In diesem Beitrag möchte ich auf die wichtigsten Einrichtungen im Einkaufsmodul hinweisen. Je nach Geschäftsprozess können einige Einrichtungen sinnvoll sein.
Grundsätzliche Einrichtungen werden an vielen Stellen in Business Central für eine erfolgreiche Abbildung eigener Geschäftsprozesse vorausgesetzt. Wie andere Bereiche auch, besitzt das Einkaufsmodul einen eigenen Bereich, in dem die wichtigsten Einstellungen vor einer Nutzung bestimmt werden können.
Die Einrichtungsseite im Einkaufsmodul heißt Kreditoren & Einkauf Einr. und kann über die Abteilungen unter: Abteilungen/Einkauf/Einrichtung/Kreditoren & Einkauf Einrichtung oder über die bekannte Suchfunktion aufgerufen werden. Die hier aufgeführten Einstellungen werden in verschiedenen Inforegistern getrennt. Die wichtigsten Einstellungen werden nachfolgend kurz beschrieben:
Im Inforegister Allgemein
- Rabattbuchung gibt an, ob Rabatte aus dem Einkauf auf gesonderte Sachkonten gehen sollen. Die Auswahl Alle Rabatte ist dabei vorausgewählt. Die Auswahl Keine würde Rabatte sofort von den Verbindlichkeiten abziehen.
- Rechnungsrundung gibt an, ob Business Central Beträge nach hinterlegter Einstellung der Finanzbuchhaltung Einrichtung runden soll.
- Standardmäßige Sachkontenmenge legt die Menge der Art Sachkonto in einer Einkaufszeile immer mit 1 fest. So muss keine manuelle Menge mehr eingetragen werden, um eine Buchung auszuführen.
- Belegnummer erforderlich gibt an, dass das Feld Externe Belegnummer in den Einkaufsbelegen gefüllt sein muss, damit das ERP-System diesen buchen kann.
- Rechnungsrabatt berechnen gibt an, dass ein bei einem Kreditor hinterlegter Rechnungsrabatt automatisch im Einkaufsbeleg berechnet wird. Ist diese Option nicht ausgewählt, so muss ein Hinterlegter Rechnungsrabatt ggf. manuell ausgelöst werden.
- Währungsausgleich gibt an, dass im Einkauf auch mit Fremdwährungen gebucht werden kann und darf. Die Auswahl Keine bedeutet, dass nur Mandantenwährung zugelassen ist. Die Option Alle wiederum erlaubt jede eingerichtete Fremdwährung zu nutzen.
- Standardbuchungsdatum gibt an, ob bei Erstellung von Einkaufsbelegen das Arbeitsdatum sofort als Buchungsdatum genutzt werden soll. Alternativ kann das Buchungsdatum mit der Auswahl Kein Datum manuell gepflegt werden.
- Standardzeilentyp des Belegs gibt an, ob der Typ einer Einkaufszeile vorbelegt werden soll. An dieser Stelle kann z. B. eine Zeile immer mit der Art Artikel vorbelegt werden, um eine Erfassung zu beschleunigen.
- E-Beleg Ausgleichsdifferenz % gibt eine erlaubte Differenz eines Eingehenden Belegs vom Typ Einkaufsrechnung an, wenn diese mit vorhandenen Bestellzeilen abgeglichen wird.
Inforegister Preise
Soll eine Standardpreisliste für Einkaufspreise festgelegt werden, so kann diese hier ausgewählt werden. Zudem kann hinterlegt werden, ob die Bearbeitung aktiver gültiger Preise im Einkaufsbereich erlaubt werden soll.
Inforegister Nummernserie
Im Inforegister Nummerierung können für verschiedene Belege im Einkauf Nummernserien hinterlegt werden.
Inforegister Hintergrundbuchung
Um die Systemauslastung in Business Central besser zu steuern, können Buchungen in den Hintergrund, also in einen Zeitraum eingeplant werden, in dem nicht aktiv im System gearbeitet wird. Buchungen finden in diesem Fall also nicht sofort statt.
Inforegister Archivierung
Wenn Einkaufsbelege nach erfolgreichem Durchlauf oder aber auch nach Löschung nicht komplett aus dem ERP-System entfernt werden sollen, kann die Archivierungsoption des Systems genutzt werden.
Inforegister Standardkonten
Dieses Register wird verwendet, wenn elektronische Dokumente in Business Central übernommen werden sollen.
