wird auf entsprechende Sachkonten im Hauptbuch gebucht. Die eingerichteten und hinterlegten Buchungsgruppen im Kreditor, sowie im Artikel entscheiden dabei, welche Sachkonten für eine Buchung angesprochen werden. Hierbei ist folgendes zu unterscheiden:
- MwSt. Buchungsgruppen
- Allgemeine Buchungsgruppen (Buchung auf Erfolgskonto)
- Spezielle Buchungsgruppen (Buchung auf Bilanzkonto)
Als allgemeine Buchungsgruppe ist im Kreditorenstamm die Geschäftsbuchungsgruppe und im Artikelstamm die Produktbuchungsgruppe zu nennen, wobei das für den jeweiligen Geschäftsfall zutreffende Erfolgskonto in der Buchungsmatrix auf der Basis der Kombination von Produktbuchungsgruppe und Geschäftsbuchungsgruppe festgelegt wird.
Im Einkaufsmodul ist die Kreditorenbuchungsgruppe als spezielle Buchungsgruppe von Bedeutung, da über diese die Zuordnung der Kreditoren zu den Sammelkonten in der Bilanz erfolgt. Es können in Business Central beliebig viele Kreditorenbuchungsgruppen angelegt werden, wobei die Mindestzahl durch die Sammelkonten für Kreditoren im Hauptbuch bestimmt werden. Oft werden eigene Gruppen für Inland, Ausland und EU verwendet.
