Wird eine Einkaufs- oder Verkaufsrechnung im ERP-System Business Central gebucht, so entstehen nicht nur Kreditoren- oder Debitorenposten, sondern auch entsprechende Verbindlichkeiten oder Kundenforderungen, die es mit einer entsprechenden Zahlung zu berücksichtigen gilt. Die Zuordnung einer entsprechenden Zahlung erfolgt über einen Postenausgleich, der je nach Ausgleichsmethode automatisch oder manuell einzeln angegeben werden muss. Die Ausgleichsmethode kann im jeweiligen Stammsatz des Kreditoren bzw. Debitoren hinterlegt werden.
Solange gebuchte Rechnungen noch nicht durch eine Zahlung sauber ausgeglichen wurden, stehen Debitoren- bzw. Kreditorenposten mit einer Markierung Offen im ERP-System und können somit in der jeweiligen Übersicht sehr einfach gefiltert werden.
Einen Zahlungseingang buchen
Um einen Zahlungseingang buchen zu können, wird das Zahlungseingangsbuchblatt verwendet. Dieses ist innerhalb der Finanzbuchhaltungsabteilung oder mit Hilfe der Suche unter dem Begriff Zlg.-Eing. Buch.-Blätter zu finden. Bei Bedarf können hier verschiedene Buchblätter angelegt und verwendet werden. Daten werden wie in anderen Finanzbuchhaltungs-Buchblättern erfasst. Im Zahlungseingangsbuchblatt wird jedoch die Belegart Zahlung und die Kontoart Debitor vorausgewählt, damit auf dieser Grundlage ein Ausgleich erfolgen kann. Der Betrag, der für einen Ausgleich herangezogen wird, wird innerhalb des Buchblatts mit einem negativen Vorzeichen angegeben.
Um eine Kundenzahlung korrekt zu buchen, wird i.d.R. ein offener Posten des ERP-Systems ausgeglichen. Ein offener Posten kann aus einer gebuchten Verkaufsrechnung- aber auch aus einer geb. Verkaufsgutschrift stammen. Der Ausgleich verhält sich hier analog zueinander. Soll eine vorhandene gebuchte Verkaufsrechnung mit einer Kundenzahlung ausgeglichen werden, so sind folgende Optionen möglich:
Direkte Angabe einer geb. Verkaufsrechnung
In der Zahlungseingangszeile im Buchblatt wird direkt eine auszugleichende, also offene gebuchte Verkaufsrechnung hinterlegt. Mit dieser Methode kann eine gebuchte Verkaufsrechnung sofort ganz- oder auch teilweise bezahlt werden. In der Spalte Ausgleich mit Belegart und Ausgleich mit Belegnummer wird hier Rechnung und die auszugleichende Rechnungsnummer hinterlegt. Ein Beispiel dieser Methode findet sich im oben angegebenem Ausschnitt eines Zahlungseingangsbuchblatts.
Die Ausgleichs ID und das direkte Buchen mehrerer Rechnungen
Soll mit einer Kundenzahlung ein Ausgleich auf verschiedene gebuchte Verkaufsrechnungen erfolgen, so können diese mit Hilfe einer Ausgleichs ID für eine Kundenzahlung einfach zusammengeführt werden. Hierzu wird die Übersicht der vorhandenen Rechnungen mit der Schaltfläche Posten ausgleichen geöffnet. Auf der Seite Debitorenpostenausgleich können nun mit Hilfe einer eindeutigen ID in der Spalte Ausgleichs-ID vorhandene Rechnungen für eine Zahlung zusammengefasst werden. Eine ID kann mit Hilfe der Schaltfläche Ausgleichs-ID setzen direkt in die Spalte eingetragen werden.
Wird am Debitor im Feld Ausgleichsmethode die Methode Saldomethode hinterlegt, wird beim Buchen der ersten Zahlung automatisch die älteste offene gebuchte Verkaufsrechnung des Debitors ausgeglichen, wenn beim manuellen erfassen im Zahlungseingang kein anderer Beleg ausgewählt wird.
Soll eine bereits ausgeglichene Buchung wieder aufgehoben werden, so kann die Schaltfläche Ausgleich aufheben im Menüband der Debitorenposten verwendet werden. Hier können betroffene Ausgleichszeilen markiert und anschließend mit der Schaltfläche Ausgleich aufheben bestätigt werden. Ausgleichskorrekturen können unter den detaillierten Debitorenposten eingesehen werden. Wurde ein Ausgleich aufgehoben, so kann die entsprechende Zahlung für einen anderen Ausgleich, also einer anderen Verkaufsrechnung zugewiesen werden.
Ein Zahlungsausgang buchen
Zahlungsausgänge werden benötigt, um ausgehende Zahlungen an Lieferanten, also an Kreditoren zu veranlassen und somit Kreditorenposten analog zu Debitorenposten schließen zu können. Die Anwendung eines Zahlungsausgangs ist in der Anwendung fast vollständig analog zum Zahlungseingang zu betrachten.
Das Zahlungsausgangsbuchblatt ist über die Menüleiste der Kreditorenkarte oder mit Hilfe der bekannten Suchfunktion unter Zgl.-Ausg. Buch.-Blätter zu finden.
Im Gegensatz zum Zahlungseingangsbuchblatt wird im Zahlungsausgangsbuchblatt die Kontoart Kreditor verwendet bzw. vom ERP-System direkt vorgeschlagen und Zahlungen positiv erfasst. Eine weitere Eigenschaft ist die Funktion Zahlungsvorschlag, die eine Aufstellung ausgehender Zahlungen stark vereinfachen soll.
Der Zahlungsvorschlag kann im Zahlungsausgangsbuchblatt über die Menüoption Zahlungsvorschlag geöffnet werden. Die Funktion führt alle gebuchten Eingangsrechnungen auf, die eine Fälligkeit entsprechend der eigenen Eingabe des Fälligkeitsdatums aus dem Dialogfenster aufweisen. Soll Skonto berücksichtigt werden, so kann die Schaltfläche Skonto finden aktiviert werden. Soll nur eine einzige Buchblattzeile je Kreditor erstellt werden, so ist die Schaltfläche pro Kreditor summieren zu aktivieren.
Um Kreditoren für ausgehende Zahlungen zu priorisieren, ist es ratsam, eine Priorität für ausgehende Zahlungen zu vergeben. Die Priorität kann direkt auf der Kreditorenkarte hinterlegt werden und wird im Zahlungsvorschlag so berücksichtigt, dass jene Kreditoren mit Priorität 1 als erstes aufgeführt werden. Dies ist vor allem dann ratsam, wenn als Ausgangsbetrag eine Summe zur Verfügung steht, die nicht alle anfallenden Kosten in der ausgewählten Fälligkeit abdecken kann. Der zur Verfügung stehende Betrag wird hierzu im Feld Verfügbarer Betrag (MW) eingetragen.
Sobald neue Buchblattzeilen eingetragen worden sind, können diese analog zum Vorgehen der Zahlungseingänge gebucht und die dahinterliegenden Kreditorenposten somit abgeschlossen werden.
