Der Onlinehandel boomt – und mit ihm die Anforderungen an eine reibungslose Systemlandschaft. Viele Unternehmen setzen dabei auf Shopify als leistungsfähige E-Commerce-Plattform. Doch erst durch die Integration mit einem ERP-System wie Microsoft Dynamics 365 Business Central lassen sich Geschäftsprozesse ganzheitlich und effizient abbilden. In diesem Beitrag zeige ich auf, wie Shopify und Business Central erfolgreich verbunden werden kann, welche Vorteile sich daraus ergeben und wie die Integration in der Praxis aussieht – inklusive Schritt-für-Schritt-Anleitung und realistischem Beispielszenario.
Inhalt
Was ist Shopify?
Shopify ist eine cloudbasierte E-Commerce-Plattform, mit der Unternehmen ihre Produkte weltweit über einen professionellen Online-Shop verkaufen können – ohne große IT-Infrastruktur oder tiefgehendes technisches Know-how. Dank intuitiver Benutzeroberfläche, vielfältiger Design-Vorlagen und einem großen Ökosystem an Apps zählt Shopify neben bekannten anderen Anbietern wie z. B. Shopware, zu den beliebtesten Shop-Systemen weltweit.
Während Shopify sich ideal für die Darstellung und Abwicklung des Online-Verkaufs eignet, übernimmt ein ERP-System wie Microsoft Dynamics 365 Business Central die gesamte betriebswirtschaftliche Steuerung: von der Lagerführung über den Einkauf und Verkauf bis zur Finanzbuchhaltung. Dabei ist festzuhalten, dass das ERP-System grundlegend als Warenwirtschaftssystem, und eben nicht als E-Commerce-Plattform aufgebaut wurde. Seine Stärken liegen also in der warenwirtschaftlichen Perspektive von Prozessen.
Darum eine Integration
Die Kombination aus Shopify und Business Central ermöglicht Unternehmen die durchgängige Abbildung ihres Geschäftsprozesses – vom Onlineshop bis zur Buchhaltung. Anstatt Daten manuell zu übertragen, werden relevante Informationen wie Artikel, Lagerbestände, Preise und Kundenaufträge automatisch synchronisiert. Das spart nicht nur Zeit, sondern reduziert auch Fehler und ermöglicht skalierbares Wachstum.
Nachfolgend werden die größten Vorteiler einer direkten Integration zwischen beiden Systemen aufgeführt:
| Vorteil | Beschreibung |
| Zentrale Datenpflege | Artikel, Preise und Lagerbestände werden nur im ERP gepflegt – Shopify greift automatisch darauf zu. |
| Automatische Auftragsabwicklung | Webshop-Bestellungen fließen direkt als Verkaufsaufträge in Business Central ein. |
| Skalierbarkeit | Die integrierte Lösung ist auch für wachsende Unternehmen zukunftssicher. |
| Tiefenintegration | Bewegungen im Webshop sind auch im ERP-System sichtbar. |
| Kunden | Standardkundenkonten, oder neu erstellte Debitoren können leicht für Webshop-Bestellungen verwendet werden. |
| Zukunftssicher | Durch weitere Entwicklungen und als Teil der ERP-Lösung Business Central, wird die Schnittstelle zu Shopify weiterentwickelt und modern bleiben. |
Schritt für Schritt Anleitung - So wird Shopify mit dem ERP-System Business Central verbunden
Die technische Integration erfolgt über die von Microsoft bereitgestellte Shopify-Connector-Erweiterung, die in der Business Central Cloud-Version in der SaaS zur Verfügung steht. Damit lassen sich beide Systeme schnell und standardisiert verknüpfen – ganz ohne individuelle Schnittstellenentwicklung.
Voraussetzungen
Folgende Voraussetzungen sind zu erfüllen, bevor eine Einrichtung der Schnittstelle beginnen kann:
- Business Central in der Cloud-Version (SaaS)
- Ein aktiver Shopify-Shop
- Admin-Zugriff auf beide Systeme
Schritt 1: Shopify App installieren
Es ist sinnvoll, die Erweiterung für Business Central direkt in Shopify zu installieren. Geschieht dies nicht im ersten Schritt, so wird bei der unterstützen Einrichtung der Integration aus dem ERP-System Business Central heraus die erforderliche Installation angestoßen.
- Melden Sie sich in Ihrem Shopify-Backend an.
- Öffnen Sie den Shopify App Store und suchen Sie nach “Dynamics 365 Business Central”.
- Installieren Sie die App und autorisieren Sie den Zugriff auf Ihren Shop.
Schritt 2: Business Central vorbereiten und verbinden
Wird das ERP-System im Standard zur Verfügung gestellt, so ist die erforderliche Erweiterung für Shopify bereits installiert. Sollte dies nicht der Fall sein, so kann diese mit Hilfe der Erweiterungsverwaltung gefunden und anschließend installiert werden. Ist im oberen Menüband des Rollencenters bereits Shopify als Menüpunkt vorhanden, so ist die Erweiterung bereits erfolgreich installiert.
Um die Einrichtung der Schnittstelle zu beginnen bzw. die Verbindung zu bestätigen, kann das unterstützte Setup, also die unterstützte Einrichtung in Business Central verwendet werden. Mit Hilfe dieser Einrichtung werden die benötigten Informationen angegeben und anschließend eine direkte Verbindung zum Shopify Webshop bestätigt.
