In diesem Beitrag möchte ich euch aufzeigen, was einen Verkaufsauftrag in Business Central ausmacht, wie sein Aufbau ist und wie er in einem gültigen Verkaufsprozess verwendet werden kann.
Verkaufsaufträge sind als zentrale Funktion zur Abwicklung von Geschäftsprozessen im Verkauf zu verstehen. Der Verkaufsauftrag dient i. d. R. dazu, Lagerbewegung auszulösen, also Ware an einen Kunden zu veräußern. Ein Verkaufsauftrag kann direkt aus einem Debitor heraus, oder aus der Verkaufsauftragsübersicht unter: Abteilungen/Verkauf und Marketing/Bestellabwicklung/Verkaufsaufträge mit Hilfe der Schaltfläche Neu im Menüband erstellt werden.
In der Verkaufsauftragsübersicht sind die wichtigsten Merkmale vorhandener Verkaufsaufträge zu sehen. Hier können sofort der Primärschlüssel (Auftragsnummer) und die Verk. an Debitor Nummer für eine erste Übersicht genutzt werden. Bei Bedarf können zusätzliche Spalten ein- oder ausgeblendet werden. Zusätzlich zeigen Infoboxen auf der rechten Seite die wichtigsten Informationen des im Auftrag befindlichen Debitors an, sodass nicht erst in die Debitorenkarte gewechselt werden muss.
Es ist darauf zu achten, dass die ungefilterte Verkaufsauftragsübersicht nicht nur Verkaufsaufträge enthält, die neu erstellt wurden, sondern auch jene aufzeigt, die noch nicht vollständig abgearbeitet worden sind. Es können also schon Aufträge teilgeliefert und/oder fakturiert worden sein. Erst, wenn alle Zeilen eines Auftrags geliefert und fakturiert wurden wird dieser gelöscht oder kann gelöscht werden. Anschließend kann der Auftrag, wenn die Funktion aktiviert ist, im Verkaufsauftragsarchiv gefunden werden.
Genau wie im Einkaufsbereich (siehe: Die Einkaufsbestellung) kann hier mit Zuständigkeiten gearbeitet werden. Diese können die Ansicht der Verkaufsaufträge auf die entsprechende Zuständigkeit eines Benutzers einschränken.
Der Auftragskopf
Ein geöffneter Verkaufsauftrag ist in mehrere Register unterteilt. Diese lassen sich, wie bei Stammdaten auch, öffnen und schließen und enthalten alle benötigten Kopfdaten, um einen Verkaufsauftrag in einem Geschäftsprozess zu nutzen. Dabei unterscheiden sich die Register zwischen Kopf- und Zeilendaten. In Kopfdaten werden allgemeingültige Informationen gespeichert, die für den gesamten Auftrag gelten sollen, in den Zeilen werden Positionen eingetragen, die auf dessen Grundlage verkauft werden sollen. Folgende Register werden in einem Auftrag unterschieden:
- Allgemein beinhaltet alle allgemeinen Daten wie Debitorenadresse, Belegnummer und Datum, sowie Debitorennummer.
- Zeilen listet die zu liefernden Positionen auf.
- Rechnungsdetails beinhalten alle für die Faktura relevanten Informationen wie Währungscode, Zahlungsbedingung und Skonto.
- Lieferung und Abrechnung definiert das Ziel der zu liefernden Positionen, sowie den Empfänger der Verkaufsrechnung.
- Außenhandel enthält Informationen für Intrastat.
- Vorauszahlung lässt es zu, für einen Verkaufsauftrag Vorauskasse zu definieren.
Belegdatum und Buchungsdatum werden als Basis für die Buchung der Lieferung & Rechnung herangezogen. Die Fälligkeit im Register Allgemein definiert nach hinterlegtem Zahlungsbedingungscode das Fälligkeitsdatum der zu zahlenden Rechnung für einen Kunden. Das Feld Status eines Auftrags ist bei Erstellung immer Offen. Dieser ändert sich, wenn eine Freigabe erfolgen soll und damit die Lieferung gebucht werden kann. Ist vom Kunden Vorauszahlung zu leisten, so wird mit Freigabe des Auftrags dieser in den Status Vorauszahlung ausstehend versetzt. Dieser Status kann erst dann geändert werden, wenn die gebuchte Vorauszahlungsrechnung ausgeglichen wurde. Sobald ein Auftrag in den Status Freigegeben versetzt wurde, können wesentliche Inhalte, wie z. B. Mengen von Positionen eines Auftrags nicht mehr geändert werden. Der Status kann über die Schaltfläche Status zurücksetzen im Menüband wieder auf Offen zurückgesetzt werden.
