In diesem Beitrag soll es um die Bearbeitung von Kundenretouren in Form einer Verkaufsreklamation gehen. Es sollen also vom Kunden bemängelte Ware bearbeitet werden, sodass diese anschließend verbucht und dem Kunden gut geschrieben werden können. Die Funktion kann dabei analog zur Einkaufsreklamation (siehe: Die Einkaufsreklamation) betrachtet werden.
Um eine Kundenreklamation zu bearbeiten, stellt Business Central folgende Belegarten der Bearbeitung zur Verfügung:
- Verkaufsreklamation für das direkte Bearbeiten von Rücksendungen.
- Verkaufsgutschrift zur Buchung von Wertgutschriften und rückgesendeten Positionen.
- Verkaufsrechnung mit negativen Positionen.
- Verkaufsauftrag mit negativen Positionen.
Von allen oben genannten Belegarten bietet die Verkaufsreklamation alle Informationen und Schritte an, die nötig sind, vom Kunden als Retour geschickte Ware korrekt zu behandeln. Dieser Beleg verfügt, anders als die Verkaufsgutschrift, über die Möglichkeit logistische Aktivitäten für das Lager anzustoßen, sodass Ware gebucht (liefern) werden kann.
Reklamationsgründe
Um Reklamationsursachen in Business Central auswerten zu können werden Reklamationsgründe herangezogen. Diese können für Reklamationen im Einkauf, sowie im Verkaufsbereich verwendet werden. Reklamationsgründe beschreiben wie der Name sagt den Grund einer Reklamation. Dieser kann vielfältig sein, weshalb Reklamationsgründe eigenständig eingerichtet werden können. Die Übersicht der Reklamationsgründe kann entweder über die Suchfunktion, oder aber über die Abteilungsansicht unter: Abteilungen/Verkauf und Marketing/Setup/Reklamationsgründe geöffnet werden. neue Reklamationsgründe sind über die Schaltfläche Neu anzulegen.
Reklamationsgründe bestehen aus folgenden Informationen:
- Code, als eindeutiger Primärschlüssel eines Reklamationsgrundes.
- Beschreibung als Beschreibung des Reklamationsgrundes.
- Lagerortcode, der herangezogen werde soll, wenn eine Position den ausgewählten Reklamationsgrund hinterlegt bekommt.
- Ohne Lagerbewertung schließt aus, dass die retournierte Position in den Lagerwert einfließt.
Das Feld ohne Lagerbewertung kann z. B. dann genutzt werden, wenn Fremdware im ERP-System eingelagert wird. Diese sollte nicht in den eigenen Lagerwert mit einfließen.
Erstellen einer Verkaufsreklamation
Eine neue Verkaufsreklamation kann erstellt werden, wenn Ein Kunde ankündigt Ware zurück zu schicken- oder aber, wenn Ware das eigene Lager erreicht und als Retour eingelagert werden soll. Der Beleg kann entweder direkt aus der Debitorenkarte heraus oder aber über die Schaltfläche Neu in der Übersicht der Verkaufsreklamation erstellt werden. Die Übersicht ist entweder über die Menüleiste, über die Suchfunktion oder über Abteilungen/Verkauf und Marketing/Bestellabwicklung/Verkaufsreklamationen zu erreichen. In diesem Beleg können Positionen analog zu einem Verkaufsauftrag erfasst werden. Zusätzlich kann hier auf Positionsebene der Reklamationsgrundcode angegeben werden.
Werden Ware auf Grundlage eines im System befindlichen Verkaufsbelegs vom Kunden retourniert, so können zwei Optionen die Anlage einer Verkaufsreklamation erleichtern:
- Beleg kopieren ermöglicht es, den Inhalt eines Verkaufsbelegs in eine neue Verkaufsreklamation zu kopieren.
- Zu stornierende gebuchte Belegzeilen abrufen zeigt alle Positionen geb. Verkaufslieferungen, geb. Verkaufsrechnungen, geb. Rücksendungen und geb. Verkaufsgutschriften an, die als Retour für den Kunden zur Verfügung stehen. Hierbei kann der Ursprungsbeleg frei ausgewählt werden.
Soll eine Position in der Verkaufsreklamation mit dem ursprünglichen Einstandspreis aus dem Verkauf bewertet werden , so ist ein Ausgleich des Artikelpostens notwendig. Wurde eine Artikelposition manuell im Beleg eingefügt, so muss in der Zeile der Position in der Spalte Ausgegl. von Artikelposten der jeweilige Posten ausgewählt werden, der zum Ausgleich herangezogen werden soll. Wurden die Zeilen hingegen durch die Funktion Zu stornierende gebuchte Belegzeilen abrufen in den Beleg eingefügt, ist das Feld automatisch gefüllt. Es empfiehlt sich also die Funktion zu gebrauchen, handelt es sich um Ware aus einem ursprünglichen Verkauf. Soll ein Buchen einer Reklamationszeile nur unter der Bedingung erfolgen, dass ein Ausgleich gesetzt ist, so ist in der Debitoren & verkauf Einrichtung das Feld Einst.-Pr.-Rückverfolg. notw. zu setzen.
Wurden alle Positionen eingetragen, kann die Ware entweder über einen logistischen Beleg, oder aber direkt aus der Verkaufsreklamation heraus auf ein ausgewähltes Lager gebucht werden. Aus dem Beleg heraus ist dies über die Schaltfläche Buchen (liefern) möglich. Wird die Lieferung gebucht, so entsteht im Hintergrund eine neue geb. Rücksendung. Diese kann anschließend über eine Verkaufsgutschrift fakturiert werden, sodass der Kunde eine Gutschrift erhält. Alternativ kann eine geb. Verkaufsgutschrift ebenfalls direkt aus der Verkaufsreklamation über die Schaltfläche Buchen (fakturieren) erzeugt werden.
Soll die vom Kunden retournierte Ware über ein Austauschauftrag neu verschickt, eine Einkaufsreklamation für meinen Lieferanten oder eine Bestellung aus der Verkaufsreklamation erstellt werden, so kann die Funktion Reklamationsbezogene Belege erstellen genutzt werden. Mit ihrer Hilfe können bei Bedarf die oben genannten Belege direkt mit Inhalt der Verkaufsreklamation erstellt und anschließend bearbeitet werden. So ist es z. B. einfach möglich, Ware, die der Kunde bemängelt direkt als Mangelware beim Lieferanten anzugeben oder dort neu anzufordern.