- Im Einrichtungsdialog der unterstützden Einrichtung geben Sie Ihre Shopify-Shop-URL an (Format:
meinshop.myshopify.com). - Bestätigen Sie die Autorisierung – Sie werden dazu kurzzeitig zu Shopify weitergeleitet.
- Nach erfolgreicher Verbindung sehen Sie den Verbindungsstatus in Business Central.
Schritt 3: Synchronisation konfigurieren
In diesem Schritt wird festgelegt, wie Daten sich zwischen beiden Systemen bewegen sollen, also z. B. ob Artikel aus Business Central an Shopify – oder aus Shopify an Business Central kommuniziert und angelegt werden sollen. An dieser Stelle können auch weitere Feinheiten wie: Debitorenanlage, Artikelanlage, Artikelattribute, Bilder und Texte, sowie Preise und Lagerbestände berücksichtigt werden.
Ob bestimmte Einstellungen sinnvoll sind, hängt maßgeblich davon ab, wie ein Shop zusammen mit dem ERP-System verwendet werden soll. Soll der Webshop z. B. als B2B-Shop genutzt werden, so kann es sinnvoll sein, Neuanlagen von Kunden nicht zu unterstützen.
Die benötigten Einrichtungen für den benötigten Austausch sind direkt auf der Shopkarte zu tätigen, also dem Datensatz, der durch die unterstützte Einrichtung in Business Central angelegt worden ist. Hierbei sind ebenso die einzelnen Punkte im Menüband der Shopkarte zu beachten. Hier werden u. A. Zahlungsformen, Zahlungsbedingungen und benötigte Versandkosten so angegeben, dass diese in importierte, also neu angelegten Verkaufsaufträgen korrekt berücksichtigt werden können, sobald neue Bestellungen abgerufen werden.
Schritt 4: Testlauf und Start
Sind alle Einrichtungen für eine aktive Verwendung erfolgt, können nun Daten ausgetauscht werden. Hier ist es zum Start sinnvoll, den Prozess mit ausgewählten Artikeln zu testen, bevor Massendaten verwendet werden.
Unter Shopify –> Produkte können Artikel ausgewählt werden, wenn diese direkt aus dem ERP-System an Shopify übergeben werden sollen. Dies gilt genauso für bereits vorhandene Kunden. Sind Artikel aus dem Webshop zu importieren, so kann auch dies an dieser Stelle erfolgen.
Sobald Artikel und Kunden vorhanden sind, kann eine erste Testbestellung erfolgen. Bestellungen aus Shopify werden dafür direkt als Shopify-Aufträge in das ERP-System importiert und als solche angelegt. Das bedeutet, dass nicht zwingend direkt ein Verkaufsauftrag automatisch angelegt wird, wenn eine neue Bestellung an das ERP-System kommuniziert wird. Ist die Einstellung auf der Shopkarte jedoch so hinterlegt, dass dies erfolgen soll oder ein Aufgabenwarteschlangenposten aktiv, so werden direkt Verkaufsaufträge im Hintergrund erstellt. Der so neu erstellte Verkaufsauftrag kann anschließend im Standard-Prozess in Business Central normal verarbeitet bzw. bearbeitet werden.
War der Test erfolgreich, so steht einem Start der Schnittstelle anschließend nichts mehr im Weg.
Praxisbeispiel – Ein Szenario aus einer aktiven Anwendung
Die fiktive Firma “Nordlicht Outdoor GmbH” aus Hamburg verkauft hochwertige Outdoor-Bekleidung und betreibt seit zwei Jahren einen erfolgreichen Shopify-Shop. Bislang erfolgte die Auftragsübertragung manuell via CSV-Dateien – ein mühsamer und fehleranfälliger Prozess.
Mit der Einführung von Business Central und der Shopify-Integration wurde der Ablauf optimiert:
Ausgangssituation:
- Hoher Aufwand bei der Übertragung von Bestellungen
- Unstimmigkeiten bei Lagerbeständen zwischen Shop und ERP
- Verzögerungen beim Versand
Umsetzung:
- Einrichtung der Shopify-Verbindung in Business Central in weniger als einem Tag
- Schulung des Teams im Umgang mit Artikelstammdaten und Synchronisation
- Automatischer Abgleich von Preisen und Beständen mehrmals täglich
Ergebnis:
- 70 % weniger manueller Aufwand in der Auftragsverarbeitung
- Reduktion der Fehlerquote um 90 % bei Lagerbeständen
- Schnellere Lieferung und höhere Kundenzufriedenheit
Fazit und Blick in die Zukunft
Die Kombination von Shopify und Microsoft Dynamics 365 Business Central bietet eine leistungsstarke, zukunftsorientierte Lösung für den modernen E-Commerce. Unternehmen profitieren von transparenten Prozessen, automatisierten Abläufen und einer hohen Datenqualität.
Die vorhandene Integration könnte erst der Anfang sein. Künftige Erweiterungen der Shopify Integration könnten an dieser Stelle stark z. B. hier unterstützen:
- Microsoft Copilot (KI-gestützte Auswertungen und Prozessautomatisierung)
- Power Automate (Automatisierte Retourenprozesse, Benachrichtigungen etc.)
- Power BI (Umsatz- und Performance-Reports über alle Kanäle hinweg)