Weitere wesentlichen Felder im Verkaufsauftragskopf sind Zlg.-Bedingungscode (siehe: Zahlungsbedingungen) im Register Rechnungsdetails der die Fälligkeit der Rechnung errechnet, sowie das Feld Lagerortcode und Warenausgangsdatum im Register Lieferung und Abrechnung.
Ein Verkaufsauftrag kennt drei wesentliche Adressen:
Verkauf an Debitor
Die Verkauf an Debitor Adresse wird im Register Allgemein aufgezeigt und enthält die hinterlegten Adressdaten aus der Debitorenkarte. Sind keine abweichenden Liefer- oder Rechnungsadressen definiert, so wird diese Adresse auch für die Lieferung und Rechnung des Verkaufsauftrags herangezogen
Lieferadresse
Die Lieferadresse kann im Register Lieferung und Abrechnung definiert werden. Hier gibt es drei mögliche Optionen:
- Standard (Verk. an Adresse) stellt die Lieferadresse der Verk. an Debitor Adresse gleich.
- Alternative Lieferadresse gibt die Möglichkeit, eine alternative Lieferadresse am Debitor auszuwählen. Ist auf der Debitorenkarte eine abweichende Standard Lieferadresse definiert, so wird diese automatisch in den Auftrag übernommen.
- Benutzerdefinierte Adresse lässt alle Adressfelder zur Bearbeitung zu. Hier können händisch abweichende Daten eingetragen werden.
Rechnungsadresse
Die Rechnungsadresse kann ebenfalls im Register Lieferung und Abrechnung hinterlegt werden. Hier gibt es drei mögliche Optionen:
- Standard (Debitor) stellt die Rechnungsadresse der Verl an Debitor Adresse gleich. Der Umsatz wird auf den Debitor des Verkaufauftrags gebucht.
- Anderer Debitor lässt es zu, einen anderen Debitor für die Faktura auszuwählen. Bei dieser Option ändert sich also nicht nur die Adresse. Der Umsatz wird auf den hier angegebenen abweichenden Debitor gebucht.
- Benutzerdefinierte Adresse lässt alle Adressfelder zur Bearbeitung zu. Hier können händisch abweichende Daten eingetragen werden.
Die Auftragszeilen
Die Auftragszeilen werden im Register Zeilen eingetragen. Die beschreiben die durch eine Auftragsbestätigung vom Kunden bestätigten Positionen, die zu liefern sind. Zeilen lassen sich in folgende Arten unterscheiden:
- Bemerkung dient als Freitext, der auf dem Verkaufsbeleg abgedruckt wird und hat keine Prozesseigenschaften.
- Sachkonto erlaubt es, Werte direkt über einen Auftrag auf ein ausgewähltes Sachkonto zu verbuchen.
- Artikel wird zum Verkauf von Lagerartikeln verwendet. (Bei Wunsch kann auch ein nicht Bestandsgeführter Artikel verkauft werden)
- Ressource dient der Abbildung von Dienstleistungen, Versandkosten o.Ä.
- WG/Anlage zum Verkauf von Anlagevermögen.
- Zu-/Abschlag (Artikel) ordnet einem Artikel Kosten zu, die einem Artikel zugeordnet fakturiert werden und somit Auswirkungen auf den Einstandspreis haben können.
Nach Auswahl einer Art für eine Verkaufszeile können weitere verschiedene Informationen für diese definiert werden. Unter Anderem können für eine Position ihre Menge, Preis und Datum der Lieferung eingetragen werden, wobei sich letzteres von den Kopfdaten unterscheiden kann und darf. Die Spalten zu liefern und zu fakturieren definieren die zu buchende Menge einer Position. Die Spalten werden automatisch mit der zu buchende Menge vorbelegt und ändern sich, wenn z. B. eine Teillieferung bzw. Faktura erfolgte.
Ist für einen eingetragenen Artikel eine abweichende Nummer in Form einer Referenznummer hinterlegt worden, (siehe: Der Artikelstamm) kann diese in den Zeilen im Feld Referenznr. angezeigt werden.
Wird die Menge eines Artikels oder einer Ressource in einer Verkaufszeile eingetragen, wird automatisch der hinterlegte Preis und der zu verwendende Zeilenrabatt für die Position ermittelt und eingetragen (siehe: Die Verwendung von Verkaufsartikel, Preisen und Rabatten). Business Central wird immer den günstigsten gültigen Preis aus einer Hinterlegten Verkaufspreisliste heranziehen. Hinterlegte Preise und Rabatte auf Artikelebene können, nach Auswahl eines Artikels in den Zeilen, in der Infobox VK-Zeilendetails unter VK-Preise und VK-Zeilenrabatte abgerufen werden.
Sollen Artikel für einen Auftrag reserviert werden, so kann die Zeilenfunktion Reservieren für einen Ausgewählten Artikel aufgerufen und verfügbarer Bestand für den Verkaufsauftrag reserviert werden.
